產(chǎn)生的大量資料數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案管理，就很可能會(huì)丟失?；诮?jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)去作出決策而不是憑感覺這一點(diǎn)很重要。因此，就需要收集項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)并存檔以記錄當(dāng)時(shí)項(xiàng)目是如何完成的。如果一個(gè)組織保留著許多項(xiàng)目的資料數(shù)據(jù)，該組織就可以開發(fā)一個(gè)有價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)以反映這些項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)今后的項(xiàng)目決策起到指導(dǎo)作用。
7、軟件使用管理
項(xiàng)目執(zhí)行中會(huì)大量用到計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)有效地幫助了項(xiàng)目組制定進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算分析和資源分配。目前，已經(jīng)開發(fā)出了一系列項(xiàng)目管理軟件來幫助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作。其中，高級(jí)軟件包可應(yīng)用于復(fù)雜的項(xiàng)目，比如，建造一個(gè)核電站或開發(fā)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)，而諸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等軟件包則非常適用于小型項(xiàng)目。
8、報(bào)告匯集和分發(fā)管理
項(xiàng)目小組經(jīng)常要撰寫很多報(bào)告，諸如項(xiàng)目月進(jìn)度報(bào)告、試驗(yàn)程序與結(jié)果報(bào)告以及研究成果報(bào)告等等。盡管這些報(bào)告仍舊需要項(xiàng)目成員自己來起草，但項(xiàng)目辦公室可以通過行使圖書館的職能來幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報(bào)告。
9、項(xiàng)目工作手冊(cè)管理
項(xiàng)目工作手冊(cè)記錄項(xiàng)目執(zhí)行情況。例如，如果項(xiàng)目可交付產(chǎn)品設(shè)計(jì)作了修改，那么這一修改就會(huì)記錄在項(xiàng)目工作手冊(cè)中;如果項(xiàng)目執(zhí)行程序改變了，項(xiàng)目手冊(cè)也會(huì)隨之更新以反映該變化。項(xiàng)目辦公室可通過對(duì)項(xiàng)目工作手冊(cè)的管理來大大減輕項(xiàng)目組的負(fù)擔(dān)。