施的重要工具, 項(xiàng)目辦公室首先應(yīng)針對項(xiàng)目管理活動(dòng)建立一套工作標(biāo)準(zhǔn), 以便對具體項(xiàng)目管理提供指導(dǎo)。這些標(biāo)準(zhǔn)一般有程序標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)和其他標(biāo)準(zhǔn)。程序標(biāo)準(zhǔn)主要指工作開展、項(xiàng)目實(shí)施的程序方面的標(biāo)準(zhǔn)。一般而言, 企業(yè)都注重程序標(biāo)準(zhǔn)的建立和維護(hù)。技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)主要是指項(xiàng)目管理知識表達(dá)和工具應(yīng)用方面的標(biāo)準(zhǔn)。由于項(xiàng)目管理在我國的應(yīng)用并不普及,因此技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)的弱項(xiàng), 項(xiàng)目辦公室應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)的建立、維護(hù)和推行, 以充分發(fā)揮項(xiàng)目管理的作用。其他標(biāo)準(zhǔn)主要有溝通、激勵(lì)、信息渠道、行政管理等方面的工作標(biāo)準(zhǔn), 這些標(biāo)準(zhǔn)在某種程度上可能比前兩者更重要。
工作標(biāo)準(zhǔn)的建立是為了使工作程序明確以便增強(qiáng)工作的目的性。當(dāng)然, 工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整, 標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)工作, 不能工作適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。
(2)整體推進(jìn)
整體推進(jìn)就是項(xiàng)目戰(zhàn)略實(shí)施的整體、協(xié)調(diào)進(jìn)行, 反映了戰(zhàn)略實(shí)施的綜合性、平衡性, 既重點(diǎn)突出又協(xié)調(diào)推進(jìn)。整體推進(jìn)并不強(qiáng)調(diào)單個(gè)項(xiàng)目的重要性, 因?yàn)轫?xiàng)目戰(zhàn)略規(guī)定了多項(xiàng)目選擇都是為戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的, 項(xiàng)目辦公室應(yīng)把多項(xiàng)目看作一個(gè)有機(jī)整體。加強(qiáng)多項(xiàng)目之間的聯(lián)系和溝通, 為企業(yè)決策層提供項(xiàng)目進(jìn)展階段性成果報(bào)告和情況分析是項(xiàng)目辦公室的重要工作。項(xiàng)目辦公室主要為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供指導(dǎo)和服務(wù), 不能試圖解決項(xiàng)目管理的所有具體問題。
(3)系統(tǒng)解決
項(xiàng)目實(shí)施會(huì)出現(xiàn)很多問題, 雜亂無章的解決問題勢必造成麻煩。同質(zhì)性的問題要制定系統(tǒng)解決的計(jì)劃。可以說, 項(xiàng)目辦公室就是為解決問題存在的。各項(xiàng)目組織要主動(dòng)提出和報(bào)送問題, 項(xiàng)目辦公室也要主動(dòng)提出并匯總問題, 更重要的是分析問題, 提出解決問題的思路和方法, 建立系統(tǒng)解決問題的框架, 使問題解決有章可循。具體性和突發(fā)性的問題由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解決, 整體性和系統(tǒng)性的問題由項(xiàng)目辦公室考察并提出意見或建議。系統(tǒng)解決使問題處于受控狀態(tài), 可以節(jié)省資源、提高效率。
2、項(xiàng)目辦公室的作用
(1)多項(xiàng)目選擇及其優(yōu)先級
多項(xiàng)目選擇及其優(yōu)先級確定是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵。對于企業(yè)來說, 合適的多項(xiàng)目選擇是非常困難的。項(xiàng)目辦公室的特征決定了其組成人員必須是項(xiàng)目管理專家和管理通才, 可以為決策提供支持,在多項(xiàng)目選擇及其優(yōu)先級確定中發(fā)揮重要作用。企業(yè)有必要建立一種項(xiàng)目選擇機(jī)制, 作為制度固定下來, 并對項(xiàng)目辦公室適當(dāng)授權(quán), 以便項(xiàng)目辦公室可以根據(jù)項(xiàng)目選擇機(jī)制建立一套有效的項(xiàng)目選擇程序。項(xiàng)目選擇程序要充分考慮這樣幾個(gè)方面的因素: 緊密圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo), 遠(yuǎn)離目標(biāo)的項(xiàng)目, 再好也要慎重; 識別機(jī)會(huì)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn); 充分發(fā)揮自身優(yōu)勢; 主業(yè)突出、產(chǎn)業(yè)互補(bǔ); 與企業(yè)管理的協(xié)調(diào)性; 關(guān)注企業(yè)文化; 滿足項(xiàng)目關(guān)鍵干系人的要求或期望。
(2)業(yè)務(wù)模板
項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)運(yùn)作和工作程序是項(xiàng)目執(zhí)行所遵循的基礎(chǔ)。幾乎所有的項(xiàng)目都包含了這些程序中的各種活動(dòng)或過程。這些活動(dòng)或過程對大多數(shù)項(xiàng)目來說具有同質(zhì)性和相通性, 應(yīng)該建立項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)模板用于每一個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、執(zhí)行、控制和檢查過程。作為項(xiàng)目管理工具, 這樣一套項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)模板, 對多項(xiàng)目實(shí)施可以起到很大的作用。項(xiàng)目辦公室在開展工作的初期,應(yīng)致力于業(yè)務(wù)模板的制定并逐步規(guī)范, 以便向決策層顯示項(xiàng)目辦公室的作用和成果, 獲得決策層的支持, 但最終目的是對項(xiàng)目實(shí)施提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)模板的制定在注重通用性的同時(shí), 也要關(guān)注具體項(xiàng)目的獨(dú)特性, 不能一概而論更不能以偏概全。
(3)資源配置
項(xiàng)目辦公室通過確定項(xiàng)目優(yōu)先級, 初步規(guī)劃企業(yè)資源的流向。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況對資源流向進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。企業(yè)資源的有限性和時(shí)限性決定了項(xiàng)目安排和實(shí)施的次序和強(qiáng)度。項(xiàng)目辦公室要正確評價(jià)企