組織的不斷成長，人們會經(jīng)常辯論集權(quán)和分權(quán)的優(yōu)點。應(yīng)該說，各有長短。集權(quán)運作趨于產(chǎn)生更高水平的一致性，更好直接控制；其缺點在于，解決方案可能會與現(xiàn)實脫節(jié)，且決策過程緩慢。相反，分權(quán)運作所產(chǎn)生的方案趨于反映現(xiàn)場實際，使工人有權(quán)作出快速決定，其缺點在于，有可能失去了一致性，控制力較弱。
項目辦公室傾向于集權(quán)決策，但這并不意味著在實際決策過程中喪失了創(chuàng)造性和靈活性.一個配置良好的項目辦公室的設(shè)立是為了支持項目組更有效的工作，而不是告知他們?nèi)绾稳スぷ?；鼓勵項目人員在工作中盡可能地發(fā)揮其創(chuàng)造性和獨立性，同時他們的獨立性又將受項目辦公室所制定的程序約束。
倡導(dǎo)建立項目辦公室的人們必須澄清，項目辦公室是為整個團(tuán)體服務(wù)的，是通過維持一個有秩序的環(huán)境來對項目人員的工作提供支持，而非對他們進(jìn)行限制。
5、建立交流計劃
一開始，項目辦公室的倡導(dǎo)者就應(yīng)該建立交流計劃來實現(xiàn)項目辦公室的自覺溝通。一個典型的交流計劃有幾部分組成，例如，應(yīng)指定一個發(fā)言人來代表項目辦公室發(fā)言，同時應(yīng)建立從同事中收集信息反饋的機(jī)制，比如，走近他們并同他們交談。應(yīng)該開發(fā)出一些定期對員工進(jìn)行有關(guān)項目辦公室工作的培訓(xùn)，如發(fā)簡報等。
6、成立項目辦公室
一旦項目辦公室被批準(zhǔn)成立，在其啟動之前應(yīng)關(guān)注并必須解決的以下幾個問題：
▲項目辦公室的職能；
▲項目辦公室的編制；
▲項目辦公室在組織機(jī)構(gòu)中所處的位置以及實際工作地點的選擇。
7、項目辦公室的職能
如前所述，項目辦公室可開展廣泛的活動。一般來講，項目辦公室可以建立項目管理標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)計劃編制軟件。更進(jìn)一步講，項目辦公室可以提供全方位的服務(wù)，例如咨詢、輔導(dǎo)、培訓(xùn)、維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)計劃軟件和為項目經(jīng)理提供后勤服務(wù)。
當(dāng)項目辦公室建立時，首先要解決的問題是確定項目辦公室應(yīng)該做什么。
8、項目辦公室的位置
應(yīng)把項目辦公室建立在合理的位置上。許多金融機(jī)構(gòu)，例如銀行和房地產(chǎn)公司，都把項目辦公室設(shè)在信息部門里，這樣設(shè)置之所以合理是因為許多金融機(jī)構(gòu)的項目需要借助電信系統(tǒng)把人們聯(lián)系起來，而其核心工作就在信息服務(wù)部門。在以工程項目為主的組織里面，項目辦公室常與組織的工程活動聯(lián)系在一起。在其他類型的組織中，一般把項目辦公室看作與合同、銷售和財務(wù)部門并行的一個獨立職能部門。
9、項目辦公室的人員配備
項目辦公室人員配備對于兩方面比較敏感：一是，項目辦公室在組織的項目管理中是否起這核心的指導(dǎo)作用，二是，項目辦公室所支持的職能范圍。
如果項目辦公室只是起簡單的支持和輔助作用，那么，項目辦公室人員配備則是比較簡單的事，只由幾個人組成便可：一位富有多年項目管理經(jīng)驗的主管、一位或兩位富有扎實項目管理技巧的專業(yè)人員和一位能處理日常事務(wù)的專業(yè)文秘來進(jìn)行文字處理和檔案管理以及組織其他部門進(jìn)行日常聯(lián)系，等?；蛘撸麄€項目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負(fù)責(zé)項目管理。這種簡單配置的主要作用在于，當(dāng)組織內(nèi)部出現(xiàn)項目管理的問題時，則采用具體項目具體處理的方式運作。
如果項目辦公室在組織中起著核心的指導(dǎo)作用，人員配備則較為復(fù)雜。項目辦公室則應(yīng)由一位主管、多位專業(yè)人員和行政管理人員組成。該主管應(yīng)被正式賦予相當(dāng)大的權(quán)利，以顯示上層管理者對項目有效管理的嚴(yán)肅性。該主管在組織機(jī)構(gòu)中的位置應(yīng)等同于高層職能經(jīng)理的位置。
項目辦公室的專業(yè)人員應(yīng)具有廣泛的經(jīng)驗和技巧，其中有新手能對基本預(yù)算提供技術(shù)支持，安排工作進(jìn)程，配置資源和解決計算機(jī)軟件問題等，也有專家能解決任何與項目相關(guān)的問題。行政管理人員應(yīng)具備文字處理、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和辦公室交流溝通等基本技能。
項目辦公室的人員配備也要隨著其工作的變化而調(diào)整。如果項目辦公室需要為組織制定項目管理標(biāo)準(zhǔn)和程序，那么，必需配備有相當(dāng)實際經(jīng)驗的專業(yè)人員來進(jìn)行；如果項目辦公室提供咨詢、輔導(dǎo)和培訓(xùn)，則要提供經(jīng)驗豐富的項目管理專家。