室的運(yùn)作
一年前，朋友見(jiàn)到我，向我訴說(shuō)，他正在努力考察項(xiàng)目管理部門的10個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，他們正在進(jìn)行的工作能夠?yàn)楣編?lái)的價(jià)值。除非他們能能夠證明其部門的價(jià)值，否則朋友打算撤銷這個(gè)部門和它的項(xiàng)目管理工作。
朋友聲明他是公正的，項(xiàng)目經(jīng)理們說(shuō)可以在下一個(gè)財(cái)年證明他部門的價(jià)值。朋友將使用他們各部門的年度費(fèi)用預(yù)算（70萬(wàn)人民幣）的增值系數(shù)來(lái)衡量其硬性資金價(jià)值。增值系數(shù)取3，所以經(jīng)理們必須達(dá)到使他們的工作具有210萬(wàn)人民幣硬性資金價(jià)值這一目標(biāo)。
你可以想象這些決定在朋友公司中所產(chǎn)生的恐慌，沒(méi)人曾經(jīng)被要求做這樣的事情。很多關(guān)于其它團(tuán)隊(duì)將會(huì)被削減的傳言浮出水面。
負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)理小張召集跨職能團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理專家，建立了項(xiàng)目管理辦公室這樣一個(gè)團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)決定，這不安已經(jīng)產(chǎn)生，部門面臨幾個(gè)選擇：
第一， 仔細(xì)清點(diǎn)那些提供項(xiàng)目管理支持的團(tuán)隊(duì)擁有的資產(chǎn)，比如通訊設(shè)備的軟件升級(jí)特性。團(tuán)隊(duì)評(píng)審這類資產(chǎn)的賣方合同，確定為了公司的利益，是否還有壓縮開(kāi)支的余地。
第二，評(píng)審項(xiàng)目評(píng)估流程以及部門如何完成包括市場(chǎng)客戶在內(nèi)的工作。這方面的努力將識(shí)別現(xiàn)有的項(xiàng)目組合和財(cái)年工作計(jì)劃，以便發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)是否能夠縮短項(xiàng)目周期時(shí)間，是否能夠完成本財(cái)年計(jì)劃外的額外工作。
第三，評(píng)審部門項(xiàng)目經(jīng)理們的作用和他們的項(xiàng)目工作的質(zhì)量。項(xiàng)目經(jīng)理們進(jìn)行的項(xiàng)目是客戶所需要的嗎？在輔助按時(shí)交付那些項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑時(shí)，團(tuán)隊(duì)能夠使用經(jīng)那些未被充分利用的資源嗎？
第四，分析項(xiàng)目交付的瓶頸，尋找加速完成項(xiàng)目和避免項(xiàng)目交付危機(jī)的時(shí)機(jī)。
結(jié)果出人意料：
一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)有一項(xiàng)軟件削支一年就可以節(jié)約220萬(wàn)元。另外一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)，使用公司倉(cāng)庫(kù)里，新系統(tǒng)由于延期交付而閑置的舊設(shè)備。這樣的調(diào)整使項(xiàng)目比時(shí)間表提前60天交付，并且可以取消新系統(tǒng)的訂單。這樣令人矚目的提前交付項(xiàng)目，為項(xiàng)目節(jié)省150萬(wàn)元的成本。一些需要額外人力資源的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（他們正在等待獲取外部資源的批準(zhǔn)）發(fā)現(xiàn)，部門內(nèi)部的人員可以補(bǔ)充他們的需求，這又為財(cái)年節(jié)省了30萬(wàn)元。
當(dāng)財(cái)年結(jié)束，朋友會(huì)見(jiàn)各經(jīng)理時(shí)，團(tuán)隊(duì)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了上述措施。項(xiàng)目管理辦公室搜集了所有項(xiàng)目節(jié)支的證據(jù)，它們顯示，部門為公司節(jié)省超過(guò)750萬(wàn)元的硬性資金價(jià)值。團(tuán)隊(duì)具有的管理技巧和能力就像一個(gè)部門。團(tuán)隊(duì)達(dá)到了210萬(wàn)元的目標(biāo)，并且還超出540了萬(wàn)元。
據(jù)說(shuō)，那年的圣誕紅包非常大！
我們回顧一下，什么是項(xiàng)目管理辦公室工作的真正價(jià)值？這一年項(xiàng)目管理辦公室的價(jià)值體現(xiàn)在超額完成了團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該交付公司210萬(wàn)元的目標(biāo)，超出的額度比項(xiàng)目管理辦公室的投資少的多。所以，用于獲得這些利潤(rùn)的投資為零。團(tuán)隊(duì)僅僅改變了他們對(duì)待項(xiàng)目的觀點(diǎn)，態(tài)度，方式，通過(guò)項(xiàng)目管理辦公室這個(gè)部門，他們相互溝通戰(zhàn)術(shù)項(xiàng)目交付的方式變得更加有組織。他們達(dá)到了目標(biāo)，改變是必須進(jìn)行的。
可見(jiàn)，一個(gè)組織確定了年度目標(biāo)后，項(xiàng)目就是實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的主要手段。完成的項(xiàng)目越多，達(dá)到或超過(guò)這些目標(biāo)的機(jī)會(huì)就越大。
項(xiàng)目管理辦公室為它的不同客戶提供了很多單獨(dú)的價(jià)值。項(xiàng)目管理辦公室存在的主要的價(jià)值和主要理由是，促使項(xiàng)目交付物在力所能及的范圍內(nèi)，加速影響它所支持的企業(yè)和/或主要業(yè)務(wù)單位。這種加速的直接結(jié)果就是，除了必需增加財(cái)年的總的開(kāi)發(fā)預(yù)算，更多交付的項(xiàng)目能影響使用衡量標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)年。
我國(guó)目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項(xiàng)目相互雜合的企業(yè)，即每個(gè)企業(yè)都有一個(gè)或多個(gè)固定