在信息科技的術(shù)語中，項(xiàng)目群管理(Portfolio management)已經(jīng)是很普遍使用的名詞，而不須要多加解釋了。一般有一定規(guī)模的軟件開發(fā)組織，項(xiàng)目基本上都是項(xiàng)目群。一般規(guī)模的項(xiàng)目群可能分為兩級(jí)，一個(gè)項(xiàng)目群下面包括若干項(xiàng)目組，大的項(xiàng)目，項(xiàng)目分級(jí)可能有3到4級(jí)。目前的管理工具對(duì)于項(xiàng)目群的支持都不夠好，項(xiàng)目管理中對(duì)于項(xiàng)目群的描述，也是篇幅有限，認(rèn)為管理好所有子項(xiàng)目，即可。對(duì)于項(xiàng)目群中各個(gè)項(xiàng)目之間關(guān)系一般很少闡述。一般的項(xiàng)目管理工具即使支持項(xiàng)目群的管理，也就是可以象樹形展開那樣，對(duì)項(xiàng)目群信息進(jìn)行匯總查看，對(duì)于項(xiàng)目群的各個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)系、管理模模式等都不涉及，項(xiàng)目群就是若干項(xiàng)目的簡單組合而已。
盡管這些軟件工具的功能可能被宣傳得出神入化，可是大多數(shù)的C I O還是認(rèn)為，他們還須加把勁，去做好項(xiàng)目群管理。國際C I O協(xié)會(huì)的成員們就認(rèn)為IT項(xiàng)目群管理絕對(duì)不是一個(gè)簡單的任務(wù)，以下是他們分享的經(jīng)驗(yàn)：
1、友善的項(xiàng)目管理環(huán)境
簡單地說，I T項(xiàng)目群管理是一個(gè)做項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)排列的方法。但要做好項(xiàng)目排序，必須要做好兩件事：首先，要依照企業(yè)需求的變化，不斷地進(jìn)行項(xiàng)目排序的調(diào)整;其次，要衡量項(xiàng)目是否能達(dá)成預(yù)期的效益。幾個(gè)的副總裁就說：“除非有一個(gè)很強(qiáng)的支持系統(tǒng)配合，否則IT項(xiàng)目群管理將無法運(yùn)作?！?/span>
對(duì)他們來說，這個(gè)支持系統(tǒng)是指設(shè)立一個(gè)I T程序設(shè)計(jì)辦公室，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目組合的標(biāo)準(zhǔn)程序管理;以及一個(gè)由相關(guān)部門管理者組成的團(tuán)隊(duì)，專注于協(xié)助各事業(yè)單位在有限的I T產(chǎn)能下創(chuàng)造最大價(jià)值。他們?cè)O(shè)置了一個(gè)由各事業(yè)單位及功能單位代表們組成的管理委員會(huì)，每一個(gè)委員會(huì)成員帶領(lǐng)一個(gè)監(jiān)督小組，為他們所屬的事業(yè)單位或功能單位的IT項(xiàng)目進(jìn)行排序。
這樣的架構(gòu)，使項(xiàng)目群管理所投入的努力獲得成功。越來越多的項(xiàng)目由事業(yè)單位發(fā)起與主導(dǎo)，使得I T部門可以投注更多心力在高價(jià)值的項(xiàng)目上面。如此一來，部份的IT人力也可以從應(yīng)用程序的開發(fā)工作中抽調(diào)出來。
2、先求有再求好
如果你的公司沒有這些項(xiàng)目群管理的機(jī)制，你該怎么辦呢?Yahoo的CIOLars Rabbe 建議：「先建立一個(gè)簡單的I T管理架構(gòu);定義出架構(gòu)中最關(guān)鍵性的功能，然后著手為這些功能規(guī)劃簡單的標(biāo)準(zhǔn)程序?！谷欢鴮?duì)他而言，最重要的事是成立一個(gè)專責(zé)的辦公室，其工作人員要專注于做好I T項(xiàng)目群管理(包括項(xiàng)目排序及資源安排)，以及建立I T生產(chǎn)的環(huán)境(包括項(xiàng)目排程及預(yù)算管理)。
一旦建立好管理架構(gòu)，I T項(xiàng)目群管理就可展開，其中會(huì)牽涉到一些行政工作。另外要注意不要讓這些行政工作中的新程序及政策把大家弄得受不了。針對(duì)這一點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理也提出有效的做法：規(guī)定提出新項(xiàng)目需求說明時(shí)，要收集成本、風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目效益等信息進(jìn)行評(píng)估;在未完成這項(xiàng)程序前，I T部門不能著手進(jìn)行這項(xiàng)項(xiàng)目。這樣的政策會(huì)讓大家覺得很官僚;所以，必須設(shè)定了一個(gè)項(xiàng)目規(guī)模的門坎，限定規(guī)模大于這個(gè)門坎的項(xiàng)目，一定要完成所有的評(píng)估，而規(guī)模較小的項(xiàng)目則可以彈性處理。
3、保持事業(yè)單位的熱情
若已成功地讓各事業(yè)單位的高階主管從全公司的角度來關(guān)注IT投資，則接下來最主要的挑戰(zhàn)就是如何繼續(xù)讓他們保持關(guān)注。過去的經(jīng)驗(yàn)說到：”往往I T管理委員會(huì)成立后，沒多久就解散了;