在實(shí)際項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目階段管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決。管理收尾實(shí)際是為了使項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目成果驗(yàn)證和歸檔，具體包括收集項(xiàng)目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項(xiàng)目信息歸檔，還包括項(xiàng)目審計(jì)。通過項(xiàng)目驗(yàn)收核查項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)定范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作或活動(dòng)是否已經(jīng)全部完成，可交付成果是否令人滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗(yàn)收文件中。那么，從移交驗(yàn)收角度來看，如何做好工程項(xiàng)目的收尾工作呢？
一、項(xiàng)目經(jīng)理層重視，功在平時(shí)。
搞工程的人大都認(rèn)為，工程項(xiàng)目的開始和收尾最難干，尤其收尾，紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁服活，忙活了半天看不出成績，沒形象。加上臨近結(jié)束，人心浮動(dòng), 和分包商的關(guān)系也因?yàn)闋可娴阶詈蟮慕Y(jié)算，扯皮事兒多，矛盾日漸實(shí)出，遠(yuǎn)沒有施工期的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒。驗(yàn)收單位此時(shí)卡得也要嚴(yán)些，因?yàn)槎贾?，萬一出錯(cuò)的話，沒有后季兒好找了。
在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理層的重視和對收尾工作的強(qiáng)力支持就顯得異常重要了。通常，項(xiàng)目經(jīng)理會親自過問。否則，可就慘了。而且，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須是深知其中歷害，并有耐心來做此事的人。實(shí)際情況也巧了，我經(jīng)歷過的這兩個(gè)項(xiàng)目，在收尾的時(shí)候都換了項(xiàng)目經(jīng)理，專門負(fù)責(zé)收尾。收尾之難，之不被愿意做，由此可見一斑。
還有，說是收尾，但收的全是以前的活，所以，盡管收尾工作本身的技巧和努力很重要，但收尾工作做的好壞與否，與平時(shí)所做的工作有著更根本的關(guān)系，也就是說功在平時(shí)。這里的平時(shí)之功，不僅指工程建筑物，更指與之相關(guān)的各類文檔。
二、專人負(fù)責(zé)、強(qiáng)調(diào)計(jì)劃
因?yàn)槭瘴补ぷ鞯膹?fù)雜和千頭萬緒，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對項(xiàng)目經(jīng)理層負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門中項(xiàng)目工作時(shí)間較長，熟悉情況者，組成一個(gè)精干的移交、驗(yàn)收、資料歸檔小組，具體實(shí)施以移交驗(yàn)收和竣工歸檔為主的收尾工作。
收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)工程實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持，各部門(尤其是合同、技術(shù)和施工部門)的會審，確定后下發(fā)，嚴(yán)格執(zhí)行。為保證計(jì)劃的執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的問題。
三、充分準(zhǔn)備
移交驗(yàn)收是個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，所以得有充分的準(zhǔn)備。主要是兩方面：資料和現(xiàn)場，尤其是資料。資料一定要根據(jù)規(guī)范要求，準(zhǔn)備齊全;現(xiàn)場主要是缺陷修補(bǔ)和驗(yàn)收前的清理。
在準(zhǔn)備過程中，盡可能讓監(jiān)理和業(yè)主提前介入，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，如果有個(gè)別問題在驗(yàn)收前實(shí)在解決不了，要爭取他們同意將其列入遺留問題，以求不致因此而延誤驗(yàn)收。還有，一般而言，監(jiān)理和業(yè)主是不太希望提前驗(yàn)收的，那么負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人，就需要一二再、再二三地提出驗(yàn)收的要求，要善于利用種種契機(jī)，直到取得同意為止。
充分準(zhǔn)備成功的標(biāo)志是什么呢?就是水到渠成的感覺。所有的問題都在驗(yàn)收前就已經(jīng)解決掉了，真正到驗(yàn)收那一天，只是個(gè)形式，簽字就行了。
四、程式化
第一次驗(yàn)收是比較難的，所以一定要保證成功率，不許失敗。第一次通過以后，就可以得到一些適用于該項(xiàng)目的程式化的東西，以后的驗(yàn)收，就比較容易了。程式化的另一層意思就是合同和規(guī)范中明確要求的內(nèi)容必須嚴(yán)格執(zhí)行，這里就不再多說了。
五、協(xié)同配合
主要是技術(shù)、合同和現(xiàn)場的配合，現(xiàn)場上又主要涉及