的時候,覺得剛開始只需要過得去就可以了,等到項目上線了,我們再花時間慢慢的改善系統(tǒng)。其實,這是一個很不科學的管理方法。
如我認識一個朋友,他們也剛要上一套ERP系統(tǒng)。他們再上ERP系統(tǒng)之前,在企業(yè)中,已經(jīng)有一套產(chǎn)品管理系統(tǒng),有產(chǎn)品基本信息、價格、物料清單、供應商信息等等。但是,在實施這套產(chǎn)品管理系統(tǒng)的時候,由于種種原因,如編碼不夠規(guī)范、系統(tǒng)控制不夠嚴格、操作人員責任心不夠等等,導致這套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是很準確。要么就是數(shù)據(jù)重復,相同的產(chǎn)品對應不同的編碼,即一物多碼情況普遍存在;要么就是價格過時,好幾年沒更新了;又或者因為生產(chǎn)工藝的更新等等,物料清單的用量沒有及時更改,等等。但是,我朋友為了趕項目進度,同時,也確實因為產(chǎn)品基本信息數(shù)量龐大,物料清單更是復雜,所以,在對原由數(shù)據(jù)沒有進行核對的情況下,不管數(shù)據(jù)質(zhì)量,只管項目進度,盲目的把這些不準確的數(shù)據(jù)都導入到了新的ERP系統(tǒng)中去。他的想法是,現(xiàn)在由于時間緊迫,沒有這么多的時間,也沒有這么多的人來核對這些信息。只有等遇到問題時,再去進行修改、核對??墒?,事與愿違。因為基礎數(shù)據(jù)存在嚴重的錯誤,所以,在跑ERP系統(tǒng)的時候,如系統(tǒng)模擬運行時,就無法進行下去。因為ERP系統(tǒng)計算出來的數(shù)據(jù),是馬頭不對馬尾,企業(yè)用戶根本無法使用。最后,不得不返工。把原先的數(shù)據(jù)整理、核對完畢后,再進行后續(xù)的工作。本來想節(jié)省一點時間的,沒想到,反而因為返工浪費了更多的時間。
其實,類似的案例在很多人身上都發(fā)生過,包括在我身上。所以,我覺得很多CIO身上所缺少的就是那種質(zhì)量管理的理念。我個人認為,我們在負責信息化項目的過程中,一定要腳踏實地,抓好每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。否則的話,項目即使順利上線了,其結(jié)果也不會很理想。
四、 注意項目管理中的風險。
在項目管理的風險意識上,我很同意一位前輩說的話。他說,我們在項目管理的過程中,若不去控制風險,那么,風險反過來就是控制你。所以,在信息化項目實施之前,先花一定的時間去了解項目存在的風險,對于我們控制項目風險,保障項目的最后成功,是具有非常重大的利益的。
其實,大部分信息化項目的風險都是有跡可循的。
如對于一些信息化管理系統(tǒng),例如企業(yè)資源計劃系統(tǒng)或者客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等等這些大型的信息化管理系統(tǒng),其存在的風險無非是以下幾類。
一是安全風險。其包括兩個部分,一是來源與系統(tǒng)與網(wǎng)絡的風險,因為系統(tǒng)的漏洞或者網(wǎng)絡的故障,可能使得信息化管理系統(tǒng)無法運行,從而到企業(yè)員工對信息化管理系統(tǒng)產(chǎn)生依賴后,沒有系統(tǒng)就不知道該做什么事情了。如我公司有一次停電,系統(tǒng)全部不能用,辦公室人員就不知道該干什么了,個個都做在一起聊天。其實,當員工對信息化系統(tǒng)形成依賴后,當系統(tǒng)當機后,他們就會很不習慣,也不會再去做手工作業(yè)。所以,我們在考慮項目實施的時候,再這個方面要充分重視。不要妄想著,系統(tǒng)當機也沒事情,他們可以手工作業(yè)。若有這個想法的話,那你離“死期”也就不遠了。二是數(shù)據(jù)的安全。在系統(tǒng)剛開始實施的時候,一般的情況下,可能不會設置很負責的管理權(quán)限。所以,在項目剛開始的時候,很多員工就可以看到系統(tǒng)里的大部分數(shù)據(jù),包括產(chǎn)品價格、客戶信息等內(nèi)容。我認識一家企業(yè),他們的員工就利用ERP系統(tǒng)剛開始上線的時候,對于權(quán)限控制不完善,把系統(tǒng)里的客戶信息其他們的產(chǎn)品價格泄露給了公司的競爭對手,導致企業(yè)流失了不少的客戶。所以,在項目上線的時候,我們就要充分認識到系統(tǒng)的安全風險,先做防范。
二是流程沖突的風險。我們都知道,信息化管理的本質(zhì)就是標準化管理。所以,在信息化管理軟件項目推進的過程中,必然會遇到企業(yè)現(xiàn)有流程跟標準流程存在的一種沖突。不在沉默中死亡,就在沖突中爆發(fā)。要調(diào)和這兩著的沖突,實現(xiàn)業(yè)務流程重組,實現(xiàn)系統(tǒng)的平穩(wěn)過度,企業(yè)是要承擔一定的風險的。這個風險我們也要預先估計到,不要等到事情來臨了,我們才想法子去處理他,那就顯得太遲了。