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項目管理之會議管理

2011/1/7 16:51:33 |  11701次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

而無果

  整個會議在吵鬧、熱鬧中結(jié)束,至于會議解決了什么問題,做出了什么決定,下步是什么規(guī)劃,沒有人記住,或許有這個模塊,也進(jìn)行了討論,但是沒有人記祝

  點(diǎn)評:會議,此時成了積極解決問題者的辯論會,他們沒有能力控制會議引導(dǎo)會議向著一個明確的方向前進(jìn),能做的是調(diào)動與會人員的積極性,但積極性這艘船駛向何方,不得而知。

  建議:作為會議的主持者,務(wù)必了解會議的集思廣益會帶來很多干擾問題,這些干擾問題不是我們解決的核心問題,都能進(jìn)行篩選排除,集中精力和時間將所有人的思路都調(diào)集到目前當(dāng)下遇到的第一重要問題上,并對接下來的所有問題進(jìn)行重要性排序,依次逐個的解決所有問題。為了能將方法論變成生產(chǎn)力,會議最好能將責(zé)任落實到人頭上,逐個進(jìn)行跟蹤考核。

  主持會議者,務(wù)必明白會議的務(wù)實性,無決無果的會議都是官僚的表現(xiàn),對于一個利潤為導(dǎo)向的商業(yè)組織來說,玩不起。

  B、無主題無目標(biāo)-思想混亂

  與會者被臨時調(diào)集,主持人開場即扔出大量信息,多個信息交叉使得與會者既想解決問題,又覺得無從下手。每個人關(guān)注的焦點(diǎn)不同,其背景也各異,最終會議在一片積極爭論中迷失方向。

  點(diǎn)評:會議的主持者往往希望與會者能積極參與解決問題,而與會者總是希望主持人能給予啟發(fā)或是指導(dǎo),雙方的理解和希望產(chǎn)生“期待空隙”,思想沒有交叉,會議不但開著累,而且沒有成就感,每個人都在趕,最終也沒趕出想要的結(jié)果來。

  建議:無論是臨時召集還是事先預(yù)備,明確的主題和目標(biāo)是必須要向所有與會者宣告的。必要時,這些主題和目標(biāo)要寫在看板上,時刻提醒所有與會者將所有精力放在這些主題和目標(biāo)上,在會議的最后,將結(jié)果和目標(biāo)進(jìn)行比照。

  C、無秩序無規(guī)矩-現(xiàn)躊亂

  會議常見的怪相:接聽電話、交頭接耳、隨意走動、斜躺在座位上、趴在桌子上、認(rèn)真看其他東西、聚精會神的盯著看板想其他事情等等。這些對與會者看來,沒有任何什么大不了,會議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性對他們來說,等于不存在。

  點(diǎn)評:此處點(diǎn)明了與會者對于會議的無知或疲于形式,也暴露了主持者的軟弱和不堅定。一切以事先人后的原則,在這里不復(fù)存在。人階段性的積極和間歇性的麻痹在這里成為公眾關(guān)注的盲點(diǎn),他們懷著積極參加會議,信心滿滿,同時也真心而無所謂地做著與會議無關(guān)的事情。

  建議:導(dǎo)致現(xiàn)躊亂最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧,說到底是對會議的召開缺乏經(jīng)驗,除了有意識的進(jìn)行注意外,要爭取在每次會議后都能積極的總結(jié)這些原因,假如你在開會的時候,出現(xiàn)了以上列舉的各種怪相,請注意了:你的會議現(xiàn)場已經(jīng)到了混亂的局面。

  D、無主導(dǎo)無節(jié)制-流程混亂

  現(xiàn)象:主持者善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題,并且樂于解決這些問題,凡是問題提出,都不假思索的解決,忽視了會議的主旨和使命。在延展到其他話題的過程中,一發(fā)不可收拾,會議時間延長、問題增加。與會者發(fā)現(xiàn),會議成了接力賽,大家跟著主持人從一個會議飛奔到另外一個會議,人在會議中感受到天馬行空的憧憬和迷茫,有種快樂并痛苦的感覺。等到主持人從天上回到地面,才發(fā)現(xiàn)會議才進(jìn)行到第二項。

  點(diǎn)評:解決問題本是件好事,盲目地解決問題就是對問題本身認(rèn)知處于一個空白的狀態(tài),是對自我失控的表現(xiàn)。會議有其使命和目標(biāo),在會議目標(biāo)達(dá)成后,如有條件的前提下進(jìn)行問題的解答,也許是較為明智的選擇。

  建議:時刻明確會議的責(zé)任和任務(wù),明確作為會議主持人的職責(zé)和影響,不能將會議作為展示自我的一個舞臺,好大喜功在這里同

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