向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時(shí)間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對(duì)方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。
3、合同爭(zhēng)議的處理。
無(wú)論是因索賠引發(fā)的爭(zhēng)議，還是合同執(zhí)行過(guò)程中其他因素引發(fā)的合同爭(zhēng)議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。
當(dāng)合同發(fā)生重大爭(zhēng)議時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)將爭(zhēng)議事項(xiàng)及時(shí)以書面形式通知公司控制部、法律顧問(wèn)和財(cái)務(wù)部門，同時(shí)應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會(huì)同以上部門及時(shí)提出爭(zhēng)議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。
4、合同檔案管理。
合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標(biāo)準(zhǔn)整理合同檔案，并按檔案管理要求的時(shí)間及方式移交本檔案部門歸檔。
合同檔案一般包括：
a．背景材料；
b．當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件；
c．合同審查意見書；
d．合同正本(含附件)；
e．授權(quán)委托書正本；
f．履行、爭(zhēng)議解決情況的說(shuō)明；
g．合同變更、解除的相關(guān)文件；
h．合同雙方的往來(lái)電函和協(xié)商記錄；
i．其他與合同有關(guān)的文件。
(三)合同管理的考核與激勵(lì)
公司控制部每半年對(duì)各項(xiàng)目部合同管理工作進(jìn)行一次檢查，形成書面檢查與考核報(bào)告，考核結(jié)果納入獎(jiǎng)金考核體系。公司根據(jù)公司控制部的檢查與考核報(bào)告每年至少一次委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：
a．為公司挽回和避免重大經(jīng)濟(jì)損失；
b．檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)有功；
c．合同管理工作業(yè)績(jī)突出。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以處罰：
a．不按公司合同管理辦法訂立、變更或解除合同；
b．訂立有重大缺陷的合同或無(wú)效合同、虛假合同；
c．與對(duì)方惡意串通訂立合同，以謀取個(gè)人或小集體利益損害公司合法權(quán)益；
d．未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)限訂立合同；
e．發(fā)生爭(zhēng)議隱瞞不報(bào)或擅自處理爭(zhēng)議；
￡擅自放棄權(quán)利對(duì)公司造成損害；
g．泄漏合同意向、商業(yè)秘密或其他相關(guān)秘密；
h．涉嫌利用合同進(jìn)行犯罪活動(dòng)；
i．利用合同危害國(guó)家和公司利益。綜上所述，我們認(rèn)為，合同管理是一項(xiàng)重要的管理工作，需要結(jié)合中國(guó)國(guó)情和總承包公司的特點(diǎn)，不斷地加以補(bǔ)充和完善。
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