省、市有關(guān)影響工程造價(jià)、工期的文件、規(guī)定等。ｆ)工程材料采購(gòu)、訂貨、運(yùn)輸、進(jìn)場(chǎng)、驗(yàn)收、使用等方面的憑據(jù);工程預(yù)付款、進(jìn)度款撥付的數(shù)額及日期記錄;工程會(huì)計(jì)核算資料等其他與工程有關(guān)的資料。
3 工程索賠程序當(dāng)索賠事件發(fā)生以后,甲乙雙方應(yīng)按照合同有關(guān)條款的規(guī)定及時(shí)、合理地處理索賠事件。要搞好索賠,不僅要發(fā)現(xiàn)和把握機(jī)會(huì),更重要的是要按照一定的程序來(lái)處理索賠。
我國(guó)建設(shè)工程施工合同文本規(guī)定:甲方未能按合同的規(guī)定履行自己的各項(xiàng)義務(wù)或發(fā)生錯(cuò)誤以及應(yīng)由甲方承擔(dān)責(zé)任的其他情況,造成工期延誤或向乙方延期支付合同價(jià)款及乙方的其他經(jīng)濟(jì)損失,乙方可按下列程序以書(shū)面形式向甲方索賠:ａ)索賠事件發(fā)生后28ｄ內(nèi),向工程師發(fā)生索賠意向通知;ｂ)發(fā)生索賠意向通知后28ｄ內(nèi),向工程師提出補(bǔ)償經(jīng)濟(jì)損失和延長(zhǎng)工期的索賠報(bào)告及有關(guān)資料;ｃ)工程師在收到乙方遞交的索賠報(bào)告和有關(guān)資料后,于28ｄ內(nèi)給予答復(fù),或要求乙方進(jìn)一步補(bǔ)充索賠理由和證據(jù);ｄ)工程師在收到乙方遞交的索賠報(bào)告和有關(guān)資料后28ｄ內(nèi)未予答復(fù)或未對(duì)乙方作進(jìn)一步要求,視為該項(xiàng)索賠已經(jīng)認(rèn)可;ｅ)當(dāng)該索賠事件持續(xù)進(jìn)行時(shí),乙方應(yīng)當(dāng)階段性向工程師發(fā)出索賠意向,在索賠事件終了后28ｄ內(nèi),向工程師送交索賠的有關(guān)資料和最終索賠報(bào)告。索賠答復(fù)程序同上ｃ)、ｄ)。乙方未能按合同約定履行自己的各項(xiàng)義務(wù)或發(fā)生錯(cuò)誤給甲方造成損失,甲方也按以上各條款確定的時(shí)限向乙方提出索賠。在索賠事件發(fā)生后,按照上述程序,承包方必須分階段的準(zhǔn)備好如下索賠文件:ａ)索賠意向通知發(fā)現(xiàn)索賠或意識(shí)到存在的索賠機(jī)會(huì)后,承包商必須快速反應(yīng),要做的第一件事就是要將自己的索賠意向書(shū)面通知給工程師(或業(yè)主)。意向通知標(biāo)志著一項(xiàng)索賠的開(kāi)始,事先向工程師(或業(yè)主)通知索賠意向,這不僅是承包商要取得補(bǔ)償?shù)谋仨氉袷氐幕疽笾?也是承包商在整個(gè)合同實(shí)施期間保持良好的索賠意識(shí)的最好辦法。遞交索賠意向通知必須在規(guī)定的時(shí)限內(nèi),超過(guò)時(shí)限,工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕承包商的索賠要求,即使是合理的索賠要求,也是無(wú)效的。
索賠意向通知,通常包括以下4個(gè)方面的內(nèi)容:
1)事件發(fā)生的時(shí)間和情況的簡(jiǎn)單描述;
2)合同依據(jù)的條款和理由;
3)有關(guān)后續(xù)資料的提供,包括及時(shí)記錄和提供事件發(fā)展的動(dòng)態(tài);
4)對(duì)工程成本和工期產(chǎn)生不利影響的嚴(yán)重程度,以期引起工程師(或業(yè)主)的注意。ｂ)證據(jù)資料索賠的成功很大程度上取決于承包商對(duì)索賠作出的解釋和具有強(qiáng)有力的證明材料。因此,承包商在正式提出索賠報(bào)告前的資料準(zhǔn)備工作極為重要,這就要求承包商注重記錄和積累保存各方面的資料(如前2所述)。這些證據(jù)資料必須真實(shí)、全面、及時(shí)、與干擾事件關(guān)聯(lián),并具有法律證明效力。ｃ)索賠報(bào)告索賠報(bào)告是承包商向工程師(或業(yè)主)提交的一份要求業(yè)主給予一定經(jīng)濟(jì)(費(fèi)用)補(bǔ)償和延長(zhǎng)工期的正式報(bào)告,承包商應(yīng)該在索賠事件對(duì)工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后,在規(guī)定時(shí)限內(nèi)向工程師(或業(yè)主)提交正式的索賠報(bào)告。
編寫(xiě)索賠報(bào)告應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題:
1)索賠報(bào)告的基本要求:首先,必須說(shuō)明索賠的合同依據(jù),即基于何種理由提出索賠要求。一種是根據(jù)合同條款規(guī)定,承包商有資格因合同變更或追加額外工作而取得費(fèi)用補(bǔ)償和(或)延長(zhǎng)工期;另一種是業(yè)主或其代理人任何違反合同規(guī)定給承包商造成損失,承包商有權(quán)索取補(bǔ)償。第二,索賠報(bào)告中必須有詳細(xì)準(zhǔn)確的損失金額及時(shí)間的計(jì)算。第三,要證明客觀事務(wù)與損失之間的因果關(guān)系,說(shuō)明索賠前因后果的關(guān)聯(lián)性,要以合同為依據(jù),說(shuō)明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然性聯(lián)系。
2)索賠報(bào)告必須準(zhǔn)確:其中包括責(zé)任分析應(yīng)清楚、準(zhǔn)確,索賠值的計(jì)算依據(jù)要正確,計(jì)算結(jié)果要準(zhǔn)確,措辭要婉轉(zhuǎn)和恰當(dāng)