生一個(gè)完美的可管理一切的組織系統(tǒng)。當(dāng)然，合適的軟件和充分的受過培訓(xùn)的人員對于解決一部分問題肯定是非常重要，但這些問題必須在某些過程框架內(nèi)被執(zhí)行，這個(gè)框架就是項(xiàng)目辦公室。
一個(gè)項(xiàng)目辦公室對于一個(gè)擁有單個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的組織的成功是如何重要呢？在1999年，行業(yè)分析公司Gartner Group預(yù)告說，到2004年，信息服務(wù)業(yè)組織會為項(xiàng)目管理建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括一個(gè)具有適應(yīng)各種管理的項(xiàng)目辦公室，將有經(jīng)驗(yàn)節(jié)省一半的項(xiàng)目超支，縮短一半的延遲和撤銷那些不作的項(xiàng)目。
3.項(xiàng)目辦公室的實(shí)質(zhì)
不是所有的項(xiàng)目辦公室都會被平等的建立，雖然幾乎所有的項(xiàng)目辦公室的形式將是跳躍開始增加的過程改進(jìn)在組織里根本是一無所有?；緛碇v，一個(gè)項(xiàng)目辦公室是一個(gè)可能是真實(shí)存在的或可能是虛設(shè)的“辦公室”，由那些服務(wù)于組織的項(xiàng)目管理需求的項(xiàng)目管理專業(yè)人員負(fù)責(zé)。項(xiàng)目辦公室也可以作為一個(gè)為了項(xiàng)目管理優(yōu)點(diǎn)而服務(wù)的組織中心。一個(gè)項(xiàng)目辦公室可以存在于組織中三個(gè)層次里的任意一個(gè)層次或并行存在所有的三個(gè)層次里。
層次1：項(xiàng)目控制辦公室。這是一個(gè)典型的處理大型復(fù)雜項(xiàng)目的辦公室（如解決計(jì)算機(jī)2000年項(xiàng)目）。它明確關(guān)注一個(gè)項(xiàng)目，但是這個(gè)項(xiàng)目太大并且太復(fù)雜，以至于需要分解成多個(gè)進(jìn)度，最后在綜合成一個(gè)整體計(jì)劃進(jìn)度表。這可能需要多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理需要獨(dú)立負(fù)責(zé)一個(gè)單獨(dú)的進(jìn)度表，并且作為那些進(jìn)度表，他們的相關(guān)的資源需求，和他們相關(guān)的成本都綜合在一個(gè)整體計(jì)劃進(jìn)度表里。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的主管負(fù)責(zé)綜合所有的資源需求計(jì)劃和成本來確保大的計(jì)劃作為一個(gè)整體達(dá)到他的最后日期，里程碑和可交付物。
層次2：部門項(xiàng)目辦公室。在部門這一層上，一個(gè)項(xiàng)目辦公室也會被要求對單獨(dú)的項(xiàng)目提供支持。但是此時(shí)，它的最大的挑戰(zhàn)在于使多個(gè)不同規(guī)模的項(xiàng)目整合為一體，從規(guī)模小、時(shí)間短、需要兩個(gè)資源的簡單項(xiàng)目到時(shí)間長至數(shù)月或數(shù)年且需要許多資源，大量資金和技術(shù)上的復(fù)雜綜合大項(xiàng)目。部門項(xiàng)目辦公室的價(jià)值是在一個(gè)組織層綜合資源開始體現(xiàn)，因?yàn)檎窃诮M織層，資源控制在項(xiàng)目管理的回報(bào)期開始扮演一個(gè)更高價(jià)值的角色。在項(xiàng)目控制辦公室或單個(gè)項(xiàng)目的級別，應(yīng)用項(xiàng)目管理知識對于項(xiàng)目能創(chuàng)造明顯的價(jià)值，因?yàn)樗?xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目計(jì)劃，開始建造重復(fù)能力，這些反復(fù)修正的進(jìn)度和計(jì)劃作為溝通工具在在團(tuán)隊(duì)之間和組織的領(lǐng)導(dǎo)層之間傳遞。在部門和更高層的項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目辦公室服務(wù)此功能，并且開始為跨項(xiàng)目間管理資源提供更高的效率。在有多個(gè)項(xiàng)目為一個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)者而競爭，部門項(xiàng)目辦公室有項(xiàng)目管理系統(tǒng)建立用于調(diào)解多個(gè)項(xiàng)目為了一個(gè)共同的資源而相互競爭的需求，并且確定項(xiàng)目的優(yōu)先級，因此高優(yōu)先級的項(xiàng)目收到資源而低優(yōu)先級的項(xiàng)目或被延遲或被取消。一個(gè)部門項(xiàng)目辦公室允許一個(gè)組織決定何時(shí)資源存在短缺，并且有足夠的信息用于決定是否需要雇人或增加其它的資源。
層次3：共同項(xiàng)目辦公室。許多組織都有跨部門的項(xiàng)目需求。一個(gè)IT組織可能領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)開發(fā)項(xiàng)目，但它需要其他的商業(yè)單元例如銷售、市場和生產(chǎn)單元作為輸入條件。所有的這些需要被整合，或說在許多項(xiàng)目里不同的部門會有資源沖突。在這一個(gè)層次里，項(xiàng)目辦公室用于調(diào)解資源的需求，并且也能看到在一些領(lǐng)域里的跨公司的共同資源。例如，機(jī)械工程師可以存在于公司里的多個(gè)部門，共同層次的項(xiàng)目辦公室應(yīng)該能夠跟蹤這些跨部門的資源。一個(gè)共同項(xiàng)目辦公室對于公司的項(xiàng)目組合管理上也扮演重要角色。允許執(zhí)行的管理調(diào)配一個(gè)公司里的中心資源為了所有項(xiàng)目活動能得到最大的美景。
4.開始組建一個(gè)項(xiàng)目辦公室。
對于任意一個(gè)項(xiàng)目辦公室都有六個(gè)基本元素組成：
項(xiàng)目支持：這是一個(gè)項(xiàng)目管理的重要元素。它需要項(xiàng)目規(guī)劃，項(xiàng)目進(jìn)度，成本控制，管