項(xiàng)目辦公室管理著項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的寶藏，因此也最具有發(fā)掘持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)的優(yōu)勢。項(xiàng)目辦公室不應(yīng)該具有執(zhí)行變更的單方面授權(quán)，它的授權(quán)是提出變更建議。有些企業(yè)設(shè)有戰(zhàn)略政策委員會(huì)或執(zhí)行籌劃委員會(huì)，這些委員會(huì)的職責(zé)之一就是審核項(xiàng)目辦公室持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)。因?yàn)橛行┤丝赡軙?huì)認(rèn)為項(xiàng)目辦公室侵占自己的地盤，因此，執(zhí)行這項(xiàng)活動(dòng)的總體風(fēng)險(xiǎn)可能是中等風(fēng)險(xiǎn)水平。
生產(chǎn)能力規(guī)劃
在高層管理層看來，分配給項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)的所有活動(dòng)中，最重要的可能莫過于生產(chǎn)能力規(guī)劃了。高層經(jīng)理為履行作為公司戰(zhàn)略規(guī)劃策劃師的職責(zé)，必須掌握公司可以承擔(dān)多少額外工作量（何時(shí)承擔(dān)、哪兒承擔(dān)），而又不會(huì)給現(xiàn)有勞動(dòng)力增加過度負(fù)擔(dān)。在與組合管理和項(xiàng)目篩選相關(guān)的所有活動(dòng)中，項(xiàng)目辦公室必須與高層金管理層密切配合。圖5說明了作為項(xiàng)目組合管理組成部分的項(xiàng)目篩選過程。戰(zhàn)略性時(shí)間計(jì)劃，即：決定執(zhí)行哪個(gè)項(xiàng)目以及何時(shí)執(zhí)行的過程，是戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵組成部分。
高層管理層可以按照實(shí)際需要瀏覽公司局域網(wǎng)，了解每個(gè)項(xiàng)目的狀態(tài)，而無需與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行親身接觸。但為了滿足戰(zhàn)略性時(shí)間計(jì)劃的要求，所有項(xiàng)目都需要匯總到一個(gè)能夠提供下述信息的數(shù)據(jù)庫內(nèi)：
· 每個(gè)職能區(qū)域在每個(gè)時(shí)間段內(nèi)承諾的資源；
· 每個(gè)職能區(qū)域的資源總量；
· 每個(gè)職能區(qū)域在每個(gè)時(shí)間段內(nèi)可以使用的資源量。
對于是否應(yīng)該由項(xiàng)目辦公室對此數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，會(huì)存在一些爭議。作者認(rèn)為該項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)該由項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)，因?yàn)椋?
· 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以支持戰(zhàn)略規(guī)劃工作和項(xiàng)目組合管理；
· 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以確定切合實(shí)際的時(shí)間和成本以支持競標(biāo)工作的開展；
· 項(xiàng)目辦公室可能被委托負(fù)責(zé)確定承擔(dān)額外工作所需資源技能；
· 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用于改進(jìn)和更新本數(shù)據(jù)庫和其它相關(guān)數(shù)據(jù)庫；
· 進(jìn)行可行性研究和成本效益分析可能會(huì)需要這些信息。
因?yàn)橐痪€經(jīng)理可能會(huì)認(rèn)為這樣做侵占了他們的地盤，所以這項(xiàng)活動(dòng)對項(xiàng)目辦公室而言是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)。
使用項(xiàng)目辦公室的風(fēng)險(xiǎn)所在
風(fēng)險(xiǎn)和收益并存。如果維持一個(gè)項(xiàng)目辦公室所涉及的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)得不到有力控制，則項(xiàng)目辦公室所帶來的收益將被抵消。多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)在成立項(xiàng)目辦公室之初不會(huì)出現(xiàn)，而更多的風(fēng)險(xiǎn)是在執(zhí)行很長時(shí)間之后才會(huì)出現(xiàn)。這些風(fēng)險(xiǎn)包括：
· 人員配置：在企業(yè)開始認(rèn)識(shí)到使用項(xiàng)目辦公室所能帶來的收益之后，一種自然傾向是增加項(xiàng)目辦公室的人數(shù)，因?yàn)樗麄冨e(cuò)誤的認(rèn)為人數(shù)增加會(huì)帶來額外收益。雖然，在一些情況下這種思維方式是正確的，但是，更常見的結(jié)果是增加人數(shù)只會(huì)造成收益減少。隨著企業(yè)內(nèi)部對項(xiàng)目管理知識(shí)更加深入的了解，項(xiàng)目辦公室的人員配置應(yīng)該消減；
· 精疲力盡：員工筋疲力盡總是一個(gè)需要考慮的風(fēng)險(xiǎn)。使用輪職或只工作部分時(shí)間的方法可以最大程度降低該風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種情況，即：在項(xiàng)目辦公室工作的人員仍舊與其一線經(jīng)理保持“實(shí)線”的匯報(bào)關(guān)系，而與項(xiàng)目辦公室保持一種“虛線”的匯報(bào)關(guān)系。
· 過多的文書工作：過多的文書工作需要投入幾百萬美元的資金進(jìn)行準(zhǔn)備，而且會(huì)耗用寶貴的時(shí)間。使用表格、指導(dǎo)原則和核查清單形式進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)比使用嚴(yán)格的政策和程序更加有效。為使工作高效，則需要具有以信任、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的企業(yè)文化；
· 組織重組：信息就是權(quán)力。鑒于項(xiàng)目辦公室的工作更多的是橫向關(guān)系而不是縱向關(guān)系，可能會(huì)存在對項(xiàng)目辦公室控制權(quán)的爭奪，特別是在項(xiàng)目經(jīng)理之間。在以信任、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的任何組織結(jié)構(gòu)下，項(xiàng)目管理層和項(xiàng)目辦公室將會(huì)形成融洽的合作關(guān)系。
· 試圖服務(wù)于組織內(nèi)的每一個(gè)人：企業(yè)必須制定一些標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)以確定項(xiàng)目辦公室何時(shí)介入。并不是所有項(xiàng)目都由項(xiàng)目辦公室