分析，所以由項(xiàng)目辦公室審核這些數(shù)據(jù)并從中尋找能夠推動(dòng)模板文件改進(jìn)的一些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)這樣的安排是再合適不過(guò)了。標(biāo)準(zhǔn)和模板文件制定工作可以被視為是一項(xiàng)低風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)。
項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定
分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的活動(dòng)中，最難也最有趣的工作可能就是參照基準(zhǔn)的設(shè)定了。如同指導(dǎo)一樣，參照基準(zhǔn)的設(shè)定也需要經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理的參予。負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人必須知道應(yīng)該尋找什么內(nèi)容、提問(wèn)什么問(wèn)題、如何評(píng)估獲得的數(shù)據(jù)以及提出什么建議（而且需要具有識(shí)別與公司匹配與否的能力）。
參照基準(zhǔn)的設(shè)定與項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃直接相關(guān)，而且會(huì)對(duì)公司的盈利情況產(chǎn)生明顯的影響（這取決于執(zhí)行的速度）。最近幾年，企業(yè)發(fā)現(xiàn)也可以與不從事同一行業(yè)的企業(yè)進(jìn)行參照基準(zhǔn)比較。例如：一家大型公司的航空部門使用項(xiàng)目管理已經(jīng)30多年。在90年代初期，該公司進(jìn)行過(guò)參照基準(zhǔn)研究工作，但當(dāng)時(shí)只是與航空行業(yè)的其它公司進(jìn)行比較。通過(guò)比較，該公司認(rèn)為自己與航空領(lǐng)域的其它競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不相上下，因而開始有些洋洋自得，居功自傲。在90年代晚期，該公司開始以本行業(yè)之外的一些公司，特別是電信、計(jì)算機(jī)、電子和娛樂(lè)行業(yè)作為參照對(duì)象進(jìn)行參照基準(zhǔn)的設(shè)定。這些行業(yè)的許多公司采用項(xiàng)目管理還不到5年時(shí)間，而在這短短的不到5年的時(shí)間內(nèi)所取得的項(xiàng)目管理績(jī)效卻超過(guò)了航空公司的績(jī)效。現(xiàn)在，這家航空公司以所有行業(yè)為參照對(duì)象進(jìn)行基準(zhǔn)設(shè)定。
在不久的將來(lái)，為參照基準(zhǔn)設(shè)定之目的，多數(shù)公司很可能使用項(xiàng)目辦公室網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。這種網(wǎng)絡(luò)關(guān)系可以跨越行業(yè)和不同的地理位置。另外，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之間分享項(xiàng)目管理知識(shí)也會(huì)變得很平常。但是，現(xiàn)在，似乎項(xiàng)目管理基準(zhǔn)設(shè)定的多數(shù)工作都是專門從事基準(zhǔn)設(shè)定的公司執(zhí)行的。這些組織提供收費(fèi)服務(wù)并為會(huì)員企業(yè)舉辦研討會(huì)，與大家分享項(xiàng)目管理的最好實(shí)踐做法。另外，他們也提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，據(jù)此，一個(gè)企業(yè)可以與其它企業(yè)、行業(yè)、或與其它規(guī)?；蛐问降捻?xiàng)目進(jìn)行比較。
有些企業(yè)對(duì)基準(zhǔn)設(shè)定存在很強(qiáng)的抵制。他們提出的一些理由包括：
· 基準(zhǔn)設(shè)定不適用于本企業(yè)或行業(yè)；
· 不是在這兒發(fā)明的；
· 我們現(xiàn)在做的就很好，因此不需要。
鑒于所有這些疑慮以及對(duì)可能提議的變動(dòng)的擔(dān)心，基準(zhǔn)設(shè)定是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)。
可行性研究的制定
項(xiàng)目辦公室支持企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的最佳方式之一就是成為可行性研究方面的專家。更具體的說(shuō)，這包括可行性研究和成本效益分析方面的特長(zhǎng)。項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK）“范圍管理”這一章中說(shuō)明范圍啟動(dòng)程序的一項(xiàng)輸出是識(shí)別／任命項(xiàng)目經(jīng)理。這在可行性研究之后。對(duì)于在可行性研究完成之后任命項(xiàng)目經(jīng)理，有很多有說(shuō)服力的支持論據(jù)：
· 項(xiàng)目經(jīng)理可能對(duì)可行性研究并不能作出任何貢獻(xiàn)；
· 項(xiàng)目可能得不到批準(zhǔn)或得不到資金，讓項(xiàng)目經(jīng)理過(guò)早加入項(xiàng)目，可能只會(huì)增加成本；
· 項(xiàng)目定義還不十分明確，不足以確定誰(shuí)最適合擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的角色。
雖然這些理由似乎都有理有據(jù)，但這里存在一個(gè)更嚴(yán)重的問(wèn)題，即：最終任命的項(xiàng)目經(jīng)理可能對(duì)可行性研究過(guò)程中考慮的假設(shè)條件、約束條件和替代方案了解的并不充分。如果認(rèn)為由完全脫離可行性研究過(guò)程的人準(zhǔn)備的項(xiàng)目章程會(huì)包括所有必須的假設(shè)條件、約束條件和替代方案，那簡(jiǎn)直是異想天開。
項(xiàng)目管理的箴言之一是項(xiàng)目經(jīng)理任命的越早，計(jì)劃編制就會(huì)越好，對(duì)項(xiàng)目的決心也就會(huì)越大。企業(yè)會(huì)爭(zhēng)辯，并認(rèn)為在可行性研究階段，項(xiàng)目經(jīng)理的貢獻(xiàn)有限。持這種態(tài)度的原因是，項(xiàng)目經(jīng)理從來(lái)沒有接受過(guò)如何進(jìn)行可行性研究和成本效益分析的培訓(xùn)。在培訓(xùn)市場(chǎng)，這種課程幾乎就不存在。
可行性研究通常會(huì)給出一個(gè)高度優(yōu)化的方案，而很少顧及進(jìn)度和／或預(yù)算。 之后，項(xiàng)目經(jīng)理將肩負(fù)著接受可行性研究過(guò)程中作出的假設(shè)條件的壓力。如果項(xiàng)目沒有滿足可行性研究?jī)?nèi)的預(yù)期，所有錯(cuò)誤都會(huì)歸咎于項(xiàng)目經(jīng)理。