（即：資源分配）；
· 更加迅速的取得高質量的信息；
· 消除或減少公司各門各派的數(shù)量；
· 運作更加高效、有效；
· 對重組的需求減少；
· 占用高級領導層寶貴時間的會議次數(shù)減少；
· 工作優(yōu)先排序更加切合實際；
· 未來接班人的發(fā)展。
所有這些收益都直接或間接與項目管理知識產(chǎn)權有關。為保存項目管理知識產(chǎn)權，項目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項目管理局域網(wǎng)、項目網(wǎng)站、項目數(shù)據(jù)庫和項目管理信息系統(tǒng)。因為項目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進行項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。
項目管理信息系統(tǒng)
當今的項目辦公室作為項目管理知識產(chǎn)權的保護神，就必須設立匯集這些信息的工具和過程。這些信息可以通過四個信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進行更新和管理。
掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個問題：項目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項目未來的結果。
該系統(tǒng)可以獲取或計算工作活動的計劃值和實際值、實際成本、成本和進度偏差（以小時或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時間以及完工百分比和趨勢。
第二個信息系統(tǒng)為風險管理提供數(shù)據(jù)。風險管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲存與風險相關的數(shù)據(jù)并允許進行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報告的編制提供輸入信息，它肩負著存放與項目風險相關的所有當前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風險識別文件（通過使用模板文件）、風險定性和定量評估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風險報告。項目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報告并檢索日常項目管理所需要的信息。通過使用風險管理模板文件，每個項目都可以編制一套標準的報告，用以定期匯報使用，并且能夠針對特殊要求編制特殊報告。該信息與失敗報告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗教訓信息系統(tǒng)息息相關。剛才講到的最后兩個系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細地描述。
執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)
項目辦公室可能肩負著維護執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責。這里講的失敗可以是整個項目的慘敗，也可以是項目某些試驗的失敗。該系統(tǒng)必須識別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內部的問題或由于與分包商的交互作用問題造成的。
項目辦公室的職責是制定維護該系統(tǒng)的標準，而不是對失敗進行驗證。失敗的驗證工作是執(zhí)行工作的團隊成員的責任。失敗報告可能會暴露額外的更加嚴肅的問題。首先，人們擔心報告失敗情況可能會對與失敗相關的人員的形象造成不利影響，因此，會存在阻力。其次，一個大型企業(yè)的各個部門都有單獨的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫內公布這些信息。第三，關于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項目辦公室可能需要依賴其他部門及時提供準確的完整信息。
失敗報告必須說明失敗的項目、征兆、失敗時的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對項目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項目辦公室可以簡單的作為一個守門員，即：為匯報每個項目的結果，規(guī)范一個適用于整個公司的標準格式和數(shù)據(jù)庫。這可以成為項目完成時，經(jīng)驗教訓審查會的一部分內容。