報(bào)告等。
2) 提供專業(yè)技能
業(yè)務(wù)分析能力;財(cái)務(wù)分析能力;信息技術(shù)及其它專業(yè)技術(shù),保留所有大型建設(shè)項(xiàng)目信息文件的主原件,生成所有必需的質(zhì)量管理文件,保留、控制和更新大型建設(shè)項(xiàng)目的文件。建立和維護(hù)大型建設(shè)項(xiàng)目的電子信息搜索庫(kù);規(guī)劃和控制能力;戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)分析和管理技能,大型建設(shè)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目管理技能;行政管理能力等。
3) 運(yùn)行支持
維護(hù)大型建設(shè)項(xiàng)目的支持基礎(chǔ)設(shè)施; 允許大型建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理使用程序和標(biāo)準(zhǔn)、以前大型建設(shè)項(xiàng)目和項(xiàng)目的歷史資料、大型建設(shè)項(xiàng)目的資源或資產(chǎn);建立與大型建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)劃相一致的方法和標(biāo)準(zhǔn),包括項(xiàng)目規(guī)劃、報(bào)告、變更管理、風(fēng)險(xiǎn)分析等更新和維護(hù);提供有助于大型建設(shè)項(xiàng)目管理過程的軟件和其他工具;提供培訓(xùn)等。
三、大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的構(gòu)建
在項(xiàng)目辦公室組建之前,首先要定義以下問題:項(xiàng)目管理辦公室建立的層次和規(guī)模;項(xiàng)目管理辦公室的預(yù)期輸出,如提供信息管理,或提供標(biāo)桿管理等;組建過程中出現(xiàn)的障礙等。然后確定PMO 的設(shè)計(jì)參數(shù)。一般大型項(xiàng)目管理辦公室的構(gòu)建有以下幾個(gè)步驟構(gòu)成: ①建立PMO 的準(zhǔn)備主要是了解組織的現(xiàn)狀,明確建立PMO 的目標(biāo)及整體的規(guī)劃; ②開發(fā)PMO 的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃主要定義PMO 的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求,定義項(xiàng)目管理的方法論框架,定義PMO 的運(yùn)作流程和建立檢查的流程和績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn); ③建立PMO主要包括員工的招募,工程項(xiàng)目管理流程、組織設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目管理的方法論、工程項(xiàng)目管理制度的選擇或開發(fā)和PMO 流程和程序的執(zhí)行。大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的組織結(jié)構(gòu)主要由PMO經(jīng)理、PMM( Project Management Methodology) 小組、PMO協(xié)調(diào)員、技術(shù)支持TS(Technology Support) 小組構(gòu)成 。
其中,PMM小組的職責(zé)是: 在識(shí)別階段負(fù)責(zé)建立大型建設(shè)項(xiàng)目管理的框架;在實(shí)施階段負(fù)責(zé)大型建設(shè)項(xiàng)目管理的運(yùn)行與維護(hù)。PMO 協(xié)調(diào)員的職責(zé):對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,保證制定的標(biāo)準(zhǔn)被執(zhí)行;對(duì)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,提出修改和建議;對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行協(xié)調(diào);維護(hù)所有大型建設(shè)項(xiàng)目的資料;見證大型建設(shè)項(xiàng)目日常管理活動(dòng)。技術(shù)支持小組的職責(zé)是:解釋管理規(guī)則;提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和模板;進(jìn)行項(xiàng)目管理軟件的培訓(xùn)等。
在PMO 組織中,人員構(gòu)成的類型是不同的。PMI對(duì)此進(jìn)行了調(diào)查[7] ,選取的隨機(jī)樣本是從PMI 的35 880個(gè)成員中抽取的243 個(gè)北美成員,其中隨機(jī)樣本中的113 個(gè)成員承認(rèn)有PMO 或具有PMO 功能的組織機(jī)構(gòu),目標(biāo)樣本從PMI 年會(huì)的官方列表中抽取96 個(gè)成員,他們承認(rèn)有機(jī)構(gòu)PMO。
因此在大型項(xiàng)目管理辦公室中,大部分人員應(yīng)該是專職的,既可以由業(yè)主方人員構(gòu)成,也可以由項(xiàng)目管理咨詢方人員構(gòu)成或者由雙方共同構(gòu)建。此外組織內(nèi)部的某些工作可以分包出去,由專家或委員會(huì)等完成。如項(xiàng)目管理軟件的培訓(xùn)、項(xiàng)目管理體系的建立等。因此,這種分包可能極端地形成虛擬的項(xiàng)目管理辦公室,即借助外腦對(duì)工程進(jìn)行咨詢支持。