作為項目經理，每周的項目進展會議是你的一個重要工具。通過把握每周項目更新狀況，我們可以處理任何重大項目。進展會議有助于：新的項目成員融入團隊；項目經理及時發(fā)現(xiàn)問題，做出修正；項目經理強調關鍵問題，提供早期指導。精明的項目經理從不把進展會議僅僅作為了解項目進度狀況的手段。他們往往在會前就已經知道了項目的進展情況。
實際上，進展會議是幫助項目經理推動項目前進的一個工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關鍵問題給團隊成員以指導。我在咨詢工作中發(fā)現(xiàn)了一些行之有效的簡單方法，它們能夠幫助你取得成功。
1、仔細關注會前準備
作為一名優(yōu)秀的項目經理，應在每次進展會議前與項目團隊中的所有重要成員進行溝通。如果對項目管理得力，你應該隨時與團隊成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項目進展會議上也不會發(fā)生意外。意外的發(fā)生會削弱你對項目的管理，并導致團隊成員對你失去信心。我通常從以下幾個方面進行準備：
詳細項目檢查：我會瀏覽一下需要在隨后的2～4周內完成的各項任務，從而了解各方面的既定進度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關系到其他任務的重要部分。仔細地瀏覽各項任務將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進你對項目中的關鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進展會議上提到的。
發(fā)現(xiàn)瓶頸：我的一部分職責就是要發(fā)現(xiàn)項目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務必記住，當你消除了一個瓶頸時，其他問題又將會成為該項目的新瓶頸。
準備關鍵問題清單：我會在關鍵問題清單上列出準備在會上與整個團隊或某個成員討論的要點。開會時，我會拿著這份事先準備好的清單。你事先準備的行為將會傳遞給整個團隊，從而促使團隊成員都在進度會議之前做準備。進度會議的長度不要超過一個小時。除整個團隊參加的會議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨參加的會議。時刻記住，不一定所有的團隊成員都得牽扯進項目的方方面面。
謹言慎行：人們對任何領導的評價總是來自于以下幾個方面：組織能力、洞察力、理解力、行動能力、決斷性、思維方式和領導力。團隊成員也在密切關注著你的一舉一動，不要低估這種影響。
2、詳細安排會議
在制定會議日程時，可以參考下述方法。
點名：開會前，讓大家知道參加會議的所有人員。這對那些通過電話參加會議的遠程團隊成員尤為重要，同時也會節(jié)約會議的時間。
及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務上的新問題：在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項目有關的新問題。在會上要盡早和團隊成員分享這些新信息，以便大家在討論項目計劃進度時會考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會上的時間，所以務必最大程度地精簡信息。
檢查項目計劃進展：按照項目計劃上的內容，讓每個團隊成員就其本周任務完成情況及接下來兩周的計劃做一簡短匯報。通過對項目計劃進展情況的檢查，你需要了解各項任務是否在按計劃進行，是否有不能按時完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團隊成員交流與項目組成員或項目任務有關的問題。對會議的管理在這一環(huán)節(jié)尤為重要，因為總有人喜歡長篇大論，以致占用了不必要的時間。
關鍵條目：完成了對項目計劃進展的檢查后，立即總結關鍵條目。你可以借此機會強調一下核心成員的重要作用，因為他們將直接影響到關鍵條目的完成。同時，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團隊成員提供一定的指導。
提問和討論時間：給團隊成員留一些時間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進行提問。這時，你又可以借機強調一下那些你在之前或會上發(fā)現(xiàn)的關鍵問題。