在中小企業(yè)內(nèi)部，不同階段PMO有著不同的管理任務(wù)和職責(zé)。中小企業(yè)，又稱中小型企業(yè)或中小企，此類企業(yè)通常可由單個人或少數(shù)人提供資金組成，其雇用人數(shù)與營業(yè)額皆不大，它是與所處行業(yè)的大企業(yè)相比在人員規(guī)模、資產(chǎn)規(guī)模與經(jīng)營規(guī)模上都比較小的經(jīng)濟(jì)單位。因此在經(jīng)營上多半是由業(yè)主直接管理，受外界干涉較少。
第一階段，提出概念，成立組織
萬事開頭難，很多組織結(jié)構(gòu)的改革由于面臨著權(quán)力的重新分配而困難重重。如果我們一開始就要建立一個全面管理項目的PMO，恐怕會遭到大家的一致反對。而且也沒有那么多的合格的項目經(jīng)理來讓大家信服。所以，應(yīng)該低調(diào)開始，提出建立PMO的概念，把PMO建立起來再說。此時的PMO，不干涉任何項目，也不需要增加人員，而使用現(xiàn)有人員兼職。這樣，阻力會非常小，那此時的PMO，又有什么用呢?
下發(fā)給各部門，所有的對外文檔，在交付客戶的同時，都要由PMO存底備份，這樣，會對以后規(guī)范項目流程打下堅實的基礎(chǔ)。
財務(wù)比較寬松的公司，可以請專業(yè)的講師對目前實際擔(dān)任項目經(jīng)理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，財務(wù)相對緊張的公司，可以找本企業(yè)項目管理實際經(jīng)驗豐富，理論也較強的員工對其他人進(jìn)行培訓(xùn)，這樣，可以提高全體的項目管理水平，同時，為PMO下一步發(fā)展在思想上鋪平道路。
注意，此時僅僅是核算，而不是對項目進(jìn)行考核，對項目考核可能每個公司都有考核方案，不要隨便改變，這里，僅僅是對項目真正的成本和收益進(jìn)行核算，總結(jié)出核算辦法。 通過這個階段的PMO運作，至少可以產(chǎn)生幾個方面的影響，文檔齊全并且不怕人走把知識也帶走，大家的項目管理水平有了提高，總經(jīng)理能夠了解到項目的成本和效益。
這階段的PMO，經(jīng)理最好由總經(jīng)理或總工擔(dān)任，人員可以抽調(diào)原有的行政人員負(fù)責(zé)文檔收發(fā)、保存等工作，抽調(diào)項目管理水平較高的人員進(jìn)行模版制作，培訓(xùn)，成本核算等工作。此時，PMO雖然已是正式機構(gòu)，但沒有正式人員，也無所謂辦公場所，條件簡陋，但可以讓大家感覺到他對公司的項目起到了一定的作用。容易獲得大家的支持和認(rèn)可。有些規(guī)模較小的公司做到這一步其實就可以了。
第二階段，建立項目管理流程，監(jiān)控及輔助項目進(jìn)行
有了第一階段的基礎(chǔ)，PMO就可以進(jìn)入第二階段。這時，應(yīng)該建立相應(yīng)的辦公場所，固定部分辦公人員，由于中小型企業(yè)中熟悉項目管理的人員較少，而且往往都擔(dān)任著重要職務(wù)，例如技術(shù)部經(jīng)理或市場部經(jīng)理等，或者在管理著比較重要的項目，所以，此時不能將他們變?yōu)镻MO的固定人員，而應(yīng)該讓他們繼續(xù)兼職但實際是PMO的核心人員。
在這一階段，PMO的主要職能包括以下幾個方面：
1、規(guī)范項目管理的流程，在總結(jié)眾多項目的基礎(chǔ)上，提出適合自己公司的項目管理流程，下發(fā)給各部門，但此時，不一定要求強制執(zhí)行。二是讓大家參考流程進(jìn)行項目管理，同時提出問題及意見。由于文檔模版是按流程設(shè)置的，所以，在執(zhí)行過程中，不會與流程有太大的偏差，但同時又有靈活性，便于修改。
2、項目管理工具培訓(xùn)，挑選適合企業(yè)的項目管理軟件，培訓(xùn)各項目經(jīng)理，讓他們能夠使用該軟件。可以從單機版過渡到網(wǎng)絡(luò)版，例如，Project2003，可以首先讓項目經(jīng)理們學(xué)會單機版的使用，隨著使用的普及，逐步過渡到全員使用網(wǎng)絡(luò)版。
3、項目過程監(jiān)控，此時只監(jiān)控，不管理，通過工具軟件的使用，PMO可以監(jiān)控到項目管理的細(xì)節(jié)，但此時，更多的是監(jiān)控項目進(jìn)展，隨時核算項目成本，PMO并不參與項目過程的管理。在監(jiān)控過程中，總結(jié)經(jīng)驗，修改項目管理的流程。