PMO 擁有很強的持續(xù)發(fā)展能力,正滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的持續(xù)改進原則。為實現(xiàn)PMO 的最佳績效,PMO 需要注意所提供支持的項目組織當(dāng)前的和演進的成熟度層次,并考慮所處不同階段來平衡自身的效果。結(jié)合組織的成熟度等級,PMO 的職能工作逐步深化。在對 PMO 績效進行研究的成果表明,當(dāng)PMO 的結(jié)構(gòu)被管理層設(shè)計成與組織的成熟度相一致時,才最有效,達到最佳績效。
內(nèi)部控制系統(tǒng)并不是一次性項目,而是一個要持續(xù)改進的動態(tài)系統(tǒng)。外部環(huán)境和內(nèi)部管理要求是不斷變化的,要實現(xiàn)管理的動態(tài)有效,內(nèi)部控制系統(tǒng)在實施過程中必須具有自我改進機制。內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的持續(xù)改進原則和實現(xiàn) PMO 最佳績效的動力研究,兩者都要求 PMO 在提升內(nèi)部控制能力成熟度時,需要采取與內(nèi)部控制能力成熟度等級相對應(yīng)的工作原則和職能內(nèi)容。
1.初始級的 PMO 職能任務(wù)
(1)初始級PMO 的提升原則
當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為初始級,在提升到簡單級過程中,PMO 的提升原則為制度化。
(2)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀
此時,企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程是一種相關(guān)文件制度不完備的隨意過程。內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中沒有可以遵循的章程文件、沒有可以參考的流程標(biāo)準(zhǔn),沒有固化的實施模式等。導(dǎo)致內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的效果很大程度取決于團隊人員的個人實施能力和經(jīng)驗。
(3)PMO 的職能活動
梳理內(nèi)部控制系統(tǒng)實施流程,形成內(nèi)部控制系統(tǒng)整體實施流程。并對關(guān)鍵的實施環(huán)節(jié)進行定義,擬定相關(guān)的制度文件。對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程進行初步簡單的定義,重點完成簡單級評價標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵內(nèi)容。
2.簡單級的 PMO 職能任務(wù)
(1)簡單級 PMO 的提升原則
當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為初始級,在提升到規(guī)范級過程中,PMO 的提升原則為規(guī)范化。
(2)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀
相對比初始級,此時內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程較為有序。內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施流程得到了初步的梳理,也形成了一些基礎(chǔ)的制度文件。但還不夠全面和完善。
(3)PMO 的職能活動
簡單級 PMO 的主要職能活動就是將內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程得到定義和集成,并形成制度。實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的所有相關(guān)章程文件、流程標(biāo)準(zhǔn)的從無到有、完備齊全。使內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程得到充分的定義,形成一種固化的管理模式。初始級時 PMO 實現(xiàn)的是內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度化,突出重點建設(shè)。而簡單級則是實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程全部環(huán)節(jié)的制度化,突出全面覆蓋。PMO 通過發(fā)揮培訓(xùn)體系、咨詢指導(dǎo)、流程制度、管理工具、過程監(jiān)控、績效考核六大職能要素,實現(xiàn)內(nèi)部控制能力成熟度等級規(guī)范級的劃分標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的關(guān)鍵活動目標(biāo),提升內(nèi)部控制能力成熟度等級。
3.規(guī)范級的 PMO 職能任務(wù)
(1)規(guī)范級 PMO 的提升原則
當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為規(guī)范級,要提升到精益級時,PMO 的提升原則為精益化。
(2)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀
此時,企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程已經(jīng)作為項目進行管理,章程文件、流程標(biāo)準(zhǔn)、工具方法等都得到開發(fā)支持。實施團隊可以按照形成的基本實施準(zhǔn)則和固化的管理模式,實施內(nèi)部控制系統(tǒng)。但僅僅是實現(xiàn)制度準(zhǔn)則的從無到有,還需要在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)精益化和全局化管理。如各個協(xié)作部門的進度計劃工具標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,導(dǎo)致內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的進度測量方式不一致,影響內(nèi)部控制系統(tǒng)整體的實施進度;內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程量化管理有待進一步加強等。
(3)PMO 的職能活動
規(guī)范級時 PMO 的主要職能工作是實現(xiàn)對內(nèi)