范圍是有效管理需求變更的唯一方法。有明確的項目范圍，我們才能夠?qū)W習及分析范圍內(nèi)的作業(yè)流程，建立系統(tǒng)的功能需求，并在開發(fā)過程中當客戶要求變動的時候有效管理我們的工作范圍，才能夠有機會按照預(yù)算在指定的時間內(nèi)完成項目的交付。PMO項目管理辦公室的相關(guān)運作能夠有效地較少IT項目過程中的變動。
過去數(shù)年常聽到一些軟件從業(yè)人員的投訴包括：“他們(客戶)基本上不知道自己的需求，怎么做他們都不滿意，功能不斷增加，如何能夠完成他們的系統(tǒng)建設(shè)?” “他們(客戶)上周說要這個功能，今天說要這個功能，為什么不全告訴我們，讓我們可以不用在開發(fā)過程中不斷更改!”一些類似的投訴只說明我們的軟件從業(yè)人員基本上沒有明白到范圍建設(shè)的重要性，而且未能在項目啟動前把項目范圍建立起來。
軟件開發(fā)項目從開始到今天，一直以來客戶都不能夠告訴我們需要哪些功能，他們只能告訴我們系統(tǒng)需要完成哪些目標。功能需求并不是客戶或用戶提供，是系統(tǒng)分析員在理解目前的人工作業(yè)后分析出來的結(jié)果。20世紀70 年代的項目多以部門單獨運營為主，自動化的目的是提升部門本身的運營效率進行系統(tǒng)建設(shè)。到80 年代，企業(yè)高層開始體會企業(yè)中的數(shù)據(jù)分散在不同的部門或子公司的部門中。
哪些數(shù)據(jù)是最新的?哪些是最準確的?應(yīng)該采用哪個部門的數(shù)據(jù)做決定呢?如何整合這些數(shù)據(jù)，如何獲得即時的數(shù)據(jù)，如何利用當時的區(qū)際網(wǎng)絡(luò)(AreaNetwork)，客戶/服務(wù)端(Client/Server)，遙程存取(Remote‐Access)數(shù)據(jù)庫(Data Base)等科技來更有效提升企業(yè)的運營效率呢?這些問題提供軟件開發(fā)項目進行系統(tǒng)集成及數(shù)據(jù)分享的工作，最終的目的還是環(huán)繞原來自動化提升企業(yè)(不單是70 年代提升部門)的整體運營效率為主要目標。
功能需求與業(yè)務(wù)流程直接相連的，理解了業(yè)務(wù)流程，便能夠建立有關(guān)的功能需求，利用科技完成有關(guān)工作，提升運營效率，減低業(yè)務(wù)部門有關(guān)工作量和工作人員的需求。
系統(tǒng)建設(shè)不是依據(jù)客戶的需求而建設(shè)，是依據(jù)如何達到項目最終目的和項目的最終交付而建設(shè)。需求不是客戶或用戶提供，是我們作為一個專業(yè)人員依據(jù)我們要開發(fā)的項目目標(如何達到)和項目的最終交付而制定出來的結(jié)果。沒有項目范圍，我們便不能建立有關(guān)系統(tǒng)的功能。沒有項目范圍，我們便不能控制任務(wù)的工作量，不能預(yù)估完成日期并按時完成。