我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異(差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等)則常被稱為項目。 對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標志，一是合同款全額收回，這標志著企業(yè)本身的項目目標已達到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應，這標志著用戶的項目目標也達到了。要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負責這個項目運作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術(shù)部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。
那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢?按照項目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
1、合同的管理
(1)正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的?，F(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
(2)保密性。這個至關(guān)重要，合同的復印，借閱等應遵循相關(guān)規(guī)章制度。
(3)變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人?！?/span>
(4)收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。
2、項目信息的起草與發(fā)布
(1)立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導發(fā)布關(guān)于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導層可能關(guān)注于項目的目標和合同額。財務部門可能只關(guān)注于項目用錢的日期和合同號等。
(2)實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問題等。
(3)項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關(guān)心的問題，可能會每周向主要相關(guān)的人通報。
3、項目的跟蹤與預警
這可能是項目管理辦公室的最主要的職能之一。它包括項目計劃的索取，跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。
(1)項目計劃的索取。一旦項目立項之后，那么項目經(jīng)理就會制定一份項目計劃書，這一份項目計劃書可能很粗糙，但必須包括幾項最重要的東西，即項目主要交付成果，項目的里程碑，完成的時間，預算的成本，主要的項目成員。由于這幾項就有了跟蹤的依據(jù)。
(2)實時跟蹤項目的進行。根據(jù)項目的緊急程度，制訂跟蹤周期。對于時間比較長的項目可能一個月檢查一次，對于時間比較短的，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項目經(jīng)理、財務和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。
(3)當項目已經(jīng)超時或者超支或者接近這一狀態(tài)時應及時通知相關(guān)人員。
(4)一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要。如原來負責本項目市場人員的離職，項目團隊的解散，項目經(jīng)理的更替，項目從一個部門轉(zhuǎn)移到另一個部門，客戶的項目經(jīng)理的變