PMO在組織中的具體的角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說哪一種方式是最佳的，它需要會根據(jù)組織的具體特點(diǎn)和組織的結(jié)構(gòu)形式不同而有所差異，另外，也需要根據(jù)組織發(fā)展的不同階段，進(jìn)行不同的定位。
項(xiàng)目管理是保證項(xiàng)目被正確的執(zhí)行，而項(xiàng)目群管理是保證正確的項(xiàng)目被執(zhí)行。什么是項(xiàng)目群管理呢?它可以被定義為：在一組項(xiàng)目中，應(yīng)用一系列的知識、技能、工具、和技術(shù)以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。它是在回答，我們應(yīng)該選擇什么，應(yīng)該放棄什么的問題?它需要實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術(shù)需求之間的平衡。
在高層次的項(xiàng)目群管理中，還包括編制候選項(xiàng)目目錄，開發(fā)用于多個項(xiàng)目選擇時的選擇和評分的標(biāo)準(zhǔn)，采用直觀的顯示、比選模型方法分析的方法來確認(rèn)和平衡多個項(xiàng)目。在建立好了PMO之后，就需要讓PMO能夠按照預(yù)定的權(quán)限和流程進(jìn)行運(yùn)作，在運(yùn)作的過程中，應(yīng)該掌握以下技巧：
* 應(yīng)該使項(xiàng)目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。
* 能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項(xiàng)目管理的價值。這些人是PMO運(yùn)作的利益關(guān)系者，只有這些人的真正支持，才能夠配合PMO的運(yùn)作，達(dá)到PMO的作用。
* 能夠在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來審視項(xiàng)目。
* 能夠平衡其作為項(xiàng)目控制和項(xiàng)目支持角色之間的關(guān)系。PMO的目的是為了保證項(xiàng)目實(shí)施的成功，而不是實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目人員和項(xiàng)目決策的控制機(jī)構(gòu)。因此PMO不應(yīng)該作為政策的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)，來管制項(xiàng)目的執(zhí)行。應(yīng)提供給項(xiàng)目經(jīng)理一些可以使項(xiàng)目成功的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)見性的去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問題，來配合項(xiàng)目經(jīng)理成功完成項(xiàng)目。
* 可以根據(jù)情況，進(jìn)行項(xiàng)目群管理，保證項(xiàng)目是按照最優(yōu)化的方式來安排和選擇，能進(jìn)行項(xiàng)目優(yōu)先等級的排序，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。
* 重視培訓(xùn)和教育的作用。PMO應(yīng)該為項(xiàng)目管理和實(shí)施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項(xiàng)目管理水平。
* 應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通?？梢圆捎枚ㄆ诘慕?jīng)驗(yàn)交流會、研討會、問題解決會、時事通訊、富來兒(FLYERS——Fun Loving Youth En Route to Success)等多種形式，來加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理間的溝通，提高項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。
* 重視知識管理。PMO應(yīng)該收集和管理項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的決策依據(jù)和項(xiàng)目執(zhí)行的參考。
* 持續(xù)改進(jìn)。應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有方法論、流程、制度的應(yīng)用情況和反應(yīng)出來的問題，對其進(jìn)行改進(jìn)。這個過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時需要與其他組織進(jìn)行比較(基準(zhǔn)比較)，發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。
下面我列舉一些PMO實(shí)施失敗的公司的經(jīng)驗(yàn)，供大家參考：PMO的人員技能差;不清楚怎么算是成功;;缺乏執(zhí)行流程的管理層支持;目標(biāo)太高;缺乏資金的支持沒有區(qū)分清楚內(nèi)部和外部的焦點(diǎn)。在實(shí)施PMO時，上述事項(xiàng)是大家必需關(guān)注的。另外還有一些可能會導(dǎo)致運(yùn)作失敗的內(nèi)容，也不容忽視。