對于一個項目來說，能夠找到合適的人選是至關重要的，合格的人才必須既有綜合管理才能，又有技術知識，還要具有適合做這項工作的性格。隨著越來越多的組織以項目的方式開展工作，對項目經(jīng)理的需求也隨之增加。而且，項目經(jīng)理必須根據(jù)項目的需要隨時到位開展工作。
1、項目辦公室的職責
項目辦公室的一項重要職責就是滿足其所在組織對項目經(jīng)理的需求以實現(xiàn)組織的價值。這些項目經(jīng)理應該能夠：擔當組織的內(nèi)部咨詢專家和顧問;提供即時培訓;協(xié)助制訂組織應采用的項目管理標準和方法。
除了提供上述這些支持服務外，項目經(jīng)理還必須能夠運作項目。如果一個機構的業(yè)務是開發(fā)軟件，項目經(jīng)理必須有能力管理軟件開發(fā)項目;如果一個公司的業(yè)務是修建橋梁，項目經(jīng)理則必須能夠組織并負責開展橋梁建設工作。
2、人事管理的要求
項目辦公室要想滿足組織對項目經(jīng)理的不斷增長的需求，就必須具備人力資源開發(fā)能力。也就是說，它必須有人事職能。這就要求項目辦公室做以下工作：明確各項工作所需的技能;確定能夠勝任某項工作的人選;適時分配適當?shù)娜瞬?/span>;幫助組織獲得所需的項目經(jīng)理;評估項目經(jīng)理的能力。
3、確定技能需求
當項目辦公室收到要求提供合格的項目經(jīng)理的申請時，它首先必須能夠確定該項工作所需的技能，這些技能包括技術與管理兩個方面。例如，對于一個數(shù)據(jù)庫建設的項目，是否需要項目經(jīng)理具備豐富的數(shù)據(jù)庫建立的實際操作經(jīng)驗?如果是一個在過去幾年中一直沒有發(fā)生變化的標準數(shù)據(jù)包的基礎應用項目，是否可以由一個非技術人員管理?
項目辦公室還必須能夠明確項目所需的“軟技術”，某項目是否需要一個有成熟的領導才能的人擔任該項目經(jīng)理?是否需要良好的談判能力?是否需要具備標準的項目管理計劃編制和預算分析能力?
4、確定具體項目所需的人選
當項目辦公室收到了派一名合格的項目經(jīng)理去運作一個項目請求時，項目辦公室應該有能力審閱一份侯選人名單并從中找出最適合該項目的人選，這就意味著項目辦公室需要開發(fā)一個數(shù)據(jù)庫，列出本組織中所有項目經(jīng)理的資歷。
挑選合適的人選意味著找到既有管理才能又有技術技能的人才。研究表明，最好的項目經(jīng)理具備以下所列的大部分素質(zhì)：能夠理解人們的需求;重視細節(jié);對項目有強烈責任心，愿意根據(jù)工作需要為項目付出努力;有能力處理挫折和失望以及不明確的問題;明確組織的目標;目標導向并充滿熱情;具有扎實的商務技能，包括成本意識;具備良好的談判技能;政治上成熟，知道如何影響他人。
5、適時分配適當?shù)娜瞬?/span>
分配人力資源的時間把握非常重要。即使把愛因斯坦派到一個項目去，如果他比要求去的時間早來一周或遲到一周，他也不會給項目組帶來多大的幫助。為了使資源能夠及時分配到位，項目辦公室必須在幾個方面做到高效運行。例如，它必須充分掌握項目進度，確切地了解何時需要項目經(jīng)理，項目經(jīng)理是否應該在項目明確承諾之前就派到項目上以及項目可交付成果已轉(zhuǎn)交給客戶后項目經(jīng)理是否應繼續(xù)留守一段時間，以確保從項目階段向運行階段的順利過渡。
項目辦公室必須善于幫助項目經(jīng)理從多項工作的時間需求中解脫出來。如果優(yōu)秀的項目經(jīng)理稀缺，他們必然會因同時