在90年代后期，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作中統(tǒng)一管理的需要變得越來越明顯，PMO隨之大量地出現(xiàn)。不論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來說，PMO都被證明是理想的選擇。因?yàn)楣拘枰⒁粋€(gè)可以執(zhí)行商業(yè)策略的理想環(huán)境，PMO實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)，它對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評(píng)估和排序，然后對(duì)他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。無論是旅游公司、銀行還是投機(jī)性的投資公司，他們的項(xiàng)目管理辦公室(PMOs)都是相似的。他們都存在一個(gè)相同的問題：項(xiàng)目經(jīng)理不能提供足夠的洞察力和控制其管理程序正常進(jìn)行。這些問題加起來，便導(dǎo)致公司的整體性能和生產(chǎn)力的步伐放緩。
研究表明，具有較強(qiáng)項(xiàng)目管理辦公室能力的公司50%以上會(huì)及時(shí)扭轉(zhuǎn)局勢。另一方面，沒有強(qiáng)大PMO框架的項(xiàng)目一般會(huì)脫離原來的預(yù)期。這意味著今天使用的項(xiàng)目管理辦公室并沒有很好的服務(wù)他們本身的目標(biāo)。用戶可以對(duì)它自動(dòng)訪問任意次數(shù)，也意味著在應(yīng)用程序端有顯著的改善空間。困難的是，企業(yè)有這么多的移動(dòng)部門，他們可能無法識(shí)別微弱的PMO為核心的來源問題。擁有一個(gè)強(qiáng)大的，積極主動(dòng)的項(xiàng)目管理工具，可以從根本上提高程序的效率和財(cái)務(wù)的正常。
以下是兩個(gè)技巧，幫助公司尋找合適的 PMO 解決方案，能夠很好跟蹤和管理他們的項(xiàng)目。
1、易用性和項(xiàng)目跟蹤支持
PMO程序啟動(dòng)作為一項(xiàng)基本的工具集，用于跟蹤工作流、財(cái)務(wù)信息、資源和依賴關(guān)系。應(yīng)給予項(xiàng)目經(jīng)理修改應(yīng)用程序的能力。可用的各種視圖能主動(dòng)提供數(shù)據(jù)，深入洞察各重要階段。實(shí)施整套工具集，可能需要幾個(gè)星期，特別是如果在不同的時(shí)區(qū)來管理多個(gè)辦事處。我們的一個(gè)客戶，一家大型金融機(jī)構(gòu)，在當(dāng)?shù)夭]有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的PMO，但該公司有令人關(guān)注的，多數(shù)據(jù)流的程序，迫切需要一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室。結(jié)合我們提供的PMO解決方案加速器，客戶建立新PMO流程的第一階段才花費(fèi)了數(shù)天，而不是幾個(gè)月，便可以馬上推出應(yīng)用程序，并根據(jù)他們需求的增長來調(diào)整它。
2、項(xiàng)目規(guī)劃支持和實(shí)時(shí)分析
這個(gè)特定的客戶應(yīng)用程序的目的是幫助項(xiàng)目經(jīng)理(PM)管理出現(xiàn)的問題。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠看到上個(gè)月、當(dāng)前月和2個(gè)月之前交付的成果。它還允許他們不相互依賴，因此他們可以看到哪個(gè)特定的組件，在工作流后臺(tái)運(yùn)行。可定制的儀表板很容易看到相互依存流的數(shù)據(jù)流延遲所帶來的影響。當(dāng)PM向上級(jí)報(bào)道，及保持其他部分項(xiàng)目在正常運(yùn)行的軌道上時(shí)，這個(gè)信息是至關(guān)重要的。
總之，如何成功運(yùn)作PMO是一項(xiàng)非常復(fù)雜和專業(yè)的工作，需要企業(yè)和其員工長期努力，在一個(gè)以項(xiàng)目為基礎(chǔ)開展工作的企業(yè)內(nèi)部，PMO的建立是勢在必行的。