在項目管理中，溝通同樣占據(jù)非常重要的位置，在項目的實際運行中，溝通占用了大量的時間，通常項目經(jīng)理花在這方面的時間占據(jù)全部工作的75%-90%。不僅可以減少沖突，協(xié)調(diào)多方關(guān)系，構(gòu)建融洽的團隊氛圍，溝通效率的高低還直接影響項目的成敗，只有項目信息及時準確得傳遞給相關(guān)人，并被相關(guān)人正確理解，項目目標才有可能實現(xiàn)。只有良好的溝通，項目經(jīng)理才能夠獲取到足夠的信息、第一時間發(fā)現(xiàn)項目問題，進而控制好項目的各個方面。
據(jù)統(tǒng)計，有70%以上的失敗項目，不是因為計劃不周詳，也不是控制不到位，而是因為項目某些資源無法及時、充足利用，這直接與溝通不利有關(guān)。項目溝通是確保項目團隊的相關(guān)信息能及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。要想提升項目的成功率，管理好項目溝通至關(guān)重要。如何做好項目的溝通管理呢?小編認為，可以從以下幾個方面入手。
制定溝通計劃。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，與項目啟動前要制定項目計劃一樣，項目溝通管理也需要預(yù)先制定溝通計劃，明確項目干系人信息交流和溝通的要求，包括與誰溝通、什么時間溝通、溝通內(nèi)容以及溝通方式等等。
注重溝通效果的反饋。溝通并不是將信息傳遞給接收者就大功告成了，若信息接收者未能很好得理解溝通的信息，溝通也是失敗的。項目的溝通管理，要能夠注重溝通效果的反饋，確保信息接收者完完全全“消化”了信息。
溝通渠道要多樣化。項目運行是非常復(fù)雜的一項工程，為確保溝通順暢，必須能夠允許多種不同的溝通渠道，如口頭溝通、書面溝通，書面溝通又有規(guī)范化的互動，如一些年度報告、績效考核表等，非規(guī)范化的互動，如郵件溝通、論壇等等，滿足到不同人不同情境下的溝通需求。
要主動溝通。項目溝通中最避諱的便是被動溝通，作為項目成員，要有溝通的自覺性，主動將工作開展情況向上匯報，而不是等到項目經(jīng)理詢問才匯報。主動溝通，不僅能夠建立團隊成員積極主動的形象，更重要的是能夠盡早發(fā)現(xiàn)項目存在的問題，找出解決方案。
一般的項目管理系統(tǒng)，都對項目的溝通進行全面而深入的管理，上線項目管理系統(tǒng)，可以有效地提高溝通效率，提升項目管理效益。然而，這也僅僅是在溝通信息傳遞過程中進行管控，若溝通信息在源頭上便是不準確的、不實時的，那么信息傳遞得再好，溝通的最終結(jié)果也是徒勞無功。
如何通過項目管理系統(tǒng)令項目數(shù)據(jù)得到實時真實反映，從而更好地監(jiān)督項目過程?8thManage PPM 不僅提供自動預(yù)警與通知、自動生成與遞交每周進度報告、即時聊天功能、研討論壇、現(xiàn)狀調(diào)查等智能機制來有效管理項目溝通，最大程度地確保溝通信息在源頭上的準確性和實時性，幫助項目減少誤解，提高團隊合作效率以及項目的成功率。在項目信息的實時性和準確性上方面，其直通式處理模式通過實時記錄及審計跟蹤，盡早檢查數(shù)據(jù)輸入的錯誤，并實時地發(fā)出預(yù)警。