對于房地產(chǎn)企業(yè)而言,為了持續(xù)保持和提升企業(yè)競爭力職業(yè)競爭力的塑造與提升,設(shè)立項目管理辦公室(project management office,簡稱pmo)并恰當?shù)匕l(fā)揮其職能作用,是不錯的組織設(shè)計選擇。PMO的引入,主要是為了加強對項目的“企業(yè)級管理”,它不是試圖去替代項目部或項目公司的管理,而是超越各項目之上,在企業(yè)內(nèi)部形成企業(yè)級的項目管理能力。
企業(yè)級項目管理包括至少以下一些內(nèi)容:一是形成、統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部項目管理的方法論,包括形成統(tǒng)一的項目管理工具、模板及流程;二是就項目管理的知識和技能,對項目(總)經(jīng)理進行支持,包括培訓(xùn)、指導(dǎo)和咨詢建議;三是站在企業(yè)的角度,對項目目標、重要節(jié)點進行設(shè)定,并持續(xù)進行跟蹤、督導(dǎo)和階段性結(jié)果管理;四是在項目和后臺專業(yè)支持、資源保障部門之間建立協(xié)同平臺,以便在項目過程中獲得必要的支持和保障;五是對多個項目(項目群)實現(xiàn)項目組合管理,如項目優(yōu)先級管理、項目間資源共享和經(jīng)營協(xié)同等;六是組織對項目績效的評估和考核;七是組織對項目管理經(jīng)驗的總結(jié)、提煉和知識管理。
在引入pmo之前,對項目的企業(yè)級管理并非完全是空白。實際上或多或少會有一些相關(guān)的機制在運行,如計劃運營部門的設(shè)立、總經(jīng)理辦公會或跨部門協(xié)調(diào)會、項目后總結(jié)評價機制等,都分別擔當著一定的企業(yè)級項目管理的職能。pmo的引入旨在將這些工作更加系統(tǒng)化、例行化,從而使企業(yè)級項目管理提升到一個新的高度。房地產(chǎn)企業(yè)引入pmo沒有固定的模式,組織設(shè)計的柔性較大,總的來看,要注意三個問題:
第一,pmo核心機構(gòu)的建立。從pmo的理念來看,pmo宜設(shè)在超越項目之上的上一級管理機構(gòu),如公司總部或區(qū)域總部,其地位至少與同級別的專業(yè)管理、資源保障部門相當或稍高。實際中也有pmo會議+常設(shè)機構(gòu)的做法(如龍湖地產(chǎn)),其用意也是在提高pmo的定位,以便于pmo有足夠的權(quán)威開展工作。
第二,pmo的職能賦予問題。pmo的職能賦予應(yīng)當循序漸進,先從基本職能、比較容易實現(xiàn)的職能入手:如項目管理工具、模板的設(shè)計和推廣,對項目經(jīng)理進行培訓(xùn)和項目管理實務(wù)支持,對項目計劃運營、項目績效的綜合管理,對項目運營過程的跟蹤和監(jiān)控,有關(guān)項目管理的經(jīng)驗積累和知識管理等,對這些職能的歸屬較為明確,可以先行開展、逐步完善。而有的職能如多項目之間協(xié)調(diào)和平衡等,盡管其作用非常重要,但牽涉到跨部門、跨系統(tǒng)之間的綜合協(xié)調(diào),需要較高的管理權(quán)威才能達成,對于這些職能工作,pmo可以做一些信息匯集、分析、方案建議以及決策之后的督導(dǎo)等工作,而決策過程還需借助更高的組織機制,如總經(jīng)理辦公會或項目運營協(xié)調(diào)會才能實現(xiàn)。
第三,pmo的工作機制銜接問題。pmo在企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中相當于一個職能部門,但是其承擔的職能中,有相當一部分是需要跨部門、跨系統(tǒng)協(xié)調(diào)的,其中大部分又是超越其授權(quán)決策范圍的。這就決定了pmo的工作開展必須借助更高一級的組織權(quán)威,如總經(jīng)理辦公會、跨部門協(xié)調(diào)會等。pmo的引入使得原本就有的會議和協(xié)調(diào)機制更加有效,反過來,pmo只有充分借助已有的會議和協(xié)調(diào)機制方能有效的開展工作。也就是說,pmo和已有的會議、協(xié)調(diào)機制并不是互相替代的關(guān)系,而是相輔相成,共同結(jié)成一個以pmo為組織保障的企業(yè)級項目管理體系。
由于pmo特有的部門定位,使得其有可能發(fā)揮優(yōu)勢,承擔某些擴展職能,如作為項目(總)經(jīng)理的“黃埔軍?!?,作為項目前期介入者,參與項目前期的論證和策劃工作,抑或是作為項目管理的“機動小分隊”,臨時委派到項目團隊中去任職等等?,F(xiàn)實中可能還有一種傾向,把pmo理解為某種無所不包的綜合管理部門,什么行政
辦公室的職能,甚至還有某些專業(yè)管理部門的一些職能,如成本監(jiān)控等,也包括在pmo的職能里面,結(jié)果可想而知,不利于pmo提升其最核心的企業(yè)級項目管理能力。