一份研究報告指出，盡管企業(yè)在項目開發(fā)上投入了大量的時間和精力，將項目成功率提高到了34%，但卻依然有15%的項目以失敗告終，51%的項目面臨著種種問題。項目失敗的案例不勝枚舉，其原因也不一而同，但大部分是由于缺乏長期的需求遠見，造成企業(yè)無法看清三個月或六個月之后的需求，導(dǎo)致差強人意的項目計劃，無法掌握關(guān)鍵的從屬關(guān)系，難以定義項目關(guān)鍵階段和分配項目資源。
雖然開發(fā)一套軟件流程改善程序需要耗費大量的財力和時間，但研究表明，其成果在改善推向市場的時間、生產(chǎn)力、軟件質(zhì)量上所獲得的回報遠遠超過了所投入的成本。其中，建立項目管理中心(PMO)是第一步，它可以改善以下三個方面：項目、程序和組合管理的最佳實踐; 加速推向市場的時間(time-to-market); 通過具有成本效益的方式來提高活動質(zhì)量。
1、啟動你的PMO
第一步是通過建立PMO來判別企業(yè)的需求。比如通過項目管理協(xié)會(PMI)所定義的PPM和PMO框架來檢驗項目中各方面的關(guān)鍵流程、定義組合和程序管理。
這類框架分為三個層級(項目、程序和群組)，每一個層級都可以被分割成12個流程群(比如項目啟動、項目計劃等)。 流程群總共由92種流程組成，而這些流程牽涉到9個方面的知識管理(比如規(guī)模、成本、時間、資源等)。譬如，項目管理協(xié)會的流程或組件就包含了項目章程、項目計劃、工作細分結(jié)構(gòu)(WBS)和成本預(yù)算。此外，你還須判別哪種類型的管理辦公室(項目、程序或組合)最適合你的需求。在某些情況下，你甚至需要三管齊下來決定企業(yè)的需要。以下就是三種管理辦公室的定義：
項目管理辦公室通過一個明確定義的起始和結(jié)束點來管理臨時的工作。項目管理辦公室能幫助開發(fā)團隊通過已有的最佳實踐在限定的預(yù)算內(nèi)準時完成項目，同時確保已完成的項目或產(chǎn)品符合參與者的要求。
組合管理辦公室管理著一系列的項目，檢查它們是否達到了預(yù)定的商業(yè)目標。 譬如，一家零售商需要通過互聯(lián)網(wǎng)獲取500萬名新客戶。在這種情況下，項目組合可以由支持建立網(wǎng)絡(luò)知名度的共同戰(zhàn)略互動的電子商務(wù)活動組成。組合管理辦公室的關(guān)鍵目標包括針對商業(yè)目標來調(diào)整項目組合與服務(wù)，并管理風險。
程序管理辦公室管理著一些列的項目或組合。程序管理辦公室的任務(wù)通常是提供理想的資源組合，并達到經(jīng)濟規(guī)模。
為了判別哪種管理辦公室最適合你的需要，你應(yīng)當去分析每個PMI流程對你企業(yè)的重要性。比方說，如果你的當務(wù)之急是改善項目成功率，那么可以考慮從項目管理辦公室開始入手。如果你的當務(wù)之急是需要了解你的資金都被用到了哪里，那么可以考慮從組合管理辦公室入手。你的需求分析結(jié)果將會指引你判別哪一種辦公室最適合你的企業(yè)。 此外，雖然人們常常從項目和程序管理辦公室入手，但這并不表示每家企業(yè)非得照搬不誤。
2、定義企業(yè)的成熟度
PMO需要在相對較短的時間內(nèi)展現(xiàn)清晰可見的價值，這一點非常重要。因此，你必須建立一套基準來制定一個能夠快速測量PMO價值的流程。你可依照行業(yè)標準最佳實踐(比如那些由PMI所定義的PPM和PMO框架)來設(shè)定基準，并評估你的企業(yè)。
你可以通過一套1到4級的能力標度(積極、有效、快速響應(yīng)和業(yè)務(wù)驅(qū)動)來