1項(xiàng)目概況
江西某高校為了響應(yīng)國(guó)家信息化號(hào)召，決定開(kāi)發(fā)一個(gè)校務(wù)通管理平臺(tái)。校務(wù)通管理是對(duì)學(xué)校教務(wù)和教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行綜合管理的平臺(tái)系統(tǒng)，是一個(gè)學(xué)校和地區(qū)教育信息化的基礎(chǔ)信息平臺(tái)，它要完成管理層、教師、學(xué)生、家長(zhǎng)等日常工作、學(xué)習(xí)、管理、咨詢等任務(wù)。建設(shè)的總目標(biāo)是爭(zhēng)取建立一個(gè)高校資源一體化和標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校信息資源的高度共享和充分利用，提高學(xué)校工作效率規(guī)范學(xué)校的工作流程，便利校內(nèi)外的交流，實(shí)現(xiàn)高校業(yè)務(wù)電子化、服務(wù)規(guī)范化，提高高校競(jìng)爭(zhēng)力。該項(xiàng)目規(guī)模龐大，包括通用功能和學(xué)校日常管理功能。通用功能包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、bbs、人事管理等功能，學(xué)校日常管理包括招生、教務(wù)管理、學(xué)生管理、教師輔助管理等。牽涉的項(xiàng)目干系人眾多，有省高招辦、考生家長(zhǎng)、考生、教師、學(xué)生等等。
2軟件項(xiàng)目溝通重要性
軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目管理目的是為了使得項(xiàng)目能夠在預(yù)定的時(shí)間、成本、范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)定的質(zhì)量。項(xiàng)目管理涉及到成本管理、時(shí)間管理、范圍管理等目標(biāo)性管理，同時(shí)還牽涉到質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理、溝通管理、人力資源管理、集成管理，但是由于軟件項(xiàng)目的特殊性，軟件項(xiàng)目和其他項(xiàng)目相比有很多的不同，軟件是邏輯實(shí)體，本質(zhì)上無(wú)形、看不見(jiàn)、難監(jiān)控，軟件的質(zhì)量問(wèn)題基本上是人為差錯(cuò)引起的。而有效溝通也是防止人為差錯(cuò)的一個(gè)重要因素。此外，項(xiàng)目管理中的時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)也很大一部分工作是與人的溝通，所以應(yīng)該在軟件開(kāi)發(fā)中高度重視溝通管理。
PMBOK指南把項(xiàng)目溝通管理定義為一個(gè)包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣?、搜集、傳播、存?chǔ)檢索和最終處置項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關(guān)鍵聯(lián)系。
在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，溝通一直是一個(gè)比較大的困難。通常，溝通的主要目的是為了解決下列問(wèn)題：
●讓項(xiàng)目成員準(zhǔn)確地了解執(zhí)行項(xiàng)目的具體方法；
●讓項(xiàng)目成員清楚地知道項(xiàng)目的整體計(jì)劃以及每個(gè)成員在項(xiàng)目中所承擔(dān)的具體任務(wù)；
●讓項(xiàng)目組成員獲得完成其工作所需的必要幫助；
●項(xiàng)目經(jīng)理能夠清晰、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況以及每個(gè)成員的工作進(jìn)度；
●項(xiàng)目計(jì)劃的必要變更可以及時(shí)地讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員了解；
●項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)可以被準(zhǔn)確地收集并統(tǒng)計(jì)匯總作為決策參考。
3軟件項(xiàng)目溝通中存在的問(wèn)題及對(duì)策
1）被動(dòng)式、應(yīng)付式溝通，隨意而行、混亂無(wú)序。原因是沒(méi)有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。解決措施：建立溝通管理計(jì)劃。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目相關(guān)人員的信息和溝通需求：誰(shuí)需要什么信息、什么時(shí)候需要、怎么獲得、選擇的溝通模式。
2）質(zhì)量保證人員和開(kāi)發(fā)人員溝通往往存在敵對(duì)情緒。原因質(zhì)量保證人員的工作是發(fā)現(xiàn)程序中的問(wèn)題，并且質(zhì)量保證人員可以越級(jí)上報(bào)開(kāi)發(fā)人員的錯(cuò)誤，這樣使得質(zhì)量保證組和開(kāi)發(fā)組有一種天然的對(duì)立情緒。解決措施：質(zhì)量保證人員應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)工作的性質(zhì)，采取妥當(dāng)?shù)姆椒?。在開(kāi)始前，要與項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員交流，耐心協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目組人員，確認(rèn)相應(yīng)的規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，要及時(shí)和項(xiàng)目經(jīng)理溝通，爭(zhēng)取合理解決問(wèn)題，不要輕易上報(bào)，因?yàn)檩p易上報(bào)會(huì)產(chǎn)生不和諧的因素。此外在溝通時(shí)，可以質(zhì)量保證組和開(kāi)發(fā)組都選出一個(gè)擅長(zhǎng)溝通的人，通過(guò)他們進(jìn)行間接溝通。
3）會(huì)議過(guò)多、冗長(zhǎng)。原因會(huì)議溝通是一種非常有效的溝通方式，團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通時(shí)過(guò)多采用會(huì)議的形式。解決措施：建立例會(huì)制度，放棄可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議，在會(huì)議之前事先應(yīng)明確會(huì)議議程和討論的問(wèn)題，可以讓參會(huì)人員提前做準(zhǔn)備；在會(huì)議之前將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)人員。對(duì)于需要有背景資料支持的會(huì)議，應(yīng)事先將資料發(fā)給參會(huì)人員，以提前閱讀，直接在會(huì)上討論，可以有效地節(jié)約會(huì)議時(shí)