德國將軍Carl von Clausewitz的名言說：“沒有計(jì)劃會在與敵人的第一次交鋒中獲勝”。雖說你的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)不是敵人，但理論是一樣的：有計(jì)劃并不意味著人們會使用這一計(jì)劃。結(jié)果是你認(rèn)為他們會使用，或者是你不必不斷地調(diào)整和適應(yīng)。
一天晚上我在與一群項(xiàng)目經(jīng)理們談?wù)撍麄兊倪h(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)，突然想起一個(gè)關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通的計(jì)劃。他們大聲說：“你們必須有一個(gè)過程！”項(xiàng)目經(jīng)理們本身就是一個(gè)很大的過程。我問他們中多少人有一個(gè)真正的、正式的和書面的團(tuán)隊(duì)溝通計(jì)劃。他們大多數(shù)人舉起了手。我會慈悲地假設(shè)他們都不好意思決絕承認(rèn)他們沒有計(jì)劃。
然后我問他們中有多少人覺得他們堅(jiān)持了這一計(jì)劃，請將手放下。然后我問他們的計(jì)劃中有多少是和創(chuàng)造計(jì)劃時(shí)一樣的。最后只剩下一兩只手還舉著。溝通計(jì)劃就像普魯士的防御策略一樣是一項(xiàng)嚴(yán)峻和現(xiàn)實(shí)的工作。
鑒于這次討論，我們想了一個(gè)能讓團(tuán)隊(duì)溝通計(jì)劃落實(shí)并能夠在現(xiàn)實(shí)中存活的準(zhǔn)則：
讓團(tuán)隊(duì)成員一起制定計(jì)劃并且執(zhí)行它。自上而下的計(jì)劃注定要失敗。讓團(tuán)隊(duì)成員說出對他們來說什么是最重要的，獲得他們的承諾是建立信任的關(guān)鍵，并確保覆蓋到真正重要的東西。很好的一個(gè)例子就是響應(yīng)時(shí)間。說“12小時(shí)內(nèi)返回所有信息”是一回事，“當(dāng)你留言時(shí)，確定出優(yōu)先事項(xiàng)，這樣人們可以優(yōu)先處理優(yōu)先事項(xiàng)”卻是另一回事。在任何計(jì)劃中重要的事情先處理都是一件好事。
將它張貼到大家都能看到并且可以不斷參考的地方。溝通計(jì)劃需要適當(dāng)?shù)慕⒉⑶野l(fā)布，但仍然需要你以一個(gè)團(tuán)隊(duì)的方式執(zhí)行它。如果人們利用好了，團(tuán)隊(duì)就會獲得成功。如果它在某一事例中失敗了，問問團(tuán)隊(duì)成員為什么會失敗并且明確這是一次性的問題還是存在更大的問題。
如果人們沒有在使用這個(gè)計(jì)劃，找出原因?，F(xiàn)在，一個(gè)計(jì)劃在一個(gè)具體的例子中失敗有諸多原因。可能人們分心了，忘記回答那一問題了。也許他們在外地，忘記告知他們的狀態(tài)了。也許那個(gè)分享系統(tǒng)令人感到很痛苦，他們不知道如何使用。如果是“人”的問題，立刻對他們進(jìn)行指導(dǎo)。如果是系統(tǒng)或設(shè)備的問題，盡快修好它并向團(tuán)隊(duì)展現(xiàn)你對成功的承諾。強(qiáng)制執(zhí)行適得其反的規(guī)則或者無視物理定律可能會破換團(tuán)隊(duì)士氣。或許需要調(diào)整的是團(tuán)隊(duì)計(jì)劃而不是人。
當(dāng)選擇一項(xiàng)技術(shù)的時(shí)候，要記住結(jié)果。技術(shù)對于遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)來說很重要，但前提是它能幫助工作很好地完成。當(dāng)你決定使用什么樣的工作開展你的計(jì)劃時(shí)，要以需要做的工作為開始?！拔覀冃枰焖僭L問到該文件的最新版本，那么就用分享文件”是一個(gè)好主意?！拔覀冇幸粋€(gè)新的文件分享系統(tǒng)，那么就要學(xué)習(xí)如何使用”是同樣的想法，但對于IT以外的人來說就像是廢話。如果一個(gè)工具不能幫助工作完成，找到不起作用的原因。是它沒有起作用嗎？因?yàn)橛屑夹g(shù)原因人們才沒有使用它嗎？他們需要更多的訓(xùn)練嗎或者是你必須強(qiáng)制規(guī)則執(zhí)行嗎？
修改政策。整個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該定期討論什么起作用了，什么需要調(diào)整、修改或者取消。頻率主要取決于計(jì)劃是否起作用，但至少一年要討論一次。技術(shù)在變化、團(tuán)隊(duì)成員在變化、工作要求也在變化，計(jì)劃應(yīng)該滿足手頭工作的需要，而不是相反。
克勞塞維茨（Clausewitz）的口袋里可能并沒有一個(gè)藍(lán)莓或谷歌文件要處理，但我不確定這會不會改變他的態(tài)度。就像普魯士的防御策略，只要大家開始認(rèn)真工作了溝通計(jì)劃才會真正的起作用。