1．背景概述
如今，各個企業(yè)在全球范圍內(nèi)尋找合作伙伴、運作項目，顧客們希望更加迅速、便宜地得到高質(zhì)量的商品，競爭無疑是激烈的。成功的公司，如EDS、IBM、朗訊、Bechtel、惠普及Asea Brown Boveri等公司都認(rèn)識到它們的市場份額與未來增長依賴于有能力的項目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項目管理方法和培養(yǎng)項目經(jīng)理，目前又將重點轉(zhuǎn)移到項目辦公室上來，使之保持穩(wěn)定一致并使項目管理成為其競爭優(yōu)勢。但目前我們國內(nèi)很多企業(yè)由于一些不通用，不規(guī)范的項目管理方法在滿足企業(yè)新產(chǎn)品迅速上市的目標(biāo)方面越來越缺乏效率，越來越多的企業(yè)開始學(xué)習(xí)和引進(jìn)國際先進(jìn)的項目管理思想，并開始逐步打造自己的項目辦公室來持續(xù)改進(jìn)自身不規(guī)范的項目管理方法與國際接軌。
2．面臨的難題
企業(yè)中目前普遍存在每個部門都在用不同的方式討論進(jìn)度只會使項目更糟糕，以前做項目比較小只和自己部門打交道可能還意識不到這樣的問題，但隨著項目的變大需要各個協(xié)作共同完成的時候，這個問題就變得越來越突出。這時我感覺需要系統(tǒng)的學(xué)習(xí)一下項目管理體系，后來我有幸參加了項目管理方面的一些培訓(xùn)，直到最后通過美國的項目管理專家（PMP）論證才真正領(lǐng)悟到問題所在。一個企業(yè)要使自己的產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場，就必須依靠先進(jìn)項目管理方法來實現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)，而企業(yè)級項目辦公室正是實現(xiàn)這個方法的最佳途徑之一。
3．如何迎接挑戰(zhàn)
一個運行良好的項目辦公室能確保企業(yè)使用一個合理的，結(jié)構(gòu)化的項目管理方法。但鑒于國內(nèi)企業(yè)的實際情況，我們在實施這種項目管理方法的時候不得不面對這樣的挑戰(zhàn)：時間和資源都是有限的，我們不可能在短時間來個質(zhì)的飛躍，只能通過改進(jìn)原有的項目管理來解決，這樣做確實壓力很大，畢竟集中精力考慮如何開發(fā)新產(chǎn)品常常會無法關(guān)注其他過程的變更。所以在項目辦公室成立之初，如何解決這些問題呢？
我認(rèn)為問題的答案是：主動做好計劃，以滿足短期利益和業(yè)務(wù)需求。關(guān)鍵是要保持實施起來簡單、關(guān)注價值實現(xiàn)，按計劃組織；要在戰(zhàn)術(shù)上集中，從關(guān)注短期影響、業(yè)務(wù)需求以及最小業(yè)務(wù)需求開始。但項目辦公室的目標(biāo)不僅僅是實現(xiàn)短期利益和業(yè)務(wù)需求這樣的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)，同時必須站在戰(zhàn)略高度上考慮長期解決方案，這些方案致力于培養(yǎng)持久的組織成熟度，為組織帶來長期的利益，借助可重復(fù)性的過程保證每一次都能夠滿足產(chǎn)品迅速上市的需要。
這些目標(biāo)對于我們的項目辦公室可謂是任重而道遠(yuǎn)，必須依靠科學(xué)的項目管理方法來完成。我認(rèn)為要實現(xiàn)這些戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略目標(biāo)可以通過四個階段逐步推進(jìn)的方法來實現(xiàn)：
階段一：基礎(chǔ)建立
階段二：執(zhí)行短期計劃
階段三：實施長期解決方案
階段四：支持和改進(jìn)
4．解決方案討論
階段一：基礎(chǔ)建立
在這個階段，我們首先給我們的項目辦公室確定工作范圍和工作職權(quán)，必須得到公司上層管理層的強(qiáng)力支持才能實現(xiàn)。在得到高層的支持后，必須對企業(yè)現(xiàn)有的資源和能力進(jìn)行一個恰當(dāng)?shù)脑u估，然后基于項目管理成熟度的方法，確定企業(yè)內(nèi)部的項目基準(zhǔn)線，來計劃將來的任務(wù)和活動。然后組織一系列由關(guān)鍵項目干系人參加的工作會議，專門組織分析企業(yè)現(xiàn)有的能力，面臨的挑戰(zhàn)、問題和目標(biāo)，并形成一系列的評估報告，確定企業(yè)的現(xiàn)狀以及未來的戰(zhàn)略。同時撰寫一份包含短期計劃和長期解決方案的發(fā)展計劃。最后根據(jù)發(fā)展計劃確定項目辦公室的職能和人員，準(zhǔn)備溝通策略，申請啟動資金，從而使項目辦公室具有開展工作的資金和能力，完成項目辦公室的本階段目標(biāo)。
階段二：執(zhí)行短期計劃
在這個階段，項目辦公室的主要任務(wù)是實現(xiàn)短期計劃，并開始項目指導(dǎo)。短期計劃