隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，信息化辦公成本低、效率高的優(yōu)勢(shì)不斷顯現(xiàn)，同時(shí)也成為工程建設(shè)領(lǐng)域提高項(xiàng)目管理水平的一個(gè)新課題。
中鐵十四局集團(tuán)水利水電分公司江邊水電站項(xiàng)目部地處偏遠(yuǎn)的四川省甘孜藏族自治州山區(qū)，但是，蒼莽的大山并沒(méi)有阻擋項(xiàng)目部信息化辦公的進(jìn)程。自2007年初開(kāi)工，他們的信息化建設(shè)工作就堅(jiān)持高起點(diǎn)啟動(dòng)、高標(biāo)準(zhǔn)管理，第一時(shí)間創(chuàng)建了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)應(yīng)用于日常工程工作的處理，極大地提高了工作效率。在項(xiàng)目辦公區(qū)，很難看到拿著各種文件、變更、移動(dòng)硬盤(pán)等在各部門跑來(lái)跑去的現(xiàn)象。
現(xiàn)在，項(xiàng)目部的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員每天上班第一件事，就是打開(kāi)電腦登陸辦公網(wǎng)，先看看有沒(méi)有文件或郵件需要處理，然后將前一天做好的施工日志報(bào)表通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)發(fā)給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部室負(fù)責(zé)人，然后再去工地。文檔管理員會(huì)及時(shí)將監(jiān)理、設(shè)計(jì)、業(yè)主等單位下發(fā)的文件掃描后上傳辦公網(wǎng)，分發(fā)到項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員都能在第一時(shí)間閱讀和處理，需要紙質(zhì)版隨時(shí)下載打印即可，非常方便快捷。對(duì)于一些有保密要求的文件，文檔管理員會(huì)根據(jù)需要設(shè)定閱讀權(quán)限，其他人員則無(wú)權(quán)查看，有效杜絕泄密情況的發(fā)生。辦公室需要下發(fā)公告或通知，直接登陸辦公網(wǎng)由專人發(fā)布，所有人員都能看到，既節(jié)省了時(shí)間又簡(jiǎn)化了流程。同時(shí)，為了保障辦公網(wǎng)的數(shù)據(jù)安全，每個(gè)月，系統(tǒng)管理員會(huì)對(duì)辦公網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行一次備份，從而杜絕因病毒木馬或惡意程序?qū)е罗k公系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失或癱瘓的惡性事件發(fā)生。
項(xiàng)目部辦公系統(tǒng)還開(kāi)設(shè)了電子郵件、短信息、工作流、公共事務(wù)、信息交流、公告通知、新聞、內(nèi)部討論區(qū)、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、共享軟件及常用網(wǎng)址等欄目。并且將項(xiàng)目部的掃描儀和打印機(jī)共享在辦公網(wǎng)上，形成資源共享，有效減少了辦公設(shè)備的投入，為項(xiàng)目管理工作提供了一個(gè)全面而高效的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)。