一個(gè)成功的企業(yè)通常都要經(jīng)歷起步、增長(zhǎng)、快速發(fā)展和轉(zhuǎn)型成熟四個(gè)階段，其中的轉(zhuǎn)型成熟階段是企業(yè)發(fā)展壯大進(jìn)程中一個(gè)至關(guān)重要的門檻。處于轉(zhuǎn)型成熟階段企業(yè)的典型特征是：具有了相當(dāng)?shù)漠a(chǎn)值規(guī)模、形成了核心管理團(tuán)隊(duì)、掌握有比較豐富的客商資源、有一些規(guī)章制度并涵蓋了主要的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)等等，但同時(shí)也存在著規(guī)章制度不健全、管控漏洞較多、信息轉(zhuǎn)遞不及時(shí)且易失真、資產(chǎn)安全難以保障等有待改善的方面，所以處于轉(zhuǎn)型成熟階段的企業(yè)非常需要強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)控體系建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)管理。那么對(duì)于快速發(fā)展的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何能夠快速、有效地建立起企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制，以降低因快速發(fā)展而積累的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)呢?
通過(guò)以ERP為核心內(nèi)容的企業(yè)管理信息化系統(tǒng)的實(shí)施，能夠幫助企業(yè)建立起“五流合一”(物流、資金流、信息流、商流、工作流)的經(jīng)營(yíng)管理和控制平臺(tái)，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)所有經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)處理信息的有效采集和高效利用，從而幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效建立內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。
以企業(yè)普遍采用的相互牽制方法為例，企業(yè)內(nèi)部控制通常要求對(duì)內(nèi)部的組織、崗位及其職責(zé)、權(quán)限有一個(gè)合理、明晰的設(shè)置和分工，堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離，確保不同人員和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督;應(yīng)盡量避免一個(gè)人對(duì)某一項(xiàng)業(yè)務(wù)可以單獨(dú)處理，或有絕對(duì)控制權(quán)，而必須經(jīng)過(guò)其他人或部門的審查、核對(duì)，以最大限度地減少錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。例如：規(guī)定原輔材料的采購(gòu)計(jì)劃必須源自于銷售部門的需求并參照倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存情況;倉(cāng)庫(kù)管理人員必須嚴(yán)格按照采購(gòu)訂單的數(shù)量收貨;采購(gòu)人員不得參與到貨驗(yàn)收;待檢料品沒有質(zhì)檢人員的驗(yàn)收合格單不準(zhǔn)辦理入庫(kù)手續(xù);車間加工人員不準(zhǔn)超計(jì)劃領(lǐng)用原輔材料;等等，不僅需要建立不同崗位之間復(fù)雜、多邊的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，還需要互相傳遞很多動(dòng)態(tài)變化的業(yè)務(wù)信息，還需要能夠在事后檢核、優(yōu)化各個(gè)業(yè)務(wù)處理流程的結(jié)果和效率，在手工管理的模式下，常常會(huì)因?yàn)樾畔鬟f的滯后性、欠準(zhǔn)確，導(dǎo)致原來(lái)設(shè)置的職責(zé)、規(guī)章行同虛設(shè)，業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的動(dòng)作變形、走樣，事后對(duì)業(yè)務(wù)動(dòng)作的結(jié)果也難以采集，對(duì)業(yè)務(wù)優(yōu)化也是缺乏數(shù)據(jù)的支撐。而在ERP等管理信息平臺(tái)上，因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)動(dòng)作的起因、處理、和結(jié)果信息都是通過(guò)系統(tǒng)記錄、生成、傳遞的，能夠通過(guò)人為的因素干擾正常業(yè)務(wù)處理流程的也僅限于在系統(tǒng)中能夠有效跟蹤的授權(quán)管理人員(比如總經(jīng)理、主管等)，所以不僅很容易實(shí)現(xiàn)原材料的采購(gòu)動(dòng)作由銷售訂單來(lái)驅(qū)動(dòng)，并參照庫(kù)存現(xiàn)狀和其他業(yè)務(wù)策略，準(zhǔn)確計(jì)算需要采購(gòu)的數(shù)量和料品使用的時(shí)點(diǎn)(MRP計(jì)算);很容易實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)人員按采購(gòu)訂單數(shù)量收貨、自動(dòng)送檢、檢驗(yàn)結(jié)果回饋、合格辦理入庫(kù)、入庫(kù)數(shù)量走應(yīng)付流程的管理和控制;很容易匯總所有崗位和業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理結(jié)果，并對(duì)照經(jīng)營(yíng)管控指標(biāo)準(zhǔn)確計(jì)算崗位職責(zé)人員的績(jī)效，支持對(duì)業(yè)務(wù)管理和控制流程的優(yōu)化。也很容易實(shí)現(xiàn)對(duì)不按照內(nèi)控管理要求、對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生不良后果的業(yè)務(wù)(如不良品產(chǎn)生、材料超耗等)進(jìn)行追溯、并落實(shí)到具體的責(zé)任人。
國(guó)內(nèi)不少制造企業(yè)正在逐步進(jìn)入與全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展同步的供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，越來(lái)越多的企業(yè)能夠獲得與國(guó)際性大公司合作的機(jī)會(huì)。絕大多數(shù)國(guó)際性公司的管理信息化的基礎(chǔ)都很好，所以在考察、審核合作伙伴(供應(yīng)商)的時(shí)候都非常關(guān)注企業(yè)是否已經(jīng)具備信息化管理基礎(chǔ)、是否能夠?qū)χ饕?jīng)營(yíng)活動(dòng)(料品、生產(chǎn)、質(zhì)量等)進(jìn)行跟蹤，實(shí)際上就是在核實(shí)企業(yè)是否具有最基本的內(nèi)控工具和體系。十年前的國(guó)內(nèi)企業(yè)如果沒有相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)管理信息化基礎(chǔ)，將可能遭遇其他方面更嚴(yán)格的審核;而最近幾年企業(yè)如果沒有信息化基礎(chǔ)，將會(huì)使國(guó)際性公司認(rèn)為缺乏最基本的內(nèi)控管理工具和內(nèi)控機(jī)制，直接淘汰出局。因?yàn)?，有效?shí)施的企業(yè)管理信息化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)
管理的一個(gè)有效工具。