在ERP項目管理中,專門將溝通管理作為一知識領(lǐng)域。PMBOK中也建議ERP項目經(jīng)理要花75%以上時間在溝通上,可見溝通在ERP項目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通,就是善于表達,能說、會說,ERP項目管理中的溝通,并不等同于人際交往的溝通技巧,更多是對溝通的管理。
一般來說,溝通管理包括以下幾方面工作:
1、確定溝通目標(biāo):ERP項目中溝通對象主要為ERP項目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在ERP項目啟動時,就要識別所有的ERP項目干系人。以及不同人的不同信息需求;
2、制定溝通計劃:溝通對象,需要的信息,信息發(fā)布頻率等都要確定好;
3、執(zhí)行溝通計劃。
看上去,很簡單,每個ERP項目都可以依此模式套用,但實際上很多ERP項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題,我認(rèn)為大部分情況下是ERP項目經(jīng)理犯有溝通障礙癥,主要有以下幾類:
1、“我以為”的錯誤:以為溝通過,別人就清楚了,以為沒有反饋就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通,無論是口頭還是書面,更是要注意雙方是否理解一致。
2、不敢越級溝通,不敢與高層直接溝通:不少公司的ERP項目經(jīng)理在職能上,一般比部門經(jīng)理要低,所以經(jīng)常出現(xiàn)ERP項目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門總經(jīng)理溝通,都要上級職能經(jīng)理的協(xié)助,我認(rèn)為這是需要改進的,當(dāng)然,這與企業(yè)文化也有一定關(guān)系,但在一個以目標(biāo)驅(qū)動,強調(diào)解決問題的組織,沒有人會反對這樣做,包括你的上級。
特別是對跨部門的較為得雜ERP項目中,ERP項目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層,就ERP項目問題也高層進行直接溝通??赡苡胁糠諩RP項目經(jīng)理是擔(dān)心不知如何與高層溝通,,因為高層的思維是較發(fā)散和概要的,如果你下談解決方案等細(xì)節(jié)問題,估計很難交流,這里也要求ERP項目經(jīng)理要對問題有很好的抽象歸類能力。
3、害怕被拒絕:這是人的本性。如果在銷售崗位,估計有專門針對的培訓(xùn)。在ERP項目推進中,經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況,你可以有一些想法建議,要么思考很久才敢提出來,不要不敢與ERP項目干系人提出,白白延誤了好時機,或者需要其它部門協(xié)助時,不敢提出來。
4、沒有提前計劃溝通活動,造成等人局面:經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時候,要確定某個事項,需要個負(fù)責(zé)人參加,但因為沒有提前計劃,到時約不到人,結(jié)果推遲等待,無謂的增長滯后時間。實際上,對于難度較大問題,至少要提前兩周計劃好,預(yù)約好相關(guān)人員。
5、欠缺適當(dāng)?shù)臏贤记桑何覀儾皇枪芾韺<?,不用在溝通技巧中耗費太多時間,掌握一些適當(dāng)?shù)臏贤记?,是主要是對人對事的敏感度,能針對具體事情判斷是單獨溝通、書面溝通、口頭溝通更有效,還是需要適當(dāng)借力。能達到這個層次就可以了。我認(rèn)為溝通中最重要的不是技巧,而是你的真誠。如果你能與溝通對象建立信任關(guān)系,就是溝通的最高境界了。溝通對于ERP項目的成功是相當(dāng)關(guān)鍵的,但同時又是容易被大家不夠重視的,作為ERP項目經(jīng)理,做好溝通管理是基本的要求。
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