在項(xiàng)目管理工作中，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此而很少受到重視，甚至于有些文控人員自己本身就感覺(jué)到文控這份工作比較乏味且沒(méi)有挑戰(zhàn)性。
然而，我的觀點(diǎn)卻恰恰相反。文控在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中是非常重要、且不可或缺的。從項(xiàng)目伊始的文件報(bào)批至項(xiàng)目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門(mén)掌握了項(xiàng)目各個(gè)階段最為全面的信息。事實(shí)上，一個(gè)好的文控人員對(duì)于信息的傳遞應(yīng)該是非常敏感的，她（他）可以將文件及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)方, 同時(shí)可以通過(guò)與業(yè)主進(jìn)行文件往來(lái)的過(guò)程中，熟悉并了解業(yè)主的習(xí)慣做法，從而對(duì)于不同的事件選擇不同的文件形式（例如信函、報(bào)批文件、或RFI 信息請(qǐng)求函等）。EPC 總承包項(xiàng)目包括了設(shè)計(jì)、采辦、施工等眾多的活動(dòng)，期間會(huì)積累難以計(jì)數(shù)的數(shù)據(jù)和信息。在一個(gè)項(xiàng)目中，你是否遇到過(guò)在會(huì)議中由于手頭缺少資料而無(wú)法回答別人問(wèn)題的尷尬？你是否遇到過(guò)由于缺少充足的證據(jù)而無(wú)法說(shuō)服別人的無(wú)奈？信息的缺乏經(jīng)常使我們陷于被動(dòng)之境，既然如此，為什么不去找文控呢？
文控部門(mén)可以為您提供大量你所需要的信息，而在本文中，我想與大家分享的就是——文控在項(xiàng)目中是如何協(xié)助索賠工作的。
首先，讓我們來(lái)了解一下什么是索賠。索賠對(duì)于承包商來(lái)說(shuō)，有如下較為正式的定義：
即因根據(jù)合同條款發(fā)生變更而引起的對(duì)于額外費(fèi)用或工期的合理請(qǐng)求。這種定義隨之帶來(lái)的就是各種各樣的工程合同中的索賠事宜，能夠?qū)τ陬~外費(fèi)用全部支付而不發(fā)生索賠的合同是非常少有的。當(dāng)然，索賠在一個(gè)有固定價(jià)格的合同中發(fā)生的可能性更大一些，事實(shí)上，在當(dāng)今的合同履行過(guò)程中，幾乎沒(méi)有合同不發(fā)生索賠、談判、或解決糾紛之類的事情。而我們目前所從事的大多數(shù)為固定總價(jià)合同，因此，索賠工作也是非常重要且必須的，以解決在項(xiàng)目執(zhí)行期間發(fā)生的各類變更。那么，文控工作又可以為索賠做些什么呢？讓我們?cè)诹私馑髻r工作的過(guò)程中來(lái)尋找答案吧。
1.0 信息記錄
索賠的主要工作之一就是搜集索賠證據(jù)。這些證據(jù)可以是原始記錄、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、照片等各種形式的記錄。然而，一般負(fù)責(zé)索賠工作的合同人員或費(fèi)用工程師都不會(huì)有這類的信息。而對(duì)于所有的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目信息的整理與保存往往有專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)——文控。
文控可以提供各類的信息，諸如：原始記錄: 往往第一手資料更具有說(shuō)服力。一般來(lái)說(shuō)，原件都會(huì)存放于文控部。
會(huì)議紀(jì)要: 會(huì)議中達(dá)成的各種決定與協(xié)議都應(yīng)該歸納在會(huì)議紀(jì)要之中，以確定各方對(duì)此認(rèn)可。
照片影像資料: 照片影像更為真實(shí)地記錄了現(xiàn)場(chǎng)的情況。以上僅僅是索賠工作所需要證據(jù)中的一小部分。其實(shí)大部分索賠工作所需要的信息都可以在文控部中尋找的到。相對(duì)于“文控部”這個(gè)名稱來(lái)講，我更愿意稱這個(gè)部門(mén)為“信息中心”。文控已不僅僅是一個(gè)文件柜林立的檔案室，而是一個(gè)負(fù)責(zé)信息搜集、過(guò)濾、傳遞的信息中心。
同時(shí)，先進(jìn)辦公設(shè)備的運(yùn)用使文控工作變得比以前輕松了許多。我們可以使用掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子拷貝，使用文件管理軟件在很短時(shí)間內(nèi)對(duì)各種信息進(jìn)行分類、篩選或定位查詢。OA 辦公在某種程度上擴(kuò)展了文控工作的功能，延伸了文控工作的范圍。正如我們一般所看到的，從厚厚的合同中查找信息，其道路實(shí)在漫漫而修遠(yuǎn)。在這個(gè)無(wú)盡的沼澤中，去尋找一個(gè)急需的關(guān)鍵信息，確實(shí)要花費(fèi)一些功夫，但是在現(xiàn)在的文控管理中，由于都轉(zhuǎn)化為電子文件，因而只需要搜索一下關(guān)鍵詞，所有信息盡現(xiàn)眼前。從信息的記錄方面，文控為日后的索賠工作提供了保證。
2.0 信息的搜集與篩選
正如我前面所提到的，文控可以搜集、篩選并傳遞相關(guān)的信息。這些工作都可以在日常工作中進(jìn)行，唯一所需要的就是要給予一些的索賠工作方面的指導(dǎo)，使文控人員對(duì)于此類信息可以更加關(guān)注并進(jìn)行搜集整理。
想一想索賠人員如何從
項(xiàng)目經(jīng)理勝任力免費(fèi)測(cè)評(píng)PMQ上線啦！快來(lái)測(cè)測(cè)你排多少名吧~
http://opto-elec.com.cn/pmqhd/index.html
