前言： 作為項目管理辦公室的工作人員和項目管理的咨詢?nèi)藛T, 我們常常聽到來自項目經(jīng)理的有關(guān)項目溝通方面的很具體的問題, 在最近對北京一家公司項目工作人員的一個調(diào)查中,我們在收集到的三十幾個問題(項目溝通方面)中挑選了最具有代表性的九個問題, 運用我們在項目管理中的學(xué)習(xí)知識和工作經(jīng)驗對上述九個問題進(jìn)行了解答. 我們沒有把這九個問題進(jìn)行綜合論述, 而是采取了最簡單的問與答的形式, 主要是為了讓文章更加直觀, 一是為了使讀者身歷其境, 希望我們的建議對于有同樣疑問的項目管理工作人員有一點幫助, 第二也是希望在和讀者交流的過程中充分聽取讀者的意見和反饋, 以達(dá)到拋磚引玉的目的.以這樣的形式寫文章對于我們來說還是第一次,不足之處還望大家多予指正.
1) 針對超出我能力范圍的項目，我將如何與我的上司進(jìn)行交流？
建議：
a） 說明我的困難之處
b) 分析項目需求和項目面臨的狀況。我是否能夠完成此項目？我有哪些不足之處？我的不足是否會導(dǎo)致項目走向失敗？
c) 針對這些挑戰(zhàn)，我應(yīng)該如何制定風(fēng)險管理計劃？
分析：在管理一個超出能力范圍的項目前，首先需要對以下幾個方面進(jìn)行考慮：
從技術(shù)上來看，
1. 此項目是否是公司的確認(rèn)項目－－必須完成，不可更改
2. 是否確認(rèn)需要我來負(fù)責(zé)此項目－－公司沒有其他更加合適的人員來負(fù)責(zé)此項目
3. 仔細(xì)分析項目需求及目前自己的能力水平－－看自己和項目還有哪些差距，這些差距是否可以彌補
4. 確認(rèn)自己超出能力范圍時，是否可以通過增加所缺能力的人員來為項目增加此項能力
5. 要求公司請專家進(jìn)行指導(dǎo)
6. 對項目進(jìn)行深入分析，將超出能力范圍的部分進(jìn)行外包
從計劃上來看，
1. 對項目編制一個系統(tǒng)的計劃，并對此計劃進(jìn)行評估
2. 針對項目的難點問題，舉行項目會議進(jìn)行深入的討論，評估難度系數(shù)
3. 針對技術(shù)難點，分析技術(shù)難點，制定一個技術(shù)培訓(xùn)計劃
4. 制定一個完整的風(fēng)險管理計劃，并要求全體項目成員進(jìn)行評估
2) 我制定的團(tuán)隊交流計劃需要詳細(xì)到何種程度？（我需要和我的團(tuán)隊成員針對我的計劃交流到何種程度）
建議：你不需要對核心成員外的所有團(tuán)隊成員來解釋你的每一條款。通常你只需要向你的團(tuán)隊成員解釋以下幾點：
a) 我們需要的交付成果是什么？
b) 我們的項目如何完成公司的總體構(gòu)想？
c) 項目當(dāng)前階段，我們團(tuán)隊成員的應(yīng)交付成果是什么？
分析：一個項目的失敗，不是這個項目沒有計劃，而是項目的計劃沒有得到很好的實施。一個項目交流計劃要得到很好的貫徹，需要有以下的條件：
1. 將制定的工作計劃在項目團(tuán)隊會議中進(jìn)行討論，有兩個好處：1、可以確定項目計劃的可行性，2、可以使每個團(tuán)隊成員切實理解項目計劃，以便更好的實施
2. 將項目計劃和個人結(jié)合，確保每個人都知道他在這個項目中所處的位置，讓每個人都知道其工作的重要性，提高大家的積極性
3. 將我們在這些計劃中需要哪些工作成果，每個工作成果都要達(dá)到什么要求，在可能的情況下盡量作出模板
4. 向團(tuán)隊成員解釋時，需要讓每個人聽清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物
5. 讓每個團(tuán)隊成員說明各自對自己需要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的期限的理解，
3) 如何讓我的項目團(tuán)隊成員明白項目文檔過程的重要性？
建議：
a）解釋我認(rèn)為項目文檔重要性的原因，和項目成員不作項目文檔對項目可能造成的危害。
b）告訴團(tuán)隊成員整個團(tuán)隊將工作在一個個性化文檔最小化的團(tuán)隊中，確保項目文檔不會太混亂
c）確信團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)在需要的時候才使用文檔。
分析：讓團(tuán)隊成員養(yǎng)成做項目文檔的習(xí)慣。一定時候就可以讓他們體會到編寫項目文檔的好處
一個完善的項目文檔可以：
1. 在完成的過程中，可以盡早