ERP項目實施過程中，經(jīng)常需要召開會議來檢查項目進展以及討論各類方案。項目會議在項目管理九大體系中屬于溝通管理的范疇，通過組織和召開好項目會議，可以讓項目團隊成員清楚目前的進展、問題以及各自的工作，同時讓大家對有異議的問題達成共識，非常有利于項目的推進。
常見會議有幾種：討論會、碰頭會、協(xié)調會、動員會、總結會、表彰（檢討）會。下面給大家一些建議。
一、建立例會制度
項目實施問題很大程度上屬于溝通問題，一方面是雙方項目組沒有溝通，不清楚目標和任務；另一方面是沒有與客戶高層溝通，不清楚已經(jīng)做了什么以及還需要做什么。為了避免因溝通問題引起項目實施，建立必要的例會制度是很有效的方法。下面介紹一下我的一些做法：
1、 每天碰頭會。到府輔導時間，我一定會針對當前項目進展情況組織各種類型的項目會議來推動項目。不到府時間，我要求甲方項目組每天開一個碰頭會，相互溝通一下今天的項目進展、問題、需要的資源等，并要求甲方將碰頭會的會議紀要MAIL給我，以便我監(jiān)控項目的狀況。
2、 每周協(xié)調會。項目推進過程中，必定會遇到各種困難，需要客戶中高層來協(xié)調資源。我通常的做法是：不管我是否到府輔導，都要求甲方必需每周組織一次項目協(xié)調會；每個月組織一次規(guī)模較大的協(xié)調會，每月協(xié)調會通常安排在到府輔導時間，并提前預約客戶高層，要求他們參加。
3、 預見項目推動有困難時，需要組織一次大型的動員會，以鼓舞大家的士氣。
4、 項目有階段性進展時，需要組織一次總結會，總結經(jīng)驗、成績以及問題。根據(jù)里程碑的意義，可以適當?shù)嘏c表彰（檢討）結合起來開。
二、會前準備
1、確定參會的人員。邀請到正確的人員參加會議是很重要的：
A、有利于提高項目會議的決策效率；
B、讓相關人員清楚項目進展和問題；
C、這是一個讓部門經(jīng)理和高層參與項目的有效方法；
2、確定會議的時間。會議時間對參會人能否準時到會是有很大影響的，要考慮參會人的情況來決定會議時間。
3、準備好會議資料。會議過程中可能會用到呈現(xiàn)的PPT、問題清單、解決方案等，這些資料都需要在會議前完成，并且實施顧問要逐一檢查和確認。
4、做好會議前的相關溝通。針對可預見性的問題，一定要在會議前與相關人員進行充分的溝通，確保在會議上大多數(shù)人的意見是相同的。特別針對解決方案可能存在幾種，實施顧問一方面清楚項目組各成員偏向哪一種方案，另一方面還需要在會前進行必要的溝通和引導，最后讓解決方案得到大家的確認和支持。
5、安排會議場地與座次。安排座次比較有講究，尤其是客戶有高層參加會議。盡量安排實施方的項目經(jīng)理與客戶高層并排坐在一起，這樣方便交流。提醒注意：會議期間，實施方的項目經(jīng)理盡可能找一些機會與客戶高層進行一些耳語。大家也可以想一想為何要這樣做。
三、常見的開會套路
1、總結目前取得的成績，重點突出對方項目經(jīng)理以及項目核心成員在項目中投入的心血。接下來，概要性地闡述我們目前的階段性目標。
2、目前項目推進的問題，以及分析存在的風險。通常將問題分四類：第一類是企業(yè)管理問題；第二類是業(yè)務規(guī)劃類問題；第三是操作應用類問題；第四類是軟件功能問題。建議大家的思維改變成不要輕易去談軟件功能問題，而應該去與客戶探討通過管理手段結合ERP系統(tǒng)來解決問題。軟件功能問題是我們內部需要去解決的問題，在客戶那里，始終堅持軟件是對的，設計是有道理的，只是目前遇到的問題不在我們軟件的應用場境范圍之內。
3、應對的措施或解決方案。針對以上問題分別與客戶一起分析和探討對策