溝通管理是一門(mén)復(fù)雜的管理科學(xué)，需要項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)踐中加以總結(jié)。項(xiàng)目管理中的溝通與日常管理中溝通的不同之處在于，項(xiàng)目經(jīng)理要在最短的時(shí)間內(nèi)，達(dá)到滿(mǎn)足項(xiàng)目需求的溝通效果。
雖然在各類(lèi)項(xiàng)目管理教材中有許多關(guān)于溝通管理的論述，但是真正的IT項(xiàng)目環(huán)境中，大多沒(méi)有具體的溝通管理計(jì)劃，一般都只是簡(jiǎn)單羅列了項(xiàng)目的干系人。
首先，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該將溝通本身加以計(jì)劃，也就是要有具體的溝通計(jì)劃。溝通計(jì)劃的制定至少要包括以下幾個(gè)方面：
1、項(xiàng)目干系人的列表。最好以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)建立干系人列表。
2、確定以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求，即何人何時(shí)需要何種信息。一般來(lái)講，由于大的項(xiàng)目溝通渠道實(shí)在太多，以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)能夠大大減少這種渠道。
3、信息分發(fā)的渠道和方式。對(duì)于重要的項(xiàng)目一定要有定期的項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告和問(wèn)題狀態(tài)報(bào)告。
4、項(xiàng)目定期會(huì)議，最好是每周例會(huì)。這樣，項(xiàng)目干系人知道有了問(wèn)題在何時(shí)能夠得到討論和解決，并可避免突發(fā)組織會(huì)議找不到人的局面。
5、特殊問(wèn)題的溝通對(duì)策。其次，項(xiàng)目經(jīng)理要盡量利用好干系人的首次會(huì)議，將項(xiàng)目的內(nèi)容做較為詳細(xì)的交待，并提請(qǐng)所有干系人對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議。
如果項(xiàng)目需求不清和備件不足的問(wèn)題很快被識(shí)別，就不會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)組織會(huì)議的復(fù)雜局面。因此，除了項(xiàng)目成立大會(huì)外，項(xiàng)目經(jīng)理最好再召開(kāi)一到兩次全體項(xiàng)目干系人大會(huì)(或以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的會(huì)議)。也就是說(shuō)，在解釋了項(xiàng)目的背景并分發(fā)相關(guān)的信息以后，留給項(xiàng)目干系人一到兩周時(shí)間仔細(xì)考慮可能面對(duì)的問(wèn)題，并及早識(shí)別加以解決。這與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別并不完全一樣。有時(shí)候，識(shí)別的可能是風(fēng)險(xiǎn)，有的時(shí)候可能根本就是一種實(shí)際情況，如公司備件不足的問(wèn)題。
第三，項(xiàng)目經(jīng)理要嚴(yán)格控制會(huì)議的次數(shù)和內(nèi)容，全面管理自己的時(shí)間分配。在上文的案例中，Harrison組織了很多的例會(huì)，與不同的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)交流。此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要明確自己的職責(zé)，要努力將會(huì)議的時(shí)間限制在一定范圍。并且，會(huì)議最好要形成具體可行的活動(dòng)內(nèi)容，并指派具體的實(shí)施人員。
第四，項(xiàng)目經(jīng)理要理解溝通的不同層次，同時(shí)要利用這些層次為自己的項(xiàng)目服務(wù)。即使項(xiàng)目經(jīng)理本身就是一個(gè)高級(jí)管理人員，他通常也無(wú)法解決所有的問(wèn)題。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期與高層管理人員進(jìn)行交流，需要高層解決的問(wèn)題一定要及時(shí)上報(bào)。
第五，溝通的目的一定要非常明確，項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)溝通的內(nèi)容進(jìn)行管理，要注意防止跑題。跑題的情況通常在項(xiàng)目的后期中容易出現(xiàn)，隨著項(xiàng)目人員的熟悉，很多與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的話(huà)題都有可能占用項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間，并且通常還不易察覺(jué)。因此無(wú)論是項(xiàng)目會(huì)議還是相關(guān)文件，都要明確所要討論的內(nèi)容。
第六，溝通不僅局限在公司內(nèi)部，同時(shí)也要同外部，尤其是客戶(hù)進(jìn)行交流。特別是對(duì)項(xiàng)目重要的里程碑，需要征得客戶(hù)的支持。這包括客戶(hù)的準(zhǔn)備活動(dòng)(最好有一份準(zhǔn)備文檔)、施工的時(shí)間、客戶(hù)的工作日歷等等。