項(xiàng)目是個獨(dú)特的、臨時的任務(wù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也是一個開放的、動態(tài)的組織。隨著工作的推進(jìn)，一些成員將加入團(tuán)隊(duì)，一些成員會離開。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該隨時關(guān)注團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，及時修訂團(tuán)隊(duì)成員的構(gòu)成，合理安排工作，及時釋放資源。
1、找正確的人
很多項(xiàng)目經(jīng)理可能都有類似的體會：在實(shí)施項(xiàng)目的過程中，分派工作任務(wù)經(jīng)常是一件令人頭疼的事。原本應(yīng)該某人/某部門承擔(dān)的工作，找到他們時， 卻總遭到各種推辭、拒絕。比如“我實(shí)在忙不過來了”“其他工作更緊張，現(xiàn)在顧不上這個”等。面對這些或硬或軟的“釘子”，項(xiàng)目經(jīng)理總會有一種“求人辦事”的尷尬!
既然是求人辦事，為了達(dá)到目的，提出要求時就得說好話、賠笑臉，可心里卻又往往憤憤不平：“本來就應(yīng)該是你做的事兒，還得我求著你干!”而被要求的人也會左右為難：如果答應(yīng)，自己已經(jīng)忙得不可開交了;如果不答應(yīng)，且不說項(xiàng)目經(jīng)理的態(tài)度誠懇，主要是這事兒跟自己脫不了干系。在這種情況下，工作被執(zhí)行的效果可想而知!
為什么會出現(xiàn)這種令人尷尬的情況呢?從表面看，無外乎兩個原因：一是資源不足，二是項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力不夠。試想，如果組織、團(tuán)隊(duì)的資源充足，每個人都能有條不紊地做自己該做的事，或者項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力夠大，分配任務(wù)時說一不二，項(xiàng)目工作的推進(jìn)自然會流暢很多。
然而問題在于，這兩個原因與其說是“問題”，不如說是“制約”條件。一方面，一個團(tuán)隊(duì)可用的資源是有限的，多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員可能都要同時承擔(dān)若干個項(xiàng)目的工作。因此，大多數(shù)項(xiàng)目都要在這種資源有限，甚至資源不足的情況下實(shí)施。另一方面，由于項(xiàng)目經(jīng)理一般不具有更高的行政職務(wù)，從而缺乏更充分的實(shí)際權(quán)力!有了這兩個“無解”的問題，難道項(xiàng)目經(jīng)理只能靠“求人辦事”的方式，靠“個人魅力”才能讓工作推進(jìn)嗎?
其實(shí)，問題的真正癥結(jié)就在于沒有做到“先人后事”。被組建的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，沒有將全部成員納入團(tuán)隊(duì)的范疇。項(xiàng)目經(jīng)理在組建團(tuán)隊(duì)的時候，首先想到的往往是那些相對少數(shù)的，“最重要”“最核心”的團(tuán)隊(duì)成員。他們可能得到了更正式的邀請加入團(tuán)隊(duì)，是名正言順的項(xiàng)目骨干。他們接受并完成項(xiàng)目經(jīng)理分派的任務(wù)，支持項(xiàng)目經(jīng)理的工作，是項(xiàng)目經(jīng)理的左膀右臂和“智囊團(tuán)”，承擔(dān)著項(xiàng)目活動中最重要、最核心的任務(wù)，為項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成做出了重要的貢獻(xiàn)。
但是，這些核心團(tuán)隊(duì)成員并不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體和全部，因?yàn)樵趯?shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中，還有相當(dāng)數(shù)量的工作需要其他人，也許是更多的人來協(xié)助完成。這些工作在難度上也許不算大，卻是項(xiàng)目范圍不可或缺的一部分。由于項(xiàng)目經(jīng)理事前并沒有將這部分工作的承擔(dān)者納入自己的團(tuán)隊(duì)，這些人自然也不會認(rèn)為自己對這些工作負(fù)有更多的責(zé)任。
當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理需要他們完成相應(yīng)任務(wù)的時候，自然就少了幾分給自己的核心團(tuán)隊(duì)成員分派工作時的理直氣壯。而這些所謂“編外”人員在面對項(xiàng)目經(jīng)理提出的要求時，不但不會有太多的責(zé)任感，反而會把這些原本應(yīng)該承擔(dān)的工作看作“額外的”麻煩、干擾。雖經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理反復(fù)催促，甚至“哀求”，工作執(zhí)行的效果也難免大打折扣。
2、做正確的事
找到了問題的根源，就要從根本上解決。首先，我們要搞清楚“團(tuán)隊(duì)”的概念。在《PMBOK 指南》中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)被定義為“包括項(xiàng)目經(jīng)理，以及為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而一起工作的一群人”。這樣的一個群體中，不僅有項(xiàng)目經(jīng)理及其身邊的若干骨干成員，還包括開展項(xiàng)目管理活動的團(tuán)隊(duì)成員，執(zhí)行工作以創(chuàng)造項(xiàng)目可交付成果的團(tuán)隊(duì)成員，為項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定或執(zhí)行提供支持的專家，將要接受項(xiàng)目可交付成果或產(chǎn)品的、組織派出的、協(xié)調(diào)工作、提出需求建議的用戶/客戶代