項目經(jīng)理完成項目分工以后，必須明確每個人的崗位職責(zé)。否則，一旦項目工作出現(xiàn)了問題，項目成員就會互相推卻責(zé)任，管理起來會很麻煩。
某IT公司的銷售部門，因業(yè)務(wù)量的增長需要招聘技術(shù)服務(wù)人員。人事部接到任務(wù)后，從以往的簡歷中挑了一個有工作經(jīng)驗的人。幾天后，技術(shù)部門的主管跑到人事部，怒氣沖沖地說：“你們找的什么人，讓他幫忙跟進一個項目，他卻推缺責(zé)任?！比耸虏康娜苏f：“人是你讓我們找的，誰讓你不明確說明他的工作職責(zé)？”
企業(yè)管理中容易出現(xiàn)的這些問題，在項目管理的過程中也會出現(xiàn)。由于沒有明確規(guī)定項目成員的具體工作和責(zé)任，一些項目成員就有理由給自己的工作失誤尋找理由?？梢?，明確崗位職責(zé)對明確員工的責(zé)任十分重要。
而明確崗位職責(zé)，通過制定化的措施加以保障才是關(guān)鍵。這就要求我們使用崗位說明書。通過制定化的措施加以保障才是關(guān)鍵。這就要我們使用崗位說明書。通過崗位說明書，明確項目成員應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)。這樣，項目成員就可以準(zhǔn)確界定自己的工作內(nèi)容和范圍，避免了越權(quán)或是職責(zé)不清的情況。
另外，崗位說明書還有一項功能，那就是防止項目成員的越權(quán)現(xiàn)象。越俎代庖會侵犯他人的利益，影響團隊的穩(wěn)定，既然很多人的越權(quán)行為并不是故意搶別人的“飯碗”，比如下面這個例子。
有一次，一家雜志社為美籍華裔作家劉墉做了一次專訪，在出刊后送了他一本雜志。劉墉看了雜志以后很滿意，他覺得上面的文章寫得很好，而且圖片和排版也很講究，就想送一本給朋友，自己再帶一本拿回紐約。
當(dāng)劉墉打電話給主編想再要兩本雜志時，主編正好不在。于是，劉墉就將打電話的緣由告訴了接電話的小姐。對方聽了后，很爽快地說：“這個沒有問題！您派個人過來取就好啦！”劉墉很高興，馬上派人去拿。
過來一會兒，主編的電話就打過來了。她說：“很抱歉，您來電話時我不在。雜志您收到了吧？我又特地多送了兩本給您，一共是4本?！彼ｎD了一下，接著說，“可是，對不起，我想知道，是我們公司哪位小姐說您可以立刻派人過來拿的？”
劉墉愣了一下，問：“怎么了，有問題嗎？”主編說：“沒問題，您要10本都沒問題。我只是在對員工的工作進行考核?！眲④]有告訴她是誰，但是后來聽說，主編還是查出來了，并對她做了處分。
既然是好心，但是員工的行為嚴(yán)重侵犯了他人的權(quán)利，是典型的越權(quán)行為。“越位”是站到了不該站的位置上，承擔(dān)了別人應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。越位往往會給團隊成員之間帶來矛盾，造成相互之間的隔閡和猜疑，而崗位說明書就是抑制這種行為的一個方法。
不過，制定有效的崗位說明書也是有講究的。項目經(jīng)理首先需要通過工作分析，進行標(biāo)準(zhǔn)崗位職責(zé)的設(shè)計。工作分析的內(nèi)容很多，主要包括工作的任務(wù)、職責(zé)、權(quán)限，以及員工的任職資格等內(nèi)容。
完成工作分析之后，應(yīng)就其內(nèi)容設(shè)計《崗位說明書》，使工作責(zé)任固定化和標(biāo)準(zhǔn)化。在設(shè)計崗位說明書，明確工作職責(zé)的過程中，要注意以下5個關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)計。
（1）責(zé)任人。根據(jù)工作的需求設(shè)置崗位，明確崗位責(zé)任人的權(quán)責(zé)，確保職責(zé)的清晰。保證團隊成員事事有人做、人人有事做。同時，能夠在追究責(zé)任時，迅速找到相關(guān)負責(zé)人。
（2）工作內(nèi)容。對工作內(nèi)容的透徹了解，是衡量是否明確工作責(zé)任的指標(biāo)之一。工作內(nèi)容包括員工在日常工作中的主要工作事宜和相應(yīng)崗位所應(yīng)承擔(dān)的主要責(zé)任。
（3）工作方法。明確工作方法，是明確責(zé)任的一個重要方面。擁有正確的方法會使工作產(chǎn)生事半功倍的效果。
（4）工作標(biāo)準(zhǔn)。制定明晰的工作標(biāo)準(zhǔn)，就是對任務(wù)成果的時間、數(shù)目、質(zhì)量方面有所控制與限定，針對員工責(zé)任制定量化標(biāo)準(zhǔn)。
（5）考核細則。明晰相應(yīng)的考核細則是責(zé)任清晰的重要指標(biāo)。考核細則的制定，可以確保責(zé)任的清晰與到位，不僅是對員工日常工作責(zé)任的要求，更是管理者對員工進行監(jiān)督與考核的依據(jù)。
有了崗位說明書，項目成員就可以一目了然地了解自己的工作職責(zé)和權(quán)限，并督促自己做應(yīng)該做的事情，完成應(yīng)該去完成的任務(wù)。同樣，項目經(jīng)理也可以通過崗位說明書實現(xiàn)追溯管理。一旦項目工作的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯，項目經(jīng)理就可以通過崗位說明書，快速地找到責(zé)任人，這就讓項目管理工作輕松、便捷了許多。