參加過(guò)PMP考前培訓(xùn)或者是通過(guò)PMP考試后，大家都會(huì)明確這樣一個(gè)概念：項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作就是溝通，溝通占據(jù)了項(xiàng)目經(jīng)理工作時(shí)間的80%甚至更多。項(xiàng)目經(jīng)理的溝通協(xié)調(diào)能力決定了這個(gè)項(xiàng)目能否順利的完成。
在閱讀PMBOK和PMP考前培訓(xùn)的過(guò)程中，我們逐步了解和明確了一些溝通的方法和概念。例如：如何識(shí)別干系人，溝通的模型是什么，有哪些可以采用的溝通方法，如何選擇合適的溝通方式進(jìn)行溝通。然而當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目的溝通中，運(yùn)用這些知識(shí)和方法后，確發(fā)現(xiàn)他們并非想象中的靈丹妙藥，可以解決所有項(xiàng)目溝通中存在的問(wèn)題。溝通的阻力依舊存在，溝通的效率依然不高，溝通的效果還是很差。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況？是不是PMBOK到了中國(guó)，水土不服了？其實(shí)不然，我們將溝通分為兩個(gè)層面來(lái)分析，這兩個(gè)層面分別是溝通的技術(shù)層面和溝通的心理層面。溝通的技術(shù)層面是基礎(chǔ)，溝通的心理層面關(guān)鍵。技術(shù)層面定義了成功的溝通對(duì)溝通信息本身和溝通途徑的要求；心理層面解決的是溝通時(shí)機(jī)的選擇和溝通雙方的溝通意愿。PMBOK中的對(duì)于溝通的要求是幫助我們更好的完成溝通技術(shù)層面的準(zhǔn)備，而掌握溝通心理層面上的技巧和原則，才能真正保證溝通的順利進(jìn)行。溝通心理層面的技巧和原則有很多，我們只選取了其中的“對(duì)等原則”來(lái)進(jìn)行討論。
下面是一個(gè)發(fā)生在真實(shí)項(xiàng)目中案例。
這是一個(gè)跨職能的大項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理需要跟蹤和分析項(xiàng)目的進(jìn)度，他將數(shù)據(jù)的采集的任務(wù)分配給一位新加入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員。這位新同事，對(duì)項(xiàng)目的情況不是很熟悉，他按照項(xiàng)目經(jīng)理的指示，首先通過(guò)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，得到了職能經(jīng)理們的聯(lián)系方式，再通過(guò)WBS和OBS，將項(xiàng)目經(jīng)理需要的信息分類(lèi)，分別對(duì)應(yīng)不同的職能經(jīng)理，并對(duì)需要提供數(shù)據(jù)給出了詳細(xì)的說(shuō)明，且制成EXCEL表格，最后發(fā)出郵件，請(qǐng)求職能經(jīng)理提供數(shù)據(jù)。結(jié)果卻是，發(fā)出的郵件如石沉大海，杳無(wú)音信。
在這個(gè)案例中，這位新同事完全是按照PMBOK的要求來(lái)準(zhǔn)備溝通，但卻沒(méi)有達(dá)到的溝通的目的，取得需要的數(shù)據(jù)。為什么呢？答案就是，項(xiàng)目經(jīng)理忽略了溝通中的對(duì)等原則，導(dǎo)致了溝通的失敗，失敗的責(zé)任在項(xiàng)目經(jīng)理。
首先我們用一個(gè)例子來(lái)解釋什么是溝通中的對(duì)等原則。前兩年有一部很火的電視劇《亮劍》，估計(jì)大家應(yīng)該都看過(guò)。其中有一個(gè)情節(jié)就是：八路軍團(tuán)長(zhǎng)李云龍去找晉綏軍358團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)楚云飛，但楚云飛外出未歸，他的參謀長(zhǎng)出來(lái)接待李云龍，表明他可以為楚云飛傳話，但李云龍說(shuō)了一句“你同我官階不對(duì)等，我沒(méi)有什么可以同你講的”，我就在這等你們楚團(tuán)長(zhǎng)回來(lái)。其中“你同我官階不對(duì)等，我沒(méi)有什么可以同你講的”這句話就很精辟的解釋了什么是溝通的對(duì)等原則。溝通的雙方在同一個(gè)層級(jí)上，溝通起來(lái)比較容易；溝通的雙方在職務(wù)或者地位相差很大的情況下，職務(wù)或者地位比較低的一方作為溝通信息的發(fā)送者，職務(wù)或地位比較高的一方作為信息的接受方的情況下，溝通的成功率不會(huì)很高。
在上面的例子中，項(xiàng)目經(jīng)理就是沒(méi)有考慮到溝通的對(duì)等原則，讓一位職位較低且新加入的項(xiàng)目的成員直接向職位較高的職能經(jīng)理索取信息，結(jié)果是可想而知的。
如何避免這種情況的出現(xiàn)，下面給出兩個(gè)解決方案，算是拋磚引玉。
1.在同職能經(jīng)理或者是組織內(nèi)外部職位較高的人員進(jìn)行溝通的時(shí)候，最好由項(xiàng)目經(jīng)理親自出面，不要委派其他人來(lái)完成。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目發(fā)起人授權(quán)管理項(xiàng)目的個(gè)人，在項(xiàng)目層面上來(lái)說(shuō)，同職能經(jīng)理可以算作對(duì)等，滿(mǎn)足了溝通的對(duì)等原則。除此之外，在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上或者在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理同各位職能經(jīng)理都有過(guò)接觸，比起這位新項(xiàng)目成員來(lái)，更容易進(jìn)行溝通。
2.在有職能經(jīng)理參加的項(xiàng)目溝通會(huì)議上，主動(dòng)向職
能經(jīng)理們介紹新加入的項(xiàng)目成員和他將要負(fù)責(zé)的工作，請(qǐng)求職能經(jīng)理在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候予以協(xié)助。項(xiàng)目成員在發(fā)給職能經(jīng)理的郵件中應(yīng)該增加項(xiàng)目經(jīng)理作為收件人。如果一直沒(méi)有收到職能經(jīng)理的回復(fù)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該主動(dòng)同職能經(jīng)理進(jìn)行溝通，而不是責(zé)成項(xiàng)目成員來(lái)處理這個(gè)溝通問(wèn)題。
在項(xiàng)目的溝通的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理不僅僅需要保證自己的溝通效率，還要規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目的溝通環(huán)境，全面考慮溝通的技術(shù)層面和心理層面的各種因素，這樣才能保證項(xiàng)目的溝通能夠順暢的進(jìn)行，為項(xiàng)目的順利完成保駕護(hù)航。