在建設項目的管理過程中,伴隨著大量的信息產生、變化、消失。由于項目參與各方存在嚴重的信息不對稱和信息缺失現象,導致建設過程中的低效率。有效的項目信息管理和溝通可以大幅度降低搜尋信息的時間,提高了工作和決策的效率,從而加快項目實施的速度。解決信息不完全造成的低效率,一是從硬件方面建立項目信息管理系統(tǒng)或項目信息門戶PIP,這些系統(tǒng)是基于內聯網( Intranet) 、外聯網(Extranet) 和國際互聯網( Internet) 的項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā);另一方面就是從組織上加強對信息的管理。
一、大型建設項目中PMO 的類型
項目管理辦公室在不同的管理層次上有不同的組織層次, 不同的文獻有不同的論述。一般有以下類型[1～3] 。戰(zhàn)術級TPMO(Tactical PMO) ,它主要適用于小的、低成本的、影響小的、客戶少的項目,它的主要功能是計劃、規(guī)劃、進度和成本管理以及問題追蹤;跨功能級CPMO(Cross2functional PMO) ,它適用于中等大小的項目,它的主要功能是風險、問題、范圍、屬地、人力資源和利益相關者的管理,它的主要目標是緩和項目中出現的風險變化;戰(zhàn)略級SPMO(Strategic PMO) ,它與跨功能級CPMO 相比,也是適用于中等大小的項目,但是它的管理范圍更大,它包括商業(yè)藍圖、檢測績效、確定計劃收益、提供綜合項目管理技術; 企業(yè)級EPMO
(Enterprise PMO) ,它的主要功能是提供組合管理、企業(yè)人力資源管理,它的目標是企業(yè)的投資回報。
在大型建設項目中,PMO 的類型取決于項目的層次結構與各層次的主要職責以及項目的規(guī)模。在大型建設項目的OBS(Organization Breakdown Structure) 中,在這個OBS 中,涉及到的角色主要有作為策略層的發(fā)起人團體(股東) 和高層負責人;作為大型項目管理層的大型項目經理、變更管理經理;作為項目管理者的項目經理。相對于這3 個層次, 形成的PMO 層次模型。
PMO 在組織中的具體角色需要根據組織的具體特點和組織的結構形式的不同而有所差異,通常會充當以下三種角色:作為項目管理的支持者,作為項目的控制者,作為項目戰(zhàn)略的管理者。因此,它與項目管理組織形成以下兩種關系: ①參謀機構。在這種情況下,它主要提供決策支持,對高層負責人、大型項目經理或項目經理提供信息處理和集成以及項目管理指導的支持; ②決策管理部門。在這種情況下,工作重點是制定標準和制度、人員培訓以及其他行政管理工作。
二、大型建設項目管理辦公室的構建
在項目辦公室組建之前,首先要定義以下問題:項目管理辦公室建立的層次和規(guī)模;項目管理辦公室的預期輸出,如提供信息管理,或提供標桿管理等;組建過程中出現的障礙等。然后確定PMO 的設計參數。一般大型項目管理辦公室的構建有以下幾個步驟構成: ①建立PMO 的準備主要是了解組織的現狀,明確建立PMO 的目標及整體的規(guī)劃; ②開發(fā)PMO 的戰(zhàn)略和操作計劃主要定義PMO 的組織結構和招募員工的要求,定義項目管理的方法論框架,定義PMO 的運作流程和建立檢查的流程和績效評估標準; ③建立PMO主要包括員工的招募,工程項目管理流程、組織設計、工程項目管理的方法論、工程項目管理制度的選擇或開發(fā)和PMO 流程和程序的執(zhí)行。大型建設項目管理辦公室的組織結構主要由PMO經理、PMM( Project Management Methodology) 小組、PMO協(xié)調員、技術支持TS(Technology Support) 小組構成 。
其中,PMM小組的職責是: 在識別階段負責建立大