項目管理辦公室PMO已經(jīng)被實踐證明為一種企業(yè)組織項目管理的一種原則而不是一種強制項目適應(yīng)的官僚機構(gòu)。究竟什么樣的項目管理辦公室才是企業(yè)最迫切需要的呢?這取決于企業(yè)的規(guī)模與復(fù)雜程度、業(yè)務(wù)單元和職能部門的項目的相互依賴和資源的有效性,以及企業(yè)項目管理人員的管理能力。這種原則逐漸成為越來越多企業(yè)的工作途徑,不論是惠普、IBM、摩托羅拉這樣的大公司還是一些剛剛起步的小公司,每個企業(yè)都在選擇適合自己的組織和原則。根據(jù)項目管理辦公室在不同企業(yè)存在形式和所起的作用,我們大致可以把項目管理辦公室劃分為三個級別。
第一級PMO:項目控制辦公室
這是一種典型的處理大型!復(fù)雜的單個項目的辦公室"它尤其針對一個項目,但那個項目太大、太復(fù)雜,需要多個進度安排,而這些進度安排可能需要被綜合入一個整體的大型項目進度安排"它可能擁有多個項目經(jīng)理,每人負(fù)責(zé)一個單獨的項目進度安排,其關(guān)聯(lián)的資源需求和成本都被綜合入一個整體的大型項目進度安排"一個大型項目經(jīng)理或主要項目經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合所有的進度安排!資源需求和成本,以確保大型項目作為一個整體滿足其最后期限、里程碑和可交付成果。
第二級PMO:業(yè)務(wù)單元項目辦公室
在部門或業(yè)務(wù)單元級別,項目管理辦公室可能仍被要求為單個項目提供支持,但其挑戰(zhàn)是綜合大量的!不同規(guī)模的多個項目,這些項目有的是需要較少資源的短期項目,有的是需要綜合幾十種資源!大量資金和復(fù)雜技術(shù)的歷史幾個月或幾年的項目"第2級項目管理辦公室的價值在于它開始在組織的級別綜合資源"而且正是在組織的級別,資源控制開始在項目管理系統(tǒng)的回報中扮演一個價值更高的角色。
在第1級或單個項目級別,運用項目管理規(guī)則為項目創(chuàng)造了巨大的價值,因為它開始建立可重復(fù)性的項目進度安排,并且項目計劃變成了團隊成員之間和組織領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部或相互之間的溝通工具。在第2級以上級別,項目管理辦公室提供那種職能,但它也開始為整個項目提供更高級別的資源管理效率"例如,當(dāng)多個項目爭奪一個系統(tǒng)設(shè)計工程師時,第2級項目管理辦公室有建好的項目管理系統(tǒng)來解決對一種共同資源的競爭性沖突,并識別項目的相對優(yōu)先級"因而,更高優(yōu)先級的項目獲得所需的資源,而較低級別的項目或者被推遲,或者被取消。
第2級項目管理辦公室使組織能夠決定何時出現(xiàn)資源短缺,并在手頭擁有足夠的信息以決定是否雇傭或簽約更多的資源"既然第2級項目管理辦公室存在于單獨的部門之中,不能被項目管理辦公室解決的沖突可輕易上升至部門管理層,管理層對部門內(nèi)的績效擁有最終的責(zé)任。
第三級PMO：戰(zhàn)略項目辦公室
在一些擁有多個業(yè)務(wù)單元!在業(yè)務(wù)單元和企業(yè)級別的多個支持部門,以及每個單元中進行的項目"第2級別的項目管理辦公室無權(quán)才一能夠公司角度為項目設(shè)立優(yōu)先級別,而企業(yè)管理必須選擇最支持企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項目"這些目標(biāo)可包括收益性目標(biāo)!市場滲透戰(zhàn)略!生產(chǎn)線擴大!地理庫張,以及內(nèi)部信息管理能力的升級"只有企業(yè)級的組織才能為項目和大型項目的選擇!優(yōu)先級設(shè)立和監(jiān)督提供所需的協(xié)調(diào)與廣闊視野,這一組織就是戰(zhàn)略項目辦公室"在企業(yè)級別,戰(zhàn)略項目辦公室的作用是通過不斷的為整個組織中的項目設(shè)立優(yōu)先級而解決對競爭性資源需求的沖突"戰(zhàn)略項目辦公室不能單獨發(fā)揮這一作用,因而需要一個由戰(zhàn)略項目辦公室總監(jiān)!企業(yè)管理層,以及每個業(yè)務(wù)單