對企業(yè)內(nèi)部正在進(jìn)行的所有項(xiàng)目的狀況進(jìn)行報告是項(xiàng)目管理辦公室(PMO)提供的一項(xiàng)特色服務(wù)。從表面上看，這種服務(wù)似乎微不足道。畢竟，你只需要讓項(xiàng)目經(jīng)理按照一定的格式和時間要求向你發(fā)送項(xiàng)目報告就可以了。PMO要對所有正在進(jìn)行的、還處于未決狀態(tài)的以及已經(jīng)完成的項(xiàng)目進(jìn)行完整、全面的追蹤和報告。PMO還必須與管理層一起對報告的內(nèi)容進(jìn)行界定。有的企業(yè)喜歡對項(xiàng)目狀況進(jìn)行單一、直觀的描述，利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問題)三種顏色來從整體上顯示項(xiàng)目狀況。如果看報告的人想要了解更多的信息，那么他就要到項(xiàng)目經(jīng)理那里請教。還有一些企業(yè)喜歡對項(xiàng)目狀況進(jìn)行全面的描述。如果看報告的人想要了解什么問題，那么他可以直接在報告中找到答案，而不必再去項(xiàng)目經(jīng)理那里請教。
如果你曾經(jīng)有過讓很多人向你發(fā)送信息的經(jīng)歷，你就會了解，接下來的事情會很浪費(fèi)時間的。了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況看上去可能是很簡單的一件事。PMO只需要收集和整理信息，然后再制成報告就可以了。然而，同所有依賴于人力進(jìn)行的活動一樣，了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況也是看事容易做事難。PMO在了解項(xiàng)目狀況時可能會遇到下面這些挑戰(zhàn)。
1、時間問題
沒有哪個項(xiàng)目經(jīng)理能夠在你需要的第一時間向你提供項(xiàng)目狀況信息。1990年，我曾經(jīng)和一名負(fù)責(zé)Y2K項(xiàng)目的管理員進(jìn)行了交流，他告訴我說，收集半個月的狀況信息要花費(fèi)他至少八個小時的時間。如果是你要進(jìn)行這項(xiàng)工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務(wù)的最后來完成呢?
2、準(zhǔn)確性問題
在很多情況下，收集到的信息是不準(zhǔn)確的。例如，你可能已經(jīng)注意到了，項(xiàng)目小組下一個月的工作計(jì)劃同上一個月的工作計(jì)劃可能是相同的，這說明報告信息的人只是把以前報告過的信息又重新報告了一遍。同樣，你可能也注意到了，項(xiàng)目經(jīng)理總是會報告說項(xiàng)目按照預(yù)計(jì)工期進(jìn)展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。
通常，即使信息準(zhǔn)確及時，你也會發(fā)現(xiàn)問題，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常簡要，并不能讓你對整個項(xiàng)目的狀況有完整的了解。
3、證明自身價值
在企業(yè)內(nèi)部，PMO是唯一能夠?qū)菊谶M(jìn)行的所有項(xiàng)目有全面了解的部門。PMO如果不能對項(xiàng)目管理的價值進(jìn)行追蹤和量化，就無法證明自身的價值。通常，項(xiàng)目管理價值是PMO價值的間接反映。例如，在一定時期內(nèi)按照預(yù)定目標(biāo)完成的項(xiàng)目越多，就證明項(xiàng)目管理的價值越大，從而也就體現(xiàn)出了PMO的價值。
4、確定項(xiàng)目管理的價值
PMO面臨的最困難的一項(xiàng)工作就是確定項(xiàng)目管理的價值。這個問題是企業(yè)所有人和高級管理層最喜歡問的一個基本問題，又是最難圓滿回答的一個問題。我以前就曾經(jīng)提到過，PMO在很多服務(wù)領(lǐng)域還沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，確定項(xiàng)目管理價值就是其中之一。對于很多公司來說，尋求有豐富經(jīng)驗(yàn)的咨詢公司的幫助不失為一個好辦法。
人們總是能夠通過直覺感覺到項(xiàng)目管理的價值的存在，但如果要對這種價值進(jìn)行量化，卻不是一件容易的事情。這就好象是你眼前有一樣?xùn)|西，似乎伸手就能夠到，但是你離它越近，它就變的越模糊不清。當(dāng)然，這個問題也并非完全無法解決。首先，可以依靠業(yè)內(nèi)調(diào)查，尋找與自己的企業(yè)狀況相似的公司。如果這些公司有辦法確定項(xiàng)目管理的價值的話，自己公司的項(xiàng)目管理價值應(yīng)該和它們也相似。
其次，按照每一個細(xì)節(jié)來計(jì)算項(xiàng)目管理的價值。例如，PMO可以與不同類型的項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行合作，來確定項(xiàng)目管理的價值。合理的項(xiàng)目范圍變化帶來的價值，風(fēng)險管理帶來的價值，讓客戶估