伴隨著項目管理理念的深入和項目管理價值的日益凸現(xiàn)，管理層逐漸認識到項目管理對提高企業(yè)經(jīng)濟效益和利潤將產(chǎn)生非常巨大的有利影響，越來越多的企業(yè)以項目為單元進行企業(yè)的戰(zhàn)略分解與任務執(zhí)行。隨著專業(yè)分工的細化，越來越多的跨職能的項目出現(xiàn)在企業(yè)里面，如何在跨職能的項目之間進行資源優(yōu)化組合、管理好各項目的風險、進度等就變得越來越重要。為了更好地解決資源沖突，復制已有項目的成功經(jīng)驗，規(guī)范企業(yè)的項目管理標準，項目管理辦公室（PMO）應孕而生。
為達到項目管理辦公室(PMO)的短長期工作目標、工作范圍及工作內(nèi)容，使工作流程程序化，強化工作職能，并使其持續(xù)運作，可以將PMO的設立過程分為以下四個階段。
第一階段：確定PMO的短長期目標和工作范圍及內(nèi)容。首先通過調(diào)查分析，確定組織項目管理成熟度，并了解員工對組織的期望;對組織及現(xiàn)有的項目進行SWOT分析，明確組織的現(xiàn)狀及遠景規(guī)劃，確立PMO的短期及長期目標。根據(jù)目標和規(guī)劃，建設PMO的組織架構(gòu)，確定PMO的職能和人員。
第二階段：按照PMO發(fā)展計劃執(zhí)行，并不斷完善計劃。實施PMO的短期計劃，并不斷修正計劃，從而有助于完善長期計劃。建設適合組織的管理標準體系，擬定并實施培訓計劃，提供項目指導工作。PMO在本階段必須能夠步入正規(guī)，為組織項目管理體系提出可實施的前景，并為第三階段的工作提供條件。
第三階段：健全PMO的職能，工作流程程序化。本階段的主要工作為在第二階段的基礎上，繼續(xù)執(zhí)行PMO的計劃.并健全PMO的職能，令PMO的研究發(fā)展成果直接為組織帶來效益。研究發(fā)展成果包括培訓計劃的實施流程;管理體系的運作;階段性報表分析;階段性報告程序;項目資料管理體系;項目管理軟件、工具、技術(shù)、手段的開發(fā)與引用等。
第四階段：強化PMO工作職能，并令其持續(xù)運作。本階段的工作是繼續(xù)強化PMO 的工作職能，不斷完善PMO工作方式，并擴大其工作范圍，優(yōu)化項目管理活動，并在各種持續(xù)的工作中提供指導，為組織提供各種支持。
PMO是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經(jīng)理團隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。