項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目管理中是一個(gè)穩(wěn)定的力量，它必須在保持長(zhǎng)期目標(biāo)的同時(shí)獲得立即成果。現(xiàn)實(shí)要求項(xiàng)目辦公室必須對(duì)組織的需求迅速回應(yīng)，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，很快整個(gè)組織又陷入混亂狀態(tài)。項(xiàng)目辦公室一旦建立，高級(jí)管理層就會(huì)想獲得立即成果，即使在形成這種局面之前的好幾年，他們?cè)?jīng)忽略、反對(duì)它。假如你有一個(gè)項(xiàng)目辦公室，你將如何去運(yùn)營(yíng)它，項(xiàng)目辦公室的遠(yuǎn)景是在組織內(nèi)部推廣項(xiàng)目管理知識(shí)使其成為企業(yè)文化的一部分。以下分享幾大秘訣是：
1、失控項(xiàng)目的控制
為了獲得立即的成果，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的第一個(gè)行動(dòng)是控制失控的項(xiàng)目。失控項(xiàng)目的一些警告跡象如下：
不充分的項(xiàng)目計(jì)劃、錯(cuò)誤的任務(wù)管理盟、糟糕的報(bào)告和交流、不經(jīng)常的狀態(tài)報(bào)告會(huì)議、不足的文檔、突然的時(shí)間表變更、項(xiàng)目組織渙散、混亂的業(yè)務(wù)目標(biāo)、極端的項(xiàng)目復(fù)雜性、不斷上升的投入、過(guò)多的項(xiàng)目會(huì)議。
假如提供綠燈的話，項(xiàng)目辦公室可以通過(guò)許多方式為失控項(xiàng)目提供幫助。首先，項(xiàng)目辦公室可以進(jìn)行評(píng)估并向項(xiàng)目經(jīng)理提交評(píng)估結(jié)果以利于項(xiàng)目實(shí)施。第二，項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同工作為提出補(bǔ)救計(jì)劃并實(shí)施這個(gè)計(jì)劃提供咨詢和指導(dǎo)。
2、幫助啟動(dòng)項(xiàng)目并建立估算和風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程
許多組織無(wú)法在三個(gè)限制的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，因而項(xiàng)目失控是件常事而非例外。俗話說(shuō)“一分防勝過(guò)十分補(bǔ)”，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動(dòng)的項(xiàng)目以防止將來(lái)的失敗和補(bǔ)救。因此，項(xiàng)目辦公室必須立即開(kāi)始幫助新項(xiàng)目的啟動(dòng)，這樣才能獲得服務(wù)有價(jià)值的聲譽(yù)。
利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施一致估算的簡(jiǎn)單方式之一。除了估算過(guò)程外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)簡(jiǎn)單的風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程對(duì)事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算;使用縮寫(xiě)RAID是一泓簡(jiǎn)單的提醒方式以促使項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始界定風(fēng)險(xiǎn)、假設(shè)、內(nèi)容和定義。此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任尋找能夠滿足組織的估算和風(fēng)險(xiǎn)需求的軟件包;
3、評(píng)審并管理項(xiàng)目卷宗
項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過(guò)程中發(fā)揮著主要租用。項(xiàng)目卷宗管理過(guò)程包括兩部分--項(xiàng)目選擇和卷宗評(píng)審。建立項(xiàng)目卷宗過(guò)程的第一個(gè)挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項(xiàng)目以及它們是如何啟動(dòng)的。
4、進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審和稽核
項(xiàng)目評(píng)審和稽核與項(xiàng)目卷宗的審核不同。項(xiàng)目辦公室是將項(xiàng)目評(píng)審和稽核與項(xiàng)目作為提高項(xiàng)目運(yùn)作質(zhì)量的擁護(hù)者。它還具有對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進(jìn)過(guò)程中蘊(yùn)含的導(dǎo)致失敗的趨勢(shì)通常易于被非項(xiàng)目管理人所察覺(jué)我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn))。
5、資源控制
可供使用的人力資源目錄、確定目前誰(shuí)在管理著人力資源、確定如何管理人力資源、建立一個(gè)簡(jiǎn)單的人力資源管理過(guò)程、向所有的用戶傳播管理過(guò)程。
以上列舉的各項(xiàng)說(shuō)明了一旦達(dá)成建立一個(gè)集中控制的資源數(shù)據(jù)庫(kù)的決定后，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開(kāi)始一個(gè)新項(xiàng)目的做法是愚蠢的。
6、改進(jìn)項(xiàng)目管理環(huán)境
這個(gè)過(guò)程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計(jì)劃的基礎(chǔ)，它對(duì)組織的發(fā)展至關(guān)重要。項(xiàng)目辦公室推行的有效過(guò)程為組織提供穩(wěn)定的項(xiàng)目管理環(huán)境。這個(gè)過(guò)程包括項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目終結(jié)。