無能為力的定義是缺少行動的權(quán)力或能力。在項目管理中，項目經(jīng)理和團隊可能覺得他們自己處在無能為力的境地，不能讓項目按照目標要求的方式來進行。
理解
無能為力導致行動能力的退化。無能為力經(jīng)常會演變?yōu)椴荒苡行У剡\用可用的權(quán)力或影響力。改錯誤將導致任憑時間流逝，問題發(fā)生，卻不采取行動。
項目經(jīng)理和團隊領(lǐng)導者有時能從他人提供的可選方案中受益，而這些可選方案他們之前可能從未考慮過。然而，并不是所有的項目經(jīng)理都愿意接受或采取與自己想法不同的觀點。
案例分析
我被邀請去支持一個項目，項目經(jīng)理和團隊努力工作了數(shù)月以讓他們的客戶滿意。遺憾的是，他們工作越努力，投入的時間越多，越感覺對項目交付物、目標和結(jié)果的控制力越少。無論他們做什么，似乎都沒有任何積極的結(jié)果。在客戶感覺到項目失控后，項目最終取消——項目團隊失去了客戶的信任。為該問題付出的代價包括項目經(jīng)理被免職，對目標、目的、產(chǎn)品和項目能力的重新審核，長達6個月之久的挽救項目的努力宣告失敗，失去合同。
從該案例中吸取的重要教訓是：重視和客戶保持緊密聯(lián)系，覺察到問題后立即采取措施。
危險信號
無能為力的危險信號包括：
①不能就需求優(yōu)先級達成一致。
②缺少讓項目朝預期方向發(fā)展的明確指導。
③不能及時做出決策。
④沒能主動地解決客戶和干系人共同擔心的問題。
⑤無效的溝通妨礙了項目團隊小組達成共識。
⑥沒有向客戶提供信息。
⑦缺乏質(zhì)量控制。
⑧方法不斷改變，沒有堅定的目標。
⑨太多不協(xié)調(diào)的措施，不能相互結(jié)合、彼此支持。
⑩為改變而改變。
?缺少明確定義的項目方法和方法論。
?事倍功半。
?意外。
?缺少完成工作的技能和知識。
?錯誤方法的運用
解決辦法
項目經(jīng)理必須把客戶的真正需求和目標放在首位，即使有時需要幫助客戶弄清楚這些需求和目標是什么。如果項目目標沒有以滿足所有干系人需求的方式來定義，第一步應該與干系人就能真正滿足其需求的交付物和性能方面達成一致。完成這一任務的有效機制是舉行一場由所有關(guān)鍵干系人代表參加的“需求研討會”。一位有經(jīng)驗的項目經(jīng)理能幫助干系人定義項目任務和目標，并就此達成一致。首先要投入時間和精力來確定項目任務和范圍，其次要確定優(yōu)先級，確保項目工作能首先滿足最重要的需求。
另一個解決辦法是讓客戶和干系人參與項目的執(zhí)行。舉行項目團隊和干系人代表例會，分享信息，并確保干系人認可正在開展的工作。
請求外部審核是另一個解決辦法。通過目標評估形成建議和意見，給團隊注入信心，使項目經(jīng)理和團隊重新振作。
通過培訓來提高技能、知識和技術(shù)也是有益的。
項目經(jīng)理在開始感覺無能為力時迅速采取行動是至關(guān)重要的——問題解決得越早越好。項目經(jīng)理的經(jīng)理、其他項目經(jīng)理和資源可提供幫助。
處理無能為力的技巧
①設(shè)定可行的、明確定義的目標和目的。
②開展項目工作前了解客戶真正的需求。起草一份項目任務和范圍文件。舉行需求研討會，確立優(yōu)先級。
③針對項目中確實發(fā)生的情況，保持與客戶干系人良好的溝通。
④讓項目團隊參與重大的決策，傾聽建議并及時采取措施。
⑤確保項目團隊成員受過相關(guān)培訓并由經(jīng)驗。
⑥促進團隊協(xié)作、互相支持。
⑦在與他人打交道和開展項目工作時不能忽視項目目標。