1、必要時(shí)調(diào)整組織機(jī)構(gòu)。如果組織機(jī)構(gòu)臃腫，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，各部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人設(shè)事，人浮于事，就會(huì)給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進(jìn)行。組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整與重組，是輔助公司更重要的戰(zhàn)略的實(shí)施或核心能力的充實(shí)的基礎(chǔ)，有助于改善內(nèi)部溝通。
我所在的公司最初采用直線職能式組織架構(gòu)。隨著公司的發(fā)展，研發(fā)部與市場(chǎng)營(yíng)銷部缺乏合作的效應(yīng)越來越明顯，兩部門競(jìng)相爭(zhēng)奪資源，沖突不斷，效率遞減，研發(fā)與市場(chǎng)嚴(yán)重脫節(jié)，沒有協(xié)同效應(yīng)。這時(shí)，我們采取平衡矩陣式的組織架構(gòu)，將市場(chǎng)營(yíng)銷部作為職能部門和產(chǎn)品研發(fā)部門的結(jié)合。從而，我們達(dá)到以下目的：第一加強(qiáng)市場(chǎng)與研發(fā)以及其他部門的協(xié)調(diào)；第二增強(qiáng)不同專業(yè)人員的直接交流，達(dá)到更高的靈活性；第三避免組織成員為保護(hù)本部門利益而忽視組織的整體目標(biāo)的現(xiàn)象；第四由于矩陣式組織需要很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，這樣可以同時(shí)鍛煉組織成員的能力。
對(duì)于快速成長(zhǎng)階段的公司，以及并購了其他公司或部門的公司主管，能夠由預(yù)見地改善組織結(jié)構(gòu)，是降低內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)成本的事半功倍之舉。
2、制度保證。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要有目的地健全內(nèi)部溝通渠道。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況選擇溝通渠道：正式溝通、非正式溝通。這兩種溝通渠道有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，不能盲目的決定用那一種。但是，隨著信息時(shí)代的到來，非正式溝通的積極作用越來越明顯。特別是現(xiàn)在所流行的柔性溝通是以人為出發(fā)點(diǎn)和中心，圍繞著激發(fā)和調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性展開的，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和企業(yè)共同發(fā)展的一系列管理溝通活動(dòng)，更在很大程度上適應(yīng)了企業(yè)發(fā)展的需要。
我所在的公司采取了早會(huì)晚會(huì)制度，保證溝通的順暢。并且任何部門的人員都可以參加其他部門的早會(huì)晚會(huì)，并發(fā)表意見，實(shí)現(xiàn)跨部門溝通。同時(shí)不定期舉行各種技術(shù)、管理交流會(huì)。也鼓勵(lì)員工在非正式渠道發(fā)表意見，比如用餐、聚會(huì)時(shí)間。
3、全方位信息共享。信息共享對(duì)于企業(yè)來說是至關(guān)重要的。全方位的信息共享意味著企業(yè)內(nèi)部沒有信息流動(dòng)的障礙，可以使信息根據(jù)需要足夠便捷地流動(dòng)，從而使組織發(fā)揮出整體大于部分之和的協(xié)同效應(yīng)。我所在的公司采取人力資源系統(tǒng)軟件來實(shí)現(xiàn)信息共享，公司的信息將都通過本系統(tǒng)公布，比如有人事信息、考核信息、內(nèi)部招聘信息、培訓(xùn)信息、通知、制度頒布、財(cái)務(wù)信息等。
三、崗位輪換
80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80％的信息交流與溝通發(fā)生在20％的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應(yīng)該鼓勵(lì)崗位輪換，比如由業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)人力資源、培訓(xùn)、行政、商務(wù)管理等支持部門的主管，減少由于人際關(guān)系的陌生、業(yè)務(wù)的不熟悉而產(chǎn)生的溝通障礙。IBM、HP近幾年在中國(guó)市場(chǎng)都有類似實(shí)踐。摩托羅拉與亞信的CFO對(duì)各自市場(chǎng)業(yè)務(wù)的分析與深度介入，使得這個(gè)傳統(tǒng)的“后勤”部門與核心業(yè)務(wù)水乳交融，相得益彰，從而在根本上調(diào)整了他們的團(tuán)隊(duì)判斷問題的角度及行為方式。
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文章來源：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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