項目經(jīng)理：如何開好進(jìn)展會
2007-1-29 9:31:57 作者：Mike Sisco |
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作為項目經(jīng)理，每周的項目進(jìn)展會議是你的一個重要工具。通過把握每周項目更新狀況，我們可以處理任何重大項目。進(jìn)展會議有助于：新的項目成員融入團(tuán)隊；項目經(jīng)理及時發(fā)現(xiàn)問題，做出修正；項目經(jīng)理強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵問題，提供早期指導(dǎo)。
精明的項目經(jīng)理從不把進(jìn)展會議僅僅作為了解項目進(jìn)度狀況的手段。他們往往在會前就已經(jīng)知道了項目的進(jìn)展情況。實際上，進(jìn)展會議是幫助項目經(jīng)理推動項目前進(jìn)的一個工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問題給團(tuán)隊成員以指導(dǎo)。我在咨詢工作中發(fā)現(xiàn)了一些行之有效的簡單方法，它們能夠幫助你取得成功。
仔細(xì)關(guān)注會前準(zhǔn)備
作為一名優(yōu)秀的項目經(jīng)理，應(yīng)在每次進(jìn)展會議前與項目團(tuán)隊中的所有重要成員進(jìn)行溝通。如果對項目管理得力，你應(yīng)該隨時與團(tuán)隊成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項目進(jìn)展會議上也不會發(fā)生意外。意外的發(fā)生會削弱你對項目的管理，并導(dǎo)致團(tuán)隊成員對你失去信心。我通常從以下幾個方面進(jìn)行準(zhǔn)備：
詳細(xì)項目檢查：我會瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項任務(wù)，從而了解各方面的既定進(jìn)度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細(xì)地瀏覽各項任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進(jìn)你對項目中的關(guān)鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進(jìn)展會議上提到的。
發(fā)現(xiàn)瓶頸：我的一部分職責(zé)就是要發(fā)現(xiàn)項目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當(dāng)你消除了一個瓶頸時，其他問題又將會成為該項目的新瓶頸。轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
準(zhǔn)備關(guān)鍵問題清單：我會在關(guān)鍵問題清單上列出準(zhǔn)備在會上與整個團(tuán)隊或某個成員討論的要點。開會時，我會拿著這份事先準(zhǔn)備好的清單。你事先準(zhǔn)備的行為將會傳遞給整個團(tuán)隊，從而促使團(tuán)隊成員都在進(jìn)度會議之前做準(zhǔn)備。進(jìn)度會議的長度不要超過一個小時。除整個團(tuán)隊參加的會議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨參加的會議。時刻記住，不一定所有的團(tuán)隊成員都得牽扯進(jìn)項目的方方面面。
謹(jǐn)言慎行：人們對任何領(lǐng)導(dǎo)的評價總是來自于以下幾個方面：組織能力、洞察力、理解力、行動能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團(tuán)隊成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動，不要低估這種影響。
詳細(xì)安排會議
在制定會議日程時，可以參考下述方法。
點名：開會前，讓大家知道參加會議的所有人員。這對那些通過電話參加會議的遠(yuǎn)程團(tuán)隊成員尤為重要，同時也會節(jié)約會議的時間。轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
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文章來源：CNET科技資訊網(wǎng)
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