做為一個項目的項目經(jīng)理，經(jīng)常召集會議是必然的，但如何能有效的召集會議，如何更好的利用會議來為項目服務呢，特別是一個沒有多少驗驗的項目經(jīng)理，有時對會議的把握就不是那么的準確到位，以下的幾點希望能大家有所幫助。
一、召集會議的正當理由
1、召集一些人一起討論某一問題。如對一某一個問題，需求一些人來進行討論，那這將是召集會議的一個很好的理由，在項目中可以以專題會議的形式召開，并形成會議紀要，有結(jié)論及后續(xù)的行動方案，此類會議可以根據(jù)項目的進展經(jīng)常召開，可以是臨時的，也可以是定期的（如項目狀態(tài)分析會議）。
2、需求經(jīng)過大家的同意，而不是通過行政命令來做的決定事情。當某一事項要經(jīng)過大家的同意，如效率考核等，這時就應該通過召集會議的形式來確定，并得到執(zhí)行。
3、討論一些有爭論的問題。項目的過程中，經(jīng)常有一些問題是爭論不休的，這時從項目完成的角度考慮，將召集會議，對這種有爭論的問題進行討論，并形成統(tǒng)一的觀點，在項目中很有必要。
4、當人們以前沒有碰過面的時候需要大家召集一起開會(如kick off) 。這種見面的會議有利于項目的團隊建設(shè)，也是必不可少的一個環(huán)節(jié)。
二、不召集會議的理由
1、沒有必要召開會議的就不召開
如項目過程中，對一些會議的召開不會取得結(jié)果或效果的會議就盡量不要召開，會議是根據(jù)項目的進展來決定的，為項目而服務的，不是為了開會而開會。
2、一個會議如不需要某人來參加的，就不必邀請他
為了提供會議的質(zhì)量，會議的過程要進行考慮，如果此人對會議的內(nèi)容無關(guān)或?qū)h的決不付責任，那么就不要考慮某人來參加會議。如架構(gòu)設(shè)計的會議，編碼人員就不要參加。
3、如你認為沒有必要開會的，那么就取消他
隨著項目的進展，原來約定的一些會議可以會認為沒有必要，那么你就取消他。如項目初期，一周開一次的項目狀態(tài)會議，到了項目進展到一定程度后，完全可以改為二周一次。
三、會議經(jīng)驗：
如一個會議有8位以上的人參加，那未必每個人都能對會議有所貢獻（除非“召集大家來通報情況”）；如會議需要討論，參加的人應該少一些；記住要預定您開會的地點，并安排一個大家都有空的時間；建議由專門的人員(如項目助理)來安排會務相關(guān)事項如你需要召開一個會議，那就召開吧；項目的過程中，你可能對某一些問題認為有必要召開會議，那就召開，要基于你自己的判斷，并能對項目產(chǎn)生極積的影響。
如團隊成員需要開一個會，那就鼓勵他們開；這過程說明了團隊的成員在實施過程中有困難，認為需求使用會議的方式來討論問題，解決問題，通報問題等；應該鼓勵他們開會來解決問題，統(tǒng)一思想�！拔也恢涝撊绾巫觯驗檫�沒有人召開一個關(guān)于這方面的會議”，那就由他組織一個會，這說明項目中存在的問題還沒有統(tǒng)一一致的目標，這時應該鼓勵開會來解決問題。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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