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如何做好大型OA系統(tǒng)的需求分析?
2009-2-20 10:03:16  作者:鐵在燒
  OA(Office Automation)系統(tǒng)是廣大企事業(yè)單位信息化建設過程必然要經過的里程碑,“他山之石,可以攻玉”,希望這篇“需求分析”對你能有所裨益。
1.1 項目目標
隨著S省郵政業(yè)務的迅速發(fā)展,市場的不斷擴大,競爭也日益激烈。為滿足企業(yè)日常辦公需求,提高辦公效率,保障關鍵信息在決策層、管理層、實施層信息迅速、準確的傳遞,S省郵政提出建設企業(yè)內部辦公系統(tǒng)的規(guī)劃和目標,目的在于為企業(yè)搭建高效靈活的網絡應用平臺,加強協(xié)作,提高企業(yè)整體工作效率,保證信息資源高效地收集、傳輸、存儲和共享,為企業(yè)的健康發(fā)展提供強有利的信息服務和決策支持。

建立一個友好的、多功能的、輕松的桌面辦公環(huán)境,解決整個系統(tǒng)中領導間、部門間的協(xié)同工作以及上下級之間請示、批復等下情上達、上情下達等信息傳遞。
建立一套透明的辦公信息處理機制,體現(xiàn)郵政的管理思路,實現(xiàn)辦公流程透明化,下級單位可以監(jiān)督上級部門的工作,加快機關的辦事效率;實現(xiàn)任務跟蹤可視化,上級部門可以實時檢查下級單位的工作,提高企業(yè)的執(zhí)行力。

建立一個企業(yè)內部信息共享和交互的平臺,實現(xiàn)企業(yè)內部信息的共享和員工的協(xié)同工作。并逐步實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)的對接,實現(xiàn)信息共享。
建立一個易維護、易二次開發(fā)、易擴展的系統(tǒng),通過提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性,盡可能地降低信息系統(tǒng)的維護工作量,通過流程、組織等的用戶自定義,滿足不斷便化地用戶需求 。
建立一個安全的應用系統(tǒng),系統(tǒng)應該提供網絡級、系統(tǒng)級、應用級的多層安全控制體系,充分保證系統(tǒng)的整體安全。
建立一個靈活適用的系統(tǒng),本著長遠規(guī)劃的眼光建立廣域網范圍內的應用系統(tǒng),既要考慮到現(xiàn)狀,又要考慮將來的業(yè)務發(fā)展和組織機構變化
1.2 建設原則
在辦公自動化的過程中,要貫徹經濟性、實用性、先進性、安全性、快速見效、逐步建設原則。
經濟性:要保護已有投資,在原有投資的基礎上延續(xù)建設,并要考慮項目的投資效益情況。
實用性:要考慮辦公自動化系統(tǒng)的特殊性,要重點解決好辦公系統(tǒng)的關鍵工作。
技術的先進性和成熟性:工程作為多部門跨網絡協(xié)作的大規(guī)模、全公司性的系統(tǒng),為滿足系統(tǒng)在很長的生命周期內有持續(xù)的可維護和可擴展,獲得更高的發(fā)展起點,應采用先進和成熟的技術。
安全性:在本期工程中應充分考慮系統(tǒng)的安全性
可管理性:應采用合理的系統(tǒng)體系結構,建立對辦公自動化系統(tǒng)運行的集中管理和監(jiān)控。
快速見效:要考慮到目前辦公自動化系統(tǒng)需求的迫切性,系統(tǒng)成熟一部分就推廣一部分,特別是辦公自動化的關鍵部分要盡快投入使用,讓員工逐步熟悉使用OA系統(tǒng),最后實現(xiàn)全面推廣應用
1.3辦公系統(tǒng)應用推廣范圍
1.3.1第一階段
S省郵政辦公系統(tǒng)(第一階段)完成后,系統(tǒng)將覆蓋省公司機關部室全體人員、直屬單位和地市公司,主要業(yè)務功能包括:會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)。
建設周期:6個月。
業(yè)務目標和技術目標:完成統(tǒng)一組織結構和用戶規(guī)劃和實施,完成管理類系統(tǒng)平臺規(guī)劃,完成基礎平臺和服務器產品購置安裝,省公司和二級單位之間的公文通過系統(tǒng)傳遞,省公司和二級單位習慣通過系統(tǒng)進行公文流轉和辦公。
1.3.2第二階段
S省郵政辦公系統(tǒng)(第二階段)完成后,系統(tǒng)將覆蓋省公司機關部室全體人員、直屬單位和地市、縣區(qū)公司及地市專業(yè)公司。
其中合同審批管理、任務跟蹤、文檔中心、即時通信等功能在省公司機關、直屬單位和地市公司使用。
支持PDA等手持終端設備。
OA(第一階段)的功能,包括會議通知、工作通知、發(fā)文處理和收文處理、電子郵件等5個模塊,推廣至縣區(qū)公司及地市專業(yè)公司。
建設周期:9個月。
業(yè)務目標和技術目標:鞏固第一階段的成果,直屬單位和地市局全面使用系統(tǒng)管理其下級單位的公文流轉,省公司疊加新功能,在實現(xiàn)公文流轉的基礎上全面提升辦公效率。
1.3.3 第三階段
S省郵政辦公系統(tǒng)(第三階段)完成后,系統(tǒng)將覆蓋全省所有網點,包括支局所、儲蓄所以及配送部,開放所有功能。
省公司主要單位、直屬單位和地市公司完成門戶的開發(fā)、配置和部署。
系統(tǒng)集成現(xiàn)有主要管理類系統(tǒng),實現(xiàn)管理類系統(tǒng)的單點登錄。
建設周期:9個月。
業(yè)務目標和技術目標:實現(xiàn)S省省辦公系統(tǒng)的“統(tǒng)版”,實現(xiàn)辦公系統(tǒng)到管理平臺的演進
1.4辦公系統(tǒng)應用推廣思路
(1)采用先易后難、逐步加載的推廣方式
OA的推廣要先易后難,而且要做到對員工有用,所以首先推廣應用會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)。等員工習慣了,再推廣文檔管理系系統(tǒng)、任務跟蹤、請示匯報、信息門戶等新應用。
(2)對OA的應用提供充分的業(yè)務、技術和培訓支持。
要及時制訂OA運行管理制度,使得OA系統(tǒng)具有可操作性;要對OA的應用要提供充分的技術保障,保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。
(3)發(fā)揮領導在OA推廣中的帶頭作用。
OA系統(tǒng)推廣的重要力量來自領導,因此建議各級領導要充分支持OA系統(tǒng)的建設并帶頭使用OA系統(tǒng),以領導的示范作用來影響員工,來增加推廣OA系統(tǒng)的力度。
(4)從上而下堅定地推廣OA系統(tǒng),使得 OA成為生產的一個環(huán)節(jié)。
OA系統(tǒng)的推廣靠大家的積極性,但也要靠組織由上而下的推動力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下,要堅決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ,使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運行,成為生產必須的一個環(huán)節(jié)。
(5)加強制度考核,將OA系統(tǒng)的推廣與相關考核掛鉤。
要制訂OA推廣考核制度,使OA系統(tǒng)的推廣與部門和個人的考核掛鉤,并獎勵先進,處罰落后
1.5 應用功能要求
通過對《S省郵政辦公自動化業(yè)務需求》的分析以及和相關人員進行的需求溝通,在第一階段的辦公自動化平臺系統(tǒng)建設過程中,重點在于搭建一個安全可靠、可擴展、性能良好的郵政基礎信息體系結構,同時在此基礎上構建郵政內部目前最迫切的部分應用:如會議通知、工作通知和收發(fā)文系統(tǒng)等。
    以下就以列表的形式簡單描述S省郵政辦公自動化系統(tǒng)的各功能組成。
1.5.1 功能列表
表1-1 功能列表
模塊名稱
描述
企業(yè)知識門戶
企業(yè)知識門戶主要提供用戶訪問信息資源的一個統(tǒng)一門戶:
  • 全面整合現(xiàn)有的用戶資源,為現(xiàn)有的系統(tǒng)和將來的發(fā)展打下了堅實的基礎和良好的框架。
  • 采用統(tǒng)一用戶管理從而實現(xiàn)單點登錄。
  • 采用成熟產品作為企業(yè)級文檔管理解決方案
數(shù)據交換
提供不同系統(tǒng)之間的數(shù)據及應用交換,以及實現(xiàn)和國家公司辦公系統(tǒng)的公文交換
公文處理系統(tǒng)
公文處理是日常辦公系統(tǒng)的重要組成部分,具體的操作包括:撰寫公文、接收公文、發(fā)送公文、傳閱公文、批示公文、審閱公文、歸檔等。
公文流轉
提供流程自定義工具,可以方便地設定公文流轉規(guī)則,使得公文的收、發(fā)、傳閱、批示、審閱、歸檔等工作變得相當簡單。
流程自定義    
提供可視化的工具方便地定義公文流程
表單自定義
提供可視化的工具方便地設定表單格式及權限
流程管理
實時監(jiān)控流程運行情況
會議管理
會議管理系統(tǒng)主要對計劃會議和日常會議進行管理。提供會議安排的起草、審批、會議通知、會議紀要進行管理?捎晒芾韱T自定義流程并配制具體的環(huán)節(jié)。
事宜申請管理
提供對車輛、接待、通用事宜等資源進行管理,通常會根據郵政內部規(guī)定對以上資源的預定設定一定的步驟和規(guī)則,并能夠在系統(tǒng)中執(zhí)行預定、確認等相關操作。
日常辦公系統(tǒng)
日常辦公系統(tǒng)主要用于郵政內部的辦公處理包括了公文處理、個人辦公、流程自定義、表單自定義等功能。為了滿足移動辦公的需要,該模塊還能支持移動設備的接入。
個人辦公
個人辦公系統(tǒng)以個人秘書為指導思想,建立一個相對獨立的工作環(huán)境。提供個人的有關信息。如個人日程安排、在線交流、電子郵件、公務授權、個人通訊錄、信息查詢、待辦事宜等。
用戶協(xié)作
提供BBS、即時通訊等多人協(xié)作功能
視頻會議
提供通過網絡組織和召集會議的功能
短消息
公共信息系統(tǒng)
提供各種公用信息的發(fā)布、查詢以及對感興趣的問題進行討論的功能。它包括電子公告、規(guī)章制度、電子刊物、電子論壇、公共通訊錄等。
系統(tǒng)維護
系統(tǒng)維護涉及系統(tǒng)管理、代碼數(shù)據庫的維護、系統(tǒng)安全的維護、及系統(tǒng)日志數(shù)據庫和文件的檔案管理。
文檔管理
提供用戶對文檔結構、文檔、文檔的權限進行相關管理。文檔的創(chuàng)建,發(fā)布,協(xié)同辦公和歸類,檢索,統(tǒng)計的管理。
日志管理
對于一些重要工作,系統(tǒng)均記錄操作人、操作時間和操作過程等,方便事后的追蹤。
生產經營信息
提供各地市公司及其縣公司、支公司和直屬單位及其下設單位相關人員填報有關計劃財務數(shù)據、經營業(yè)務數(shù)據、資源數(shù)據和人事信息,要有相關權限的人員才能查看這些信息。


1.5.2 企業(yè)門戶
企業(yè)的知識門戶有兩個作用如下。
    是作為郵政業(yè)務系統(tǒng)界面整合的框架,把所有的應用系統(tǒng)界面整合在知識門戶中,實現(xiàn)訪問入口的集中管理,增加用戶訪問的快捷性。
    是作為相關信息推送的窗口,讓用戶能夠方便的訪問業(yè)務系統(tǒng)內需要自己處理的相關信息,用戶在登錄門戶后,即可在第一時間內了解等待自己處理的工作信息,從而大大提高工作效率。
最終的企業(yè)知識門戶主要包括以下功能:
各種處理功能的統(tǒng)一界面
    這個網站既是信息瀏覽的界面,也是修改、討論和審批等各種功能的操作界面的入口。通過網站中各個功能模塊的入口,用戶就能夠快速進入到相應功能的操作界面中去。
個性化的界面設置
    系統(tǒng)能夠根據不同的登錄用戶顯示不同的內容信息及功能模塊,這樣用戶就可以迅速的進入到自己的工作主題中去。
方便快捷地信息發(fā)布
    系統(tǒng)能夠方便快捷地進行集團內部或者部門內部的信息發(fā)布,對于部分信息還可以經過一定的審批流程后才能最終在門戶上進行顯示。
強大的搜索引擎
    信息發(fā)布網站需要提供一個強大的全文搜索引擎,用戶通過輸入一個或者多個的查詢條件, ,系統(tǒng)即可自動定位到符合條件的文件內容中去。
信息訂閱功能
    用戶可以通過網站訂閱感興趣的信息內容。當該類信息的內容被更新和修改以后,系統(tǒng)能夠通過網站的欄目提醒或者E—mail、手機短信等較為迅速的手段通知用戶。
為了能夠真正實現(xiàn)企業(yè)門戶的作用,很重要的一點是應該能夠實現(xiàn)單點登錄,因此將單點登錄單獨作為一個章節(jié)進行描述。
1.5.3 單點登陸
    在有了一個企業(yè)的統(tǒng)一門戶后,是否就能夠方便快捷地進行資源訪問呢?答案是否定的。S省郵政擁有多個業(yè)務應用系統(tǒng),隨著業(yè)務的發(fā)展,各種應用系統(tǒng)仍舊在開發(fā)完善中,郵政內部用戶每天需要登錄到許多不同的信息系統(tǒng)中,除了網絡、郵件、數(shù)據庫等系統(tǒng)外,還需要登錄到各種自身所開發(fā)的應用系統(tǒng)中。
    因此系統(tǒng)需要能夠實現(xiàn)單點登錄的功能,也就是說網絡用戶可以憑借基于最初訪問網絡時的一次身份驗證,對所有被授權的網絡資源進行無縫的訪問,從而提高網絡用戶的工作效率,降低網絡操作的費用,并提高網絡的安全性。
1.5.4 數(shù)據交換 
    S省郵政目前已經擁有各種類型的應用系統(tǒng),不同系統(tǒng)間的數(shù)據存儲格式可能并不相同 。無論是郵政內部應用系統(tǒng)之間的交互,還是與其他公司系統(tǒng)之間的交互,都可能會存在一種數(shù)據在不同的系統(tǒng)中存儲格式不盡相同的情況,因此在平臺系統(tǒng)建設過程中,需要提供一種數(shù)據交換的功能,用戶可以方便地定義不同系統(tǒng)間數(shù)據的映射關系,從而實現(xiàn)數(shù)據格式的統(tǒng)一。
1.5.5 公文流轉
    郵政內部業(yè)務辦公流程種類比較多,按照固化流程實現(xiàn)的思路已經不能很好地滿足要求,所以工作流程需能定制,從而簡化收發(fā)文、審批等工作。通過定制,可以增加、修改或刪除任何流程,并且流程中的各種工作流屬性可以進行設置,定制工具必須是對用戶友好無須編程的可視化工具。
撰寫新公文
    各級用戶可根據實際需要撰寫新公文(如進行收文登記、發(fā)文擬稿等),并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文可以發(fā)送進入流程的下一個步驟。
辦理待辦公文
    待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文,系統(tǒng)提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。
用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作:
對正文、附件進行修改;
在文件處理表輸入批示意見;
將文件發(fā)送給選定人員。
催辦督辦公文
    可對文件辦理的具體步驟設定催辦信息,催辦期限一到,系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息,催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。
1.5.6 事務處理
    事務處理系統(tǒng)是指郵政內部的資源預定管理和辦公事務管理。資源預定管理把會議室、車輛、辦公用品以及其它一些固定資產等都作為公共資源管理起來,使到用戶能夠在系統(tǒng)中進行資源查詢、預定和審批等工作。
資源預定管理包括以下一些功能。
會議管理
會議申請時需要提交會議主題、計劃會議時間、與會人員,并準備相關會議資料。
會議通知使到組織者能夠通知與會者和其他有關人員會議時間、地點,同時給他們發(fā)送會議資料,收到通知的人員可以在系統(tǒng)中進行簡單的回復。
會議結束后可以把會議紀要錄入到系統(tǒng)中,并指定可閱讀的人員,默認情況下與會者都有閱讀權限。
對以往的會議記錄,可以按照日期、會議類別、議題等條件進行查詢。
1.5.7 日常辦公
日常辦公是指用戶在日常辦公中需要使用到的一些輔助功能。
待辦事宜
    在用戶登錄到系統(tǒng)中時,在首頁顯示待辦事宜提示。待辦事宜可以由用戶自己錄入,也可以從日程安排中提取。待辦事宜的類型包括電話回復、電子郵件處理、文檔提交等,可以由系統(tǒng)管理員進行定義。
電子郵件
    建議業(yè)界成熟的產品作為電子郵件服務器,由于電子郵件除了實現(xiàn)內部的信息交流以外,在將來還必須考慮實現(xiàn)單位工作人員和外部的電子郵件交互功能,因此建議采用一個比較成熟的電子郵件系統(tǒng)是我們考慮的初衷。
1.6 技術需求
    前瞻性:系統(tǒng)不僅要滿足目前的需求,也要滿足將來發(fā)展的需要。
技術先進、成熟可靠。
    集成性: 本系統(tǒng)的最終目標是建成一個網絡上覆蓋總公司、分公司的系統(tǒng),包括辦公系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據集成。
    隨需而變的流程化設計:簡單易學、快速靈活的開發(fā)手段才能開發(fā)出符合業(yè)務需要的而且是需求多變的應用。而且這樣的應用適應辦公業(yè)務應用的流程化處理特點。應用界面友好。
    高效性:應用程序要有較高的執(zhí)行效率,要結合硬件平臺及功能需求,在硬件配置層及應用軟件層進行優(yōu)化。
    可移植性: 應用軟件應具有很強的可移植性,可在多種硬件平臺、網絡和操作系統(tǒng)環(huán)境下工作。
    應用軟件支持在線幫助功能,而且系統(tǒng)管理員能夠修改幫助文本。
系統(tǒng)結構要符合層次性及模塊化的設計思想,系統(tǒng)結構清晰合理,軟件靈活,可根據今后的需求進行擴充。
    系統(tǒng)設計符合INTRANET設計思想,采用先進的WWW瀏覽技術。隨著INTERNET的普及、WWW服務勢必成為技術的發(fā)展趨勢,是企業(yè)應用的發(fā)展方向,應能夠實現(xiàn)與WWW系統(tǒng)之間的結合。
    開放性:具備開放性的特點,能夠支持多種開發(fā)語言,支持與各種關系數(shù)據庫的互連;支持現(xiàn)有主流的網絡協(xié)議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準、編程開發(fā)標準。能夠符合集團公司公布的相關標準及技術體制。
    安全性:應具備強大完善的多級別安全控制;采用驗證、數(shù)字簽名、存取控制、加密等多種技術手段,以及通過角色來定義安全級別,并且這種安全控制貫穿于系統(tǒng)的各個層次。辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及公司的機密,而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的,因此安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。企業(yè)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。
    可管理性:系統(tǒng)的可配置管理,提供完備的管理手段。
提供電子郵件功能: 電子郵件系統(tǒng)具備新郵件到達提示功能?梢约皶r打開自己的電子郵件信箱,閱讀有關郵件,并通過該郵件的指示(鏈接 、URL等)自動打開相關的辦公自動化應用系統(tǒng),進行下一步的工作。
    系統(tǒng)能夠支持各種復合文檔型的數(shù)據:復合文檔型數(shù)據不同于傳統(tǒng)數(shù)據類型。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn),以各種格式化數(shù)據(如經過排版的文字)混合存在的形式出現(xiàn)的;同時辦公自動化系統(tǒng)作為公司核心應用系統(tǒng)還包含了各種各樣的數(shù)據對象。
    支持全文搜索功能:需要數(shù)據庫系統(tǒng)提供對所有存儲信息的全文檢索引擎。
    實現(xiàn)工作流自動化:所有的業(yè)務過程都是工作流,特別是辦公自動化應用系統(tǒng)的核心應用——公文審批流轉處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式,由發(fā)起者(如文件起草人)發(fā)起流程,經過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽),最終到達流程的終點(如發(fā)出文件、歸檔入庫)。工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的,如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點,如上級部門的發(fā)文處理過程結束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流也可是打破單位界限的,發(fā)生于部門以及與部門的相關單位之間。
    能支持協(xié)同工作和移動辦公:日常辦公中,辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見,才能做出某種決策;ハ溝通、合作的工作方式,使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去,提高工作效率;支持外出人員在辦公室以外的辦公手段,在外地,辦公人員可以通過撥號上網(即上Internet)即可訪問OA系統(tǒng))無需遠程撥號,通過電話線或廣域網絡,隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)。
    能集成其他業(yè)務應用系統(tǒng)和Internet:辦公自動化系統(tǒng)決不是獨立的應用系統(tǒng)。在任何一個單位內部都存在著其他應用系統(tǒng),如ERP、人事管理系統(tǒng)等等,它們與辦公自動化系統(tǒng)是互相聯(lián)系的,因此辦公自動化系統(tǒng)必須能夠集成企業(yè)內部的其他業(yè)務應用系統(tǒng)。




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